1С:Документооборот для автоматизации государственных учреждений, МЭДО и СМЭВ

Почему этим надо заниматься
Государственная программа «Информационное общество (2011-2020 годы)», утв. распоряжением Правительства РФ от 20.10.2010 № 1815-р.
Распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р:
С 1 января 2012 г. должен быть обеспечен безбумажный документооборот федеральных органов исполнительной власти.
Для федеральных ведомств сроки по реализации обмена информацией между собой в электронном виде сдвинуты до 1 октября 2011 г.:
для субъектов РФ срок отодвинут до 1 июля 2012 г.

Почему этим надо заниматься
Стоимость проектов очень велика .
Например, СМЭВ регионального сегмента электронного правительства Архангельской области:
Директор департамента ИТ администрации губернатора и правительства Архангельской области И.Иванов в интервью рассказал, что стоимость решения, предложенная Ростелекомом, составила.
98.6 млн. руб. единовременно.
+ аренда 17 млн. руб. в год.
И это только СМЭВ – без систем, которые будут
работать «на местах».

Почему этим надо заниматься
Государство выделяет средства.
Проекты активно обсуждаются в прессе.
Успех на почве электронного правительства является мерилом личной эффективности чиновников.
Отсюда высокий интерес к этой тематике со стороны государственных учреждений самого разного калибра.

Активность государства
Сентябрь 2011:
В.В. Путин «Уже с 1 июля 2012 г. на электронное межведомственное взаимодействие должны перейти все регионы, а также муниципалитеты, то есть мы сформируем к этому времени или должны сформировать действительно целостную систему в масштабах всей страны, и тогда эта система должна будет заработать в полном объёме», – добавил премьер.
И.О.Щеголев «Минкомсвязи приняло решение создать дополнительный фонд, из которого планируется помогать регионам, которые «хорошо идут по этому пути». Объем фонда, по словам министра, составляет 500 млн руб., «достаточно большой для того, чтобы стимулировать ежегодно подобного рода проекты в регионах».

Возможность осуществления Межведомственного Электронного Взаимодействия
Есть ли возможность через 1С:Документооборот осуществлять:
СМЭВ,
МЭДО,
Оказание государственных услуг в электронном виде,
Регистрацию входящих обращений граждан через интернет-сайт или через электронную почту, чтобы входящий документ формировался на основе электронного письма.

Наш ответ – да, все эти возможности имеются
Оказание гос. услуг обеспечивается посредством использования бизнес-процессов, реализованных в программе. В том числе в версии 1.2 имеется возможность создавать бизнес-процессы с настраиваемым маршрутом, которые позволяют автоматизировать необходимые этапы оказания гос. услуги.
Учет гос. услуг поддерживается на уровне видов входящих документов - заявка на гос. услугу вместе с сопроводительными документами оформляется как входящий документ. Дальнейшая ее обработка выполняется в соответствии с настроенным маршрутом. Имеется также возможность автоматического запуска заявки по маршруту при ее регистрации.
МЭДО в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010 поддерживается, начиная с редакции 1.2.
Подключение к СМЭВ выполняется на внедрении, т.к. требует разработки специфических для каждого государственного учреждения веб-сервисов. Вся необходимая инфраструктура для создания и использования веб-сервисов предоставляется платформой 1С:Предприятие и 1С:Документооборотом.
1С:Документооборот обеспечивает регистрацию входящих сообщений, поступающих по электронной почте.
Регистрация входящих сообщений через сайт реализуется на внедрении путем интеграции 1С:Документооборота с конкретным сайтом. Все необходимое для этого уже есть в типовой поставке.

Как «войти в тему»
Чтобы «войти в тему» нужно хотя бы бегло прочитать:
ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98, ИСО 15489-1-2007.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся
в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
ГСДОУ.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г.
№ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Все эти материалы есть в открытом доступе.

1С:Методология организации документооборота
Большой перечень и ссылки на такие материалы есть в комплексе 1С:Методология организации документооборота (1С:МОД):
Всего 20 ссылок.
Содержит около 100 других документов вам в помощь:
Словарь терминов,
Перечень основных процессов документооборота,
Номенклатура дел,
Виды документов в деятельности организации,
Регламент оформления документов (в соответствии с ГОСТ),
Типовое положение об электронном документообороте,
45 документов об организации проекта внедрения СЭД.

1С:Документооборот
Соответствие стандартам
http://v8.1c.ru/doc8/standards.htm
17 законов, стандартов, ГОСТов и других методических материалов, которым соответствует 1С:Документооборот 8 или которые учитывались при разработке:
ГОСТ Р 6.30-2003, 152-ФЗ, ГОСТ Р 51141-98, 149-ФЗ, ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ПП № 477, ГСДОУ, ГОСТ Р 52294–2004, RFC 2315 - PKCS #7, RFC 2311 S/MIME, ГОСТ Р 53898-2010, ПП № 754, ГОСТ ИСО/МЭК 15420-2001.
59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Опубликованные внедрения в госучреждениях
Госучреждения – 25 внедрений.
Образование, здравоохранение – 40 внедрений.
Для примера:
ФГУ «Южная дирекция»,
ГБУЗ НСО «Государственная Новосибирская областная клиническая больница»,
Главное управление МЧС России по Псковской области,
Российский государственный социальный университет (РГСУ) 701 пользователь,
ФГБОУ "Учебно-методический центр по образованию на железнодорожном транспорте" 70 пользователей,
Администрация МО "Город Майкоп" 13 пользователей,
УГИБДД УВД по Тверской области,
Администрация г. Торжок.

1С:Документооборот для государственных учреждений
1С:Документооборот одинаково хорошо подходит:
для коммерческих предприятий,
для государственных (муниципальных) учреждений.
1С:Документооборот ПРОФ:
Для государственных учреждений с небольшим и не сложным документооборотом, с простой организационной структурой,
1С:Документооборот КОРП:
Для государственных учреждений с большим, сложным документооборотом, со сложной организационной структурой.

Демо-база «Администрация города»
Администрация города выполняет функции:
организация работы с населением, прием и обработка обращений граждан,
управление муниципальной собственностью и муниципальным жилищным фондом,
управление жилищно-коммунальным хозяйством,
реализация городских и федеральных программ,
осуществление мероприятий по гражданской обороне,
предоставление общедоступного образования,
управление в сфере строительства, архитектуры и землепользования,
и другие.

1С:Документооборот
Учет входящих документов

Карточка входящего документа
Почти 50 реквизитов

1С:Документооборот
Учет исходящих документов

Карточка исходящего документа

1С:Документооборот
Учет обращений граждан

1С:Документооборот
Учет ОРД (договоры, приказы, распоряжения)

1С:Документооборот
Согласование ОРД

1С:Документооборот
Учет и контроль исполнения

1С:Документооборот
Работа секретаря за руководителя
Передача прав руководителя секретарю.

1С:Документооборот
Поиск по реквизитам

1С:Документооборот
Номенклатура дел

1С:Документооборот
Кастомизация на внедрении

Журнал передачи

Карточка журнала передачи

Плантшетный АРМ руководителя

Согласование документов на планшете

1С:Документооборот
СМЭВ и МЭДО
СМЭВ – система межведомственного электронного взаимодействия.
МЭДО – межведомственный электронный документооборот.
Это разные вещи, могут использоваться как по отдельности, так и вместе:
но не вместо.
Упрощенно:
МЭДО – обмен входящими/исходящими, приказами и сведениями об их исполнении.
СМЭВ – вызов веб-сервисов для получения информации или автоматизированной обработки запроса.

Что такое СМЭВ
Положение о единой системе межведомственного электронного взаимодействия, утв. постановлением Правительства РФ от 08.09.2010 № 697.
СМЭВ – федеральная государственная информационная система, предназначенная для организации информационного взаимодействия между информационными системами участников СМЭВ в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме.
Целью создания СМЭВ является повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций за счет использования общих информационных ресурсов, уменьшения времени на поиск, обработку и представление информации в электронной форме.

Правила организации межведомственного взаимодействия

Задачи ведомств

Работы по СМЭВ
Для других систем на выполнение технических работ называют срок 2 недели.
По сути это создание своих веб-сервисов и использование веб-сервисов, которые предоставили другие участники СМЭВ.
На платформе 1С:Предприятие это можно сделать за 1 день.

Что такое МЭДО
Положение о системе межведомственного электронного документооборота, утв. постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 754:
В соответствии с этим документом система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) – это федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота.
Под взаимодействием СЭД в данном случае понимается обмен между участниками МЭДО электронными сообщениями в виде:
электронных документов,
уведомлений – информации о ходе рассмотрения и исполнения документов, передаваемых по МЭДО.
В 1С:Документообороте уже все есть.

МЭДО в 1С:Документообороте
Поддержка МЭДО в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010.
Возможность подключения к уже развернутой МЭДО.
Встроенный сервер МЭДО.
Возможность использования различных способов передачи сообщений:
Веб-сервисы,
Электронная почта,
Другие способы настраиваются на внедрении.
В основном для госучреждений.
Но и для бизнеса тоже.

Эффект от МЭДО
Цель МЭДО:
сокращение времени прохождения документов между организациями и ведомствами;
минимизация затрат на обработку и отправку документов, на контроль их исполнения.
МЭДО минимизирует время и трудозатраты:
ввод и обработка входящих документов;
подготовка исходящих документов к отправке;
доставка бумажных версий документов;
контроль состояния документов;
контроль цепочек переписки.

Входящие документы
Документ поступил
по МЭДО
Еще
не зарегистрирован

Исходящие документы
Отметки о прохождении документов по МЭДО

Карточка исходящего документа

Итого
1С:Документооборот решает все ключевые задачи государственного учреждения:
Входящие/исходящие, обращения граждан.
ОРД, договорные документы.
Согласование, рассмотрение, утверждение.
Контроль исполнения.
Учет по номенклатуре дел.
Поиск.
МЭДО и СМЭВ.
Плюс много дополнительных возможностей:
Права доступа, мероприятия, встроенная почта, форумы, проектный учет, учет рабочего времени и другое.