Авансовые отчеты

Хозяйственные расходы
Любой расход в кассе обязательно обговаривается с управляющим (даже если это шариковая ручка), в противном случае ручка будет куплена за Ваш счет.
Через 1С разрешено проводить только командировки и экстренные расходы (мышь, запчасти для компьютера), т.е. только то, без чего в данный момент не может функционировать офис.
Почтовые расходы рекомендуется проводить по счетам, заключив договор с Почтой России.
Таким образом, минимизируем расходы через 1С, проводим все оплаты через счета.
Идеальный вариант авансового отчета – пустой.

Все хозяйственные расходы должны быть подтвержденными.
Подтвержденные расходы - это расходы экономически обоснованные при наличии всех подтверждающих документов (с 01.08.19 - кассовый чек с QR-кодом). Любые другие подтверждающие документы строго запрещены. Если все таки такие имеются, то проводим расходы через план-бюджет управляющего, а не через 1С.
Для покупки канцтоваров, заправки картриджа и прочих расходов каждому офису рекомендуется заключать договоры с контрагентами, на основании которых затем выписываются счета на оплату всех нужд офиса.
Если у Вас возникли сомнения, как правильно провести расход и действительно ли он является подтвержденным, обязательно свяжитесь со своим управляющим и проконсультируйтесь!

Онлайн-чеки
Если Вам выдали онлайн чек, обратите внимание, чтобы были заполнены реквизиты поставщика: название организации, ИНН и адрес. И особое внимание на наименование товара!
Что должно быть в чеке онлайн-кассы, чего не было в старом бумажном варианте? Основное отличие это QR-код, благодаря которому любой потребитель, совершивший расчет наличными или пластиковой картой, при желании сможет легко проверить легальность своей покупки.

Порядок действий в программе 1С:
1. Хозяйственные расходы

2.В строке «Детализация» нажать на многоточие и выбрать соответствующий расходу пункт;

3.Заполнить графы «сумма» и «комментарий»: например, «Отправка авансового отчета».

4. Нажать ОК и распечатать РКО.
На распечатанном РКО ставите подпись («кассир» и «получил») и в конце рабочего дня подшиваем в кассовую книгу к отчету кассира.

Почтовые отправления
При формировании АО кассир должен проверить правильность оформления документов, подтверждающих произведенные расходы.
Отправителем в почтовых квитанциях всегда должно быть ООО МКК «Касса Взаимопомощи Деньги Людям»1
Получатель - ООО МКК «Касса Взаимопомощи Деньги Людям»1 или контрагент (например налоговая инспекция, суд, арендодатель и т.д.)
1 – ( из группы компаний выбираем название своей)

Оформление авансового отчета
В конце каждого месяца АО автоматически формируется в программе 1С для каждого кассира

Формирование

Формирование

Документы к отчету
Если письмо отправляется конкретному сотруднику, то на файл с документами прикрепляется стикер с фамилией получателя.

Сбор чеков
Авансовый отчет и чеки к нему должны быть скреплены вместе, а не лежать в отдельных файлах

Каждый АО с подтверждающими документами – отдельный файл
На лицевой стороне кассир свою подпись не ставит
АО кассир подписывает только на второй странице (после перечня документов, подтверждающих расход)

Неверно Верно

Требования
Авансовые отчеты и чеки, оформленные с нарушением данных требований, приниматься к учету не будут.
За нарушение требований по оформлению документов кассир несет ответственность, а именно в размере сумм непринятых к учету расходов.