Автоматизация деятельности архивной отрасли Система «АРХИВНЫЙ ФОНД» (версия 4.1)

ОСОБЕННОСТИ СИСТЕМЫ
Ведение и учет документов архивного фонда в соответствии с российскими стандартами
Применение многокритериальной, настраиваемой пользователем системы классификации дел и документов
Подробное описание реквизитного состава документа
Организация массового ввода и распознавания бумажных документов

ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕНИЙ
БД – База данных;
НСА - Научно-справочный аппарат;
ОАФ - Объединенный архивный фонд;
ОС - Операционная система;
ПК - Программный комплекс;
СУБД - Система управления базами данных;
ЕКДИ - Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации (2007 г.).

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ МОДУЛИ
обеспечивает возможность автоматизированного учета кино-фото-, фоно- и видеодокументов, а также документов на электронных носителях;
обеспечивает возможность прикрепления файлов соответствующих форматов к карточкам описания архивных документов на всех уровнях;
обеспечивает информационную поддержку обеспечения сохранности архивных документов, включая возможность формирования паспорта архивохранилища;
обеспечивает возможность формирования структуры архивохранилища, что упрощает работу по топографированию архивных документов;
обеспечивает возможность формирования произвольного количества схем классификации (рубрикаторов) фондов, описей, дел и документов, что позволяет формировать структуры путеводителей по фондам, различных каталогов и указателей на уровнях от фонда до документа;
реализована возможность пользовательской сортировки фондов, описей, дел и документов по основным реквизитам;
возможность автоматизированного подсчета, проверки и контроля объемных показателей при движении архивных документов;
обеспечивает возможность протоколирования действий пользователей;
обеспечивает возможность перемещения дел из одной описи в другую, в случае переработки описи, перемещение дел из одного фонда в другой;
возможность автоматизированного ведения каталога на основе ЕКДИ Архивного фонда Российской Федерации (2007 г.);
гибкая система поиска информации;
возможность формирования отчетных документов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации;
наличие справочной системы (help).

ФУНКЦИИ ПК «АРХИВНЫЙ ФОНД»
Ведение учета и НСА на уровне архивного фонда;
Ведение учета и НСА на уровне описи;
Ведение учета и НСА на уровне единиц хранения/ единиц учета;
Учет движения документов;
Формирование паспорта архива;
Формирование паспорта архивохранилища;
Каталогизация по ЕКДИ;
Топография;
