Занятие 8. Средства анализа данных MS Excel

Для проведения расчетов данных, представленных в табличной форме, были разработаны пакеты прикладных программ, получивших название табличный процессор.
Табличные процессоры – это специальный комплекс программ для управления электронной таблицей.
Электронная таблица (ЭТ) – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: текст, даты, формулы, числа.

Использование табличных процессоров целесообразно в тех случаях, когда:
числа, с которыми требуется работать при решении поставленной задачи, можно расположить в виде таблицы, т. е. в строках и графах;
числа в одной строке или графе связаны с числами в других строках или графах и предполагается использование математических вычислений над данными таблицы;
предполагается статистическая обработка данных; возможно частое изменение информации; отслеживается большое число показателей; предполагается изготовление нужного числа копий табличных документов.

В зависимости от вида табличного процессора пользователю доступны различные функции. Как правило, обязательный набор включает следующие основные типы функций:
1) для формул при вычислениях:
· математические, тригонометрические, включая функции суммирования, произведения, извлечения квадратного корня, логарифмическую и т.п.;
· логические функции типа IF (если);
· статистические функции средней арифметической и определения количества всех значений в заданном диапазоне клеток;
2) текстовые функции, позволяющие отработать некоторым образом текстовые значения клеток, например, отразить только первые три символа текстовой строки;
3) финансовые функции для выполнения основных финансовых операций, таких, как определения величины амортизации, величины платежей за инвестиции, начисления процентов и т.п.;
4) функции даты и времени;
5) функции сгруппированных данных, например, сортировка данных по различным критериям.

Ввод и редактирование данных на листе

Ввод данных
Щелкните ячейку и введите в нее данные.
Нажмите клавишу ВВОД или TAB, чтобы перейти к следующей ячейке.
Чтобы ввести набор данных, например дни, месяцы или порядковые номера, введите в ячейку начальное значение, а затем в следующую ячейку введите значение, определяющее шаблон.
Например, если необходимо ввести последовательность 1, 2, 3, 4, 5..., введите в две первых ячейки 1 и 2 .
Выделите ячейки с начальными значениями и перетащите маркер заполнения, чтобы выделить диапазон, который необходимо заполнить.
Совет Чтобы ввести последовательность в возрастающем порядке, перетащите маркер вниз или вправо. Чтобы ввести последовательность в убывающем порядке, перетащите маркер вверх или влево.

Настройка параметров
Чтобы перенести текст по словам в ячейке, выделите нужные ячейки, а затем на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку Перенос текста.

Настройка параметров
Чтобы ширина столбцов и высота строк автоматически подгонялись под содержимое ячейки, выделите столбцы или строки, которые необходимо изменить, а затем на вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат.

Настройка параметров
В разделе Размер ячейки выберите команду Автоподбор ширины столбца или Автоподбор высоты строки.
Совет Для быстрого автоподбора размера всех столбцов или строк на листе нажмите кнопку Выделить все и дважды щелкните любую границу между заголовками двух столбцов или строк.

Форматирование данных
Чтобы применить форматирование к числам, выделите нужную ячейку с числами, а затем на вкладке Главная в группе Число щелкните стрелку рядом со списком Общий и выберите нужный формат.

Форматирование данных
Чтобы изменить шрифт, выделите ячейки с данными, которые необходимо отформатировать, а затем на вкладке Главная в группе Шрифт выберите нужный формат.

Вставка формул
Формула является главным инструментом и представляет собой вычислительную процедуру, выполняемую Microsoft Excel для определения значения в заданной ячейке рабочего листа с использованием значений, имеющихся в других ячейках. В Excel имеются также некоторые стандартные вычислительные операции, называемые функциями, которые можно вызывать по именам.

Вставка формул
Формула является основным средством для анализа данных. С помощью формул можно складывать, умножать и сравнивать данные, а также объединять значения.
Формула должна начинаться со знака равенства и мо­жет включать в себя числа, имена ячеек, ссылка на ячейку, функции и знаки арифметических операций. В формулу не может входить текст.
Формулы могут ссылаться на ячейки текущего листа, листов той же книги или других книг, а также на значения констант.

Приоритет расчета внутри Excel
Формулы всегда происходят в следующем порядке:
Круглые скобки
Возведение в степень
Умножение
Деление
Сложение
Вычитание.

Константы – текстовые или числовые значения, которые вводятся в ячейку и не могут изменяться во время вычислений.
Ссылка на ячейку или группу ячеек – способ, которым указывается конкретная ячейка или несколько ячеек. Ссылка на отдельную ячейку – ее координаты. Значение пустой ячейки равно нулю. Ссылки на ячейки бывают двух типов:
относительные – ячейки обозначаются относительным смещением от ячейки с формулой (например: F7). При копировании формул относительные ссылки изменяются на размер перемещения.
абсолютные – ячейки обозначаются координатами ячеек в сочетании со знаком $ (например: $F$7). При копировании формул абсолютные ссылки не изменяются.
При копировании по столбцу формул с относительной адресацией автоматически изменяется номер строки, соответственно при копировании по строке автоматически изменяется имя столбца.
Абсолютный вид адресации применяется для того, чтобы защитить в формулах адреса от изменения при копировании, если ссылка производиться на одну и ту же ячейку. При абсолютной адресации перед той частью адреса ячейки, которая не должна меняться при копировании ставится символ <$>

Виды ссылок

Вставка формул
Для выполнения различных вычислений в таблицах Excel используют формулы и функции.
Выделите ячейку.
Введите знак равенства "=".
Выберите ячейку или введите ее адрес в выделенной.
Введите оператор. Например, для вычитания введите знак "минус".

Вставка формул
Выберите следующую ячейку или введите ее адрес в выделенной.
Нажмите клавишу ВВОД. В ячейке с формулой отобразится результат вычисления.

Просмотр формулы
При вводе в ячейку формула также отображается в строке формул.
Чтобы просмотреть формулу, выделите ячейку, и она отобразится в строке формул.