Служебные письма

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО
обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых, в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте

ПРИ ВЕДЕНИИ ПЕРЕПИСКИ ДОЛЖНЫ СОБЛЮДАТЬСЯ СЛЕДУЮЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ:
- документы оформляются на специальных для письма бланках формата А4 и А5 и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
- текст должен составляться грамотно, аккуратно,
без помарок и исправлений;
- текст излагается спокойным, выдержанным,
официально-деловым языком, обладать достаточной
аргументацией, точностью, полнотой и ясностью
характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
- события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

ТЕКСТ
заключение
вступление
Просьба,
предложение,
напоминание,
требование и т.д.
Причина
возникновения
вопроса или его
краткая история

ВИДЫ ПИСЕМ

СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА;
- ПИСЬМО-ПРОСЬБА;
- ПИСЬМО-ЗАПРОС;
- ПИСЬМО-ОТВЕТ;
- ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ;
- ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ;
-ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО;
- ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО;
- ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ;
- ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ;
- ПИСЬМО ПРЕДЛОЖЕНИЕ;
- ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ;
- ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ;
- ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ;
- ПИСЬМО-ПОЗДРАВЛЕНИЕ.

«СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА»
Цель письма:
используется для отправки документов, не имеющих адресной части

«СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА»
- Направляем на утверждение…
- В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…
- В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…
- В подтверждение нашей договоренности высылаем
Вам…

«ПИСЬМО-ПРОСЬБА»
Цель письма:
используется для получения информации, услуг, товаров, необходимых организации

«ПИСЬМО-ПРОСЬБА»
- Просим Вас провести…
- Просим Вас сообщить…
- Просим Вас предоставить…
- Надеемся на положительное решение вопроса…

«ПИСЬМО-ЗАПРОС»
Цель письма:
используется для получения каких-либо официальных сведений или документов

«ПИСЬМО-ЗАПРОС»
- Просим Вас сообщить…
- Просим Вас предоставить…

«ПИСЬМО-ОТВЕТ»
Цель письма:
составляется как ответ на письмо-просьбу или
письмо-запрос

«ПИСЬМО-ОТВЕТ»
- Мы не можем принять Ваше предложение…
- К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не можем…
- Предлагаемые Вами сроки проведения…
- Ваше предложение отклонено по следующим причинам…

«ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ»
Цель письма:
информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес

«ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ»
- Сообщаем Вам, что…
- Доводим до Вашего
сведения, что…
- Считаем необходимым поставить Вас в известность о...

«ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ»
Цель письма:
подтверждает получение сведений, документов или других материалов

«ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ»
- Подтверждаем получение Вашего заказа…
- Подтверждаем условия поставки…
- Организация не возражает против…
- Подтверждаем телефонный разговор…

«ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО»
Цель письма:
содержит полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения

«ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО»
- Сообщаем Вам, что…

«ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО»
Цель письма:
дает гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.п.

«ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО»
- … Качество продукции фирма гарантирует
- Просим изготовить и выслать комплект мебели по Вашему каталогу. Оплату гарантируем

«ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ»
Цель письма:
информирует о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках и т.п.)

«ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ»
- Ставим Вас в известность…
- Сообщаем Вам о переносе…

«ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ»
Цель письма:
разновидность письма-извещения

«ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ»
- Приглашаем Вас на заседание…
- Просим принять участие в…

«ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ»
Цель письма:
направляется потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества

«ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ»
- Предлагаем Вам…

«ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ»
Цель письма:
используется в случаях, когда организация – партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности

«ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ»
- Просим ускорить ответ на…
- Напоминаем Вам…
- Вторично напоминаем Вам…
- Обращаем Ваше внимание на то, что…
- Ставим Вас в известность, что…

«ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ»
Цель письма:
заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей

«ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ»
- Требуем выполнить взятые на себя обязательства…
- Срочно требуем выполнить…
- Требуем незамедлительно выполнить…

«ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ»
Цель письма:
направляется организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия

«ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ»
- Благодарим за оказанную помощь в …
- Выражаем Вам благодарность за …
- Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за …
- Позвольте Вас поблагодарить за …

«ПИСЬМО-ПОЗДРАВЛЕНИЕ»
Цель письма:
составляется в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации

«ПИСЬМО-ПОЗДРАВЛЕНИЕ»
- Поздравляем Вас в связи с …
- Сердечно поздравляем Вас с …
- Примите наши искренние поздравления в связи с …
- Искренне поздравляем Вас с …

Макет
СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА
(угловое расположение)

Наименование организации
Наименование должностного лица
ИН. Фамилия
Подробный почтовый адрес
Заголовок ______________________
_______________________________
Текст ___________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________ Приложение: _____________________________________________
_____________________________________________
Наименование министерства или ведомства
Наименование организации
Наименование структурного подразделения
Подробный почтовый адрес
Тел.__________ Тел./факс ____________
________________ № _______________
На № __________ от _______________
Наименование должности л.п. И.Н.Фамилия

Макет
СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА
(продольное расположение)