30 ноября 2011 г. Bебинар Составляем график отпусков на новый календарный год. Все о работе в праздничные и выходные дни.

Автор и ведущая:
Светлана Домкина
Менеджер отдела
Кадрового Администрирования
Intercomp Global Services*
* Intercomp Global Services – специализированная аутсорсинговая компания, № 1 в рейтинге журнала Эксперт

Программа
Основные моменты
Зачем график отпусков
С чего начать
Отпускной стаж
Специфика деятельности компании
Пожелания работника
Право на удлиненный отпуск
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Составление графика
Получение сведений о планируемом времени использования отпусков
Составление графика
Учет мнений профсоюзного органа
Заполнение формы т-7 и утверждение графика
Ознакомление работников с графиком
Работа с графиком в случае изменения
Вносим изменения в форму т-7
Изменение даты начала отпуска по инициативе работника
Изменение даты начала отпуска по инициативе работодателя
Тонкости об отпусках
Отпуск оплачен, не отработан
Предоставление отпуска не по графику отпусков
Отзыв из отпуска
Работа в выходные и праздничные дни
Общие правила
Этапы документирования необходимости привлечения к работе (когда согласие работника не требуется)
Этапы документирования необходимости привлечения к работе (когда согласие работника требуется)
Немного о законопроектах по изменениям в ст. 112 ТК РФ «Нерабочие праздничные дни».

Зачем нужен график отпусков?
ГРАФИК ОТПУСКОВ
График отпусков – обязательный кадровый документ
Инструмент обеспечения права работников на ежегодный отпуск и контроля за расходованием
Инструмент планирования загрузки специалистов и подбора замен на время отпуска
Инструмент сбора данных для финансового планирования по выплатам отпускных

С чего начать
Прежде чем начать составлять график отпусков, необходимо учесть:
Положения действующего законодательства РФ об отпусках
общие правила предоставления и исчисления продолжительности отпусков
особенности использования отпуска отдельными категориями работников
особую продолжительность отпуска
Специфику деятельности организации
наличие вредных или опасных условий труда, дающие право на дополнительный отпуск
возможность взаимозаменяемости
распределение работников по подразделениям
план развития компании на следующий год
Пожелания работников

Отпускной стаж
Согласно части 1 статьи 77 ТК РФ

Отпускной стаж
Отпускной стаж влияет на момент завершения очередного рабочего года.
Рабочий год
Отработанный
календарный год
Количество дней длительного отпуска за свой счет,
превышающее 14 дней
Если последний день рабочего года переносится на более поздний срок, количество к/дней ежегодного отпуска, на которое может претендовать работник, изменяется
Если отпускной стаж не прерывается
Если отпускной стаж прервался
работник имеет право на 28 к/дней отпуска
работник имеет право на
< 28 к/дней отпуска

Как рассчитать отпускной стаж?
1 вариант
2 вариант
Расчет по полным месяцам, включенным в отпускной стаж рабочего года
Расчет по отработанным дням
1 отработанный месяц
2,33 дня отпуска
(28 дней / 12месяцев = 2,33 дней отпуска)
Рабочий год
365 (366) дней
1 календарный день
Дни отпуска сотрудника
2,33 * N
N – количество полных отработанных месяцев в течение года
0,0767 (0,0765) дней отпуска
Дни отпуска сотрудника
0,0767 * M
M – количество отработанных дней в течение года

Пример
Важно: К рассчитанной продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска следует добавить не использованное работником кол-во календарных дней отпуска за предыдущий период.
Сотрудник
Иванов Иван
02.05.2009
С мая 2011 года Иван планирует уйти в отпуск
Сколько календарных дней полагается Ивану на 01 мая 2011 года, если:
отпуск за первый год использован
в июне 2010 был неоплачиваемый отпуск 20 дней
?
Дата принятия на работу
Дата окончания 1 года работы
Кол-во дней отпуска начисленного
Кол-во дней отпуска использованного
Кол-во дней отпуска остаток
Кол-во дней неоплаченного отпуска
01.05.2010
28
28
0
0
02.05.2010
Дата начала
2 года работы
Дата окончания
2 года работы
Кол-во дней начисленного отпуска
Кол-во дней неоплаченного отпуска
07.05.2011
27
20
Отработанных дней на
01.05.11
359
Начислено дней отпуска на 01.05.11
27,54
(359 дней * 0,0767)

Специфика деятельности компании
При составлении графика отпусков работодатель должен обеспечить непрерывную работу компании.
В связи с этим руководитель компании может:
распределять отпуска работников компании в течение всего года
установить порядок – каждый месяц в отпусках может находится не более 8,33 % персонала (100% / 12 мес.)
применить иное основание для распределения времени начала отпусков.
К сведению:
Имеет смысл установить некую очередность отпусков среди работников схожих должностей одного подразделения, например среди продавцов магазина, специалистов отдела, рабочих одной специальности одного цеха.

