Оптимизация процессов публично-правовой организации

Описание модели
Модель коммуникации Руководителя проекта с подразделением, которое предоставляет информацию для подготовки решения по объекту в публично правовой организации.
Модель включает источник (создатель/носитель) информации, получатель информации (РП) и методы их передачи, агрегирования для доступа к ним
Эксперимент заключается в добавлении нового элемента – общая база данных для агрегирования информации
Параметр – время, необходимое для доступа информации к текущему каналу коммуникаций между РП и подразделением

Текущая модель + взаимосвязи
Уполномоченный сотрудник подразделения, подготавливающий информацию о статусах документов
Создание актов и их публикация в СЭД (ограничение доступа: статусы загружаются непосредственно перед вынесение объекта)
Переда текстовой информации с помощью запросов в рабочем порядке через месенджеры
Передача голосом информации при визуальном контакте
Временное и пространственное ограничение (визуальный контакт)

Измененная модель
Подразделение (носитель информации)y
Устная передача ( статус готовности документов)
Текстовая ( онлайн чаты)
Документы в СЭД
Руководитель проекта(получатель информации)
Единая база данных ФОНДА

Устная передача ( статус готовности документов)
Текстовая (онлайн чаты)
Документы в СЭД
Единая база данных ФОНДА
Характеристика + параметризация элементов
Требует непосредственного контакта носителя и получателя, что не всегда может быть доступно. При этом носитель может убедиться в правильном понимании переданной информации. Имеет ограниченный ресурс запросов. Доступ к переданной информации есть только у носителя и получателя или у получателя при запросе. Канал перегружен. Отсутствуем возможность получения информации без обращения к носителю. Доступ к информации предоставляется в течении 1 рабочего дня.
Позволяет передавать и запрашивать информацию без необходимости локального местонахождения носителя и получателя. Данный канал перегружен. Доступ к информации предоставляется в течении 1 рабочего дня.
Требуется непосредственного участия источника (создателя) информации. Доступ к информации осуществляется на завершающей стадии проекта (7 дней до НС). Отсутствие своевременного доступа к информации)
Требуется непосредственного участия источника (создателя) информации. Информация вносится источником сразу же при получении статуса по документам. Доступ получателя информации (РК) в любое время. Разгрузка остальных каналов взаимодействия участников проекта.

Рассматриваемый параметр – время, необходимое для доступа информации к текущему каналу коммуникаций между РП и подразделением
Рассматриваемая единица измерения – время, необходимое РП для доступа к информации (количественный показатель)
Сотрудник подразделения может предоставлять ответ по статусу документа от 1 до 5 дней (3 в среднем) с учетом текущей нагрузки на подразделение. Количество запросов по текущим каналам коммуникаций в среднем (6 в день)
Актуальность информации (3 дня в среднем)

Подготовка к эксперименту
Внедрение единой базы Фонда для облегченного доступа к консолидированной информации по статусам документов для РП (21 день)
Инструктаж работников подразделения о выгрузке статусов документов в БД (работа ведется напрямую в БД)
Эксперимент
Время необходимой для эксперимента – 7 дней (после внедрения БД)
Основной канал коммуникаций – устные коммуникации + чаты
Планомерная загрузка всех каналов коммуникаций в течении срока эксперимента
Время необходимое для доступа к информации по статусам снизилось с 3 до 1 дня.
Актуальность информации 1 день.

Результаты эксперимента
При своевременно внесении информации сотрудников подразделения в единую базу данных (1 день со дня получения информации) на 7 день эксперимента загруженность каналов коммуникаций (чат + устный канал) снизилась на 50%.
Количество запросов снизилось с 6 до 3.
Временя на получение информации РП снизилось в 3 раза (1 день)