Пожелания работника
Трудовое законодательство не предусматривает норму о том, что очередность отпусков определяется соглашением сторон.
Однако,
работники имеют возможность принимать участие в составлении графика отпусков
определенным категориям работников работодатель обязан предоставить отпуск в любое удобно для них время (см. таблицу, слайд 12)

Перечень лиц, имеющие право на отпуск в любое удобное для них время:

Право на удлиненный отпуск
Некоторые работники имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116-119, 173-176 и 350 ТК РФ)
При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском
(ч. 2 ст. 120 ТК РФ)
Отдельные категории работников имеют право на удлиненный отпуск - более 28 календарных дней
(ст. 115,267,334 ТК РФ).

Ответственность за отсутствие графика отпусков
Составление графика отпусков предписано частью 1 и 2 статьи 123 ТК РФ.
График отпусков относится к тем документам, которые прежде всего проверяют сотрудники Рострудинспекции
Штрафы и санкции при обнаружении отсутствия в организации графика отпусков:
штраф на сумму от 30 000 до 50 000 руб.
приостановка деятельности компании на срок до 90 суток (п.1 ст. 5.27 КоАП РФ)

Составление графика
Подготовку графика отпусков работодатель организует по своему усмотрению.
Желательно, чтобы в локально-нормативном акте компании (Инструкции по кадровому делопроизводству) были определены:
процедура составления графика отпусков
сроки составления графика
ответственные лица за подготовку графика

1 ЭТАП Получаем сведения от работникам о планируемом
времени начала отпуска
2 ЭТАП Составляем график отпусков
3 ЭТАП Учитываем мнение выборного органа первичной профсоюзной организации
4 ЭТАП Оформляем и утверждаем график отпусков
5 ЭТАП Знакомим работников с графиком отпусков
ИЛИ

Составление графика
Как составляется график отпусков
Унифицированная форма Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
Сведения о времени распределения отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год отражаются в графике по месяцам в соответствии с указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1
Когда составляется график отпусков
График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года (часть 1 ст. 123 ТК РФ).
Так, график на 2012 г. - не позднее 17 декабря 2011 г.
Кто составляет график отпусков
График подписывается руководителями кадровой службы и структурных подразделений и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом.
Если в организации есть профсоюзный орган, график согласуется с ним в обязательном порядке (части 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в ст. 372 ТК РФ.
Сколько хранится график отпусков
Срок хранения графика - один год
(ст. 356 раздела 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.)

Получение сведений о планируемом времени использования отпусков
На практике сведения о времени использования отпусков работниками поступает в отдел кадров разными способами:
От руководителей структурных подразделений (служебная записка с перечнем планируемых дат отпусков работников)
Собираются специалистами отдел кадров самостоятельно
Внимание! В компаниях с большой численностью лучше составлять ведомость планирования отпусков, в которой работники могут самостоятельно изложить свои пожелания:

Составление графика
График отпусков – сводный документ, отражающий сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год по месяцам.
Структура формы Т-7.

Важно!
В графике отпусков должно быть отражено время отпусков всех без исключения работников, в том числе и имеющих право на отпуск в любое удобное для них время.

Учет мнений профсоюзного органа
График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в соответствии с порядком, установленным в ст. 372 ТК РФ.
Важно: Процедура учета мнения профсоюза не проводится, если в компании нет профсоюза.
Работодатель
Проект документа
Профсоюз
Важно: Если выборный орган первичной профсоюзной организации в установленный срок не направил работодателю мотивированное мнение в письменной форме, работодатель имеет право утвердить график отпусков в том виде, в котором был подготовлен проект.
мотивированное мнение в письменной форме
не позднее 5 рабочих дней

Заполнение формы Т-7 и утверждение графика
После составления графика отпусков и учета мнения выборного органа первичной организации оформляется следующие реквизиты:
1. Наименование организации - указывается в полном соответствии с учредительными документами, включая полное наименование. При наличии сокращенного наименования указывается полное, а затем в скобках сокращенное.
2. Код организации (восемь знаков) – проставляется в зоне кодирования формы Т-7 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3. Дата составления. Указывается цифровым способом. Даты записываются арабскими цифрами в одной строчке в последовательности: число, месяц, год. Так же указывается на какой календарный год составлен график.

Заполнение формы Т-7 и утверждение графика
График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы.
Реквизит «Подпись» содержит наименование должности, личную подпись и ее расшифровку.
Утверждение графика руководителем компании.
Реквизит «Гриф утверждения» содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утвердившего документ, его личную подпись, расшифровку подписи и дату утверждения.

Заполнение формы Т-7 и утверждение графика
После утверждения необходимо зарегистрировать график.
Унифицированная форма Т-7 содержит графу «Номер документа».
График составляет в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года, поэтому на практике этому документу присваивается номер 1.

Ознакомление работников с графиком
ТК РФ предусматривает обязанность работодателя знакомить работников под подпись с принимаемыми локально нормативными актами, непосредственно связанные с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ).
Работодатель может использовать следующие варианты:
Дополнить таблицу унифицированной формы Т-7 графой 11. Данные изменения необходимо оформить приказом по компании. (Порядок применения унифицированных форм первичной документации, работодателю позволяет при необходимости вносить дополнительные реквизиты).
Оформить журнал ознакомления с графиками отпусков.

Ознакомление работников с графиком
О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до начала отпуска. На практике работники извещаются специальным уведомлением.

Работа с графиком в случае изменения
График отпусков хранится в кадровой службе.
Выписки из графика могут быть направлены в структурные подразделения.
Утвержденный график отпусков обязателен как для исполнения работодателем, так и работниками. (ст. 123 ТК РФ)
По соглашению сторон дата начала отпуска может быть изменена.

Вносим изменения в форму Т-7
Каждое вносимое изменение необходимо отражать в соответствующих графах унифицированной формы Т-7. Изменения вносятся с разрешения лица, утвердившего график.

Изменение даты начала отпуска по инициативе работника
График отпусков составляется до начала отпускной поры. К моменту начала отпуска у работников могут измениться семейные обстоятельства, личные планы. Возможно, некоторые из них захотят перенести отпуск на другое время.
Если работник хочет уйти в отпуск не по графику, он должен написать заявление в произвольной форме, указав новую дату начала отпуска и причины его переноса
Если же уход работника в отпуск вне графика может неблагоприятно отразиться на производственном процессе, работодатель вправе отказать сотруднику в такой просьбе. Например, нецелесообразно отпускать в отпуск с 1-го по 5-е число каждого месяца тех сотрудников бухгалтерии, которые рассчитывают заработную плату за предыдущий месяц. По этой причине рекомендуется установить во внутренних документах организации определенные ограничения сроков ухода в отпуск.
Важно: Перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок работодатель обязан только в двух случаях:
работнику своевременно не были выплачены отпускные;
уведомление о времени начала отпуска направлено позднее, чем за две недели до его начала.

Изменение даты начала отпуска по инициативе работодателя
Очередность предоставления отпусков может так же изменятся и по инициативе работодателя. Например, если уход работника в отпуск в текущем рабочем году может отрицательно отразится на работе компании (часть 3 ст. 124 ТК РФ).
Действия работодателя по изменению графика будут правомерным, если работодатель:
получит письменное согласие работника (часть 2 ст. 125 ТК РФ)
издаст приказ о переносе отпуска
Важно: Работодатель обязан предоставить работнику неиспользованную часть отпуска в любое удобное для него время в течение текущего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год (часть 2 ст. 125 ТК РФ)

Тонкости об отпусках
Отпуск оплачен, но не отработан
Сотрудник
Проработал 6 месяцев
Получил право на отпуск
28 дней
ст.115 ТК РФ
Использовал отпуск полностью
Уволился до истечения календарного года
У работодателя появляется право (не обязанность) удержать часть оплаты этого отпуска
УДЕРЖАТЬ НЕЛЬЗЯ в случае увольнения:
Ликвидации организации (п.1 ч. 1 ст. 81 РК РФ);
Сокращения численности или штата организации (п.2 ч. 1 ст. 81 РК РФ);
В случае отказа работника о перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением (п.9 ч. 1 ст. 77 РК РФ);
Признания работника полностью неспособным к трудовой деятельности в в соответствии с медицинским заключением (п.5 ч. 1 ст. 83 РК РФ);
Смены собственника имущества организации ( в отношении руководителя, его заместителей и главного бухгалтера) (п.4 ч. 1 ст. 81 РК РФ);
Восстановления на работе по решению государственной инспекции труда (п.2 ч. 1 ст. 83 РК РФ);
Призыва на военную службу (п.1 ч. 1 ст. 83 РК РФ);
Смерти работника, а так же признания судом работника безвестно отсутствующим (п.6 ч. 1 ст. 83РК РФ);
Наступление чрезвычайных обстоятельств (признание решение Правительства РФ) (п.7 ч. 1 ст. 83 РК РФ);

Тонкости об отпусках
Отпуск оплачен, но не отработан
Каждому дню отпуска соответствует определенное кол-во дней рабочего года, которые он должен отработать
1 отработанный месяц
2,33 дня отпуска
(28 дней /12месяцев = 2.33 дней отпуска)
Расчет продолжительности неотработанного отпуска
При оформления увольнения работника, специалисту отдела кадров необходимо:
определить продолжительность рабочего времени в месяцах до окончания того рабочего года, за который получен отпуск;
умножить кол-во дней отпуска на число месяцев, которые работник должен отработать.
Пример:
Работник был принят 01 ноября 2010,
за рабочий год (с 01.11.2010 по 31.10.2011) работник использовал 28 к/дней ежегодного отпуска.
Работник уволился 30 мая 2011 года,
не отработав 5 месяцев.
Таким образом: 28/12=2.33 * 5= 11,65
Важно:
Вопрос об округлении полученного числа, в компании принимается самостоятельно, возможно утвердить такое решение локально-нормативным актом. Однако, округление надо делать не по правилам арифметики, а в пользу работника.
Удержание за неотработанные дни производится, как правило, в день увольнения. При этом сумма удержания не может составлять более 20 % заработной платы работника.

Тонкости об отпусках
Предоставление отпуска не по графику отпусков
Если работник был принят в конце календарного года, то необходимости внесения его в график отпусков нет.
В первом рабочем году отпуск предоставляется работнику в указанный им в заявлении период.
В следующем календарном году этот работник уже будет включен в график.
Отдельные категории работников имеют право использовать отпуск в удобное для них время
Отпуск таких работников планируется в графике отпусков в общем порядке
Отказ в предоставление отпуска в незапланированные даты данным категориям сотрудников невозможен
Отпуск совместителя должен предоставляться одновременно с отпуском по основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ)
Работник (мужчина) может использовать отпуск в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Тонкости об отпусках
Отзыв из отпуска
Отзыв из отпуска допускается только с письменного согласия работника
Работник может отказаться и не обязан мотивировать свой отказ прервать отпуск
Отказ работника работодатель не вправе расценивать как нарушение трудовой дисциплины
Кого запрещено отзывать из отпуска
Лиц в возрасте до 18 лет
Беременных женщин
Работников, занятых на работе с вредными или опасными условиями труда

Работа в выходные и праздничные дни
Общие правила
По общим правилам, работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается.
Кого запрещено привлекать в выходные и нерабочие праздничные дни:
Лиц в возрасте до 18 лет, за исключением творческих работников (ст. 268 ТК РФ)
Беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
Важно:
Никакие обстоятельства не могут служить основанием для привлечения данных работников в выходные и нерабочие праздничные дни, даже если сами работники будут согласны.
В соответствии с ч. 6 ст. 113 ТК РФ в нерабочие праздничные дни
допускается производить:
работы, приостановка которых невозможна по производственно-техническим условиям ;
работы, вызванные необходимостью обслуживать население;
неотложные ремонтные и погрузочно-разгрузочные работы.
Вместе с тем возможность работы в выходные дни выполнением этих работ не ограничивается.

Работа в выходные и праздничные дни
Этапы документирования необходимости привлечения к работе
(когда согласие работника не требуется)

Работа в выходные и праздничные дни
Этапы документирования необходимости привлечения к работе
(когда согласие работника не требуется)
Ч. 8 ст. 113 ТК РФ предусматривает, что привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится по письменному распоряжению работодателя
Руководитель структурного подразделения сообщает руководителю компании необходимость привлечения работника в письменной форме
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником компании. Следовательно, выход на работу в выходной или нерабочий праздничный день необходимо фиксировать в табеле по унифицированной форме Т-12.
Оплата труда в выходной или нерабочий праздничный день регламентируется ст. 153 ТК РФ, такая работа оплачивается не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты можно закрепить в локально-нормативном акте компании (Положение об оплате труда)
По желанию работник работа в выходной или нерабочий праздничный день может быть компенсирована предоставлением другого дня отдыха. При этом работа оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Работа в выходные и праздничные дни
Этапы документирования необходимости привлечения к работе
(когда согласие работника требуется)
1 ЭТАП
Оформляем документально необходимость привлечения работника к работе и получения письменного согласия работника
Оформляем докладную записку. Регистрируем документ в журнале
Оформляем письменное согласие сотрудника
Передаем докладную записку на рассмотрение руководителю
Получаем от руководителя докладную записку с резолюцией
2 ЭТАП
Оформляем приказ об устранении последствии производственной аварии
Составляем приказ
Подписываем приказ
Регистрируем приказ
Знакомим работников с приказом под подпись
Оформляем приказ в дело
3 ЭТАП
Оформляем данные о привлечении к работе в выходной день в табеле учета рабочего времени
4 ЭТАП
Оформляем оплату работы в выходной день
Оформляем докладную записку в дело

Работа в выходные и праздничные дни
Этапы документирования необходимости привлечения к работе (когда согласие работника требуется)

Работа в выходные и праздничные дни
Законопроекты по изменениям в ст.112 ТК РФ «Нерабочие праздничные дни»
Предлагается варианты сокращения продолжительности новогодних каникул и продления майских праздников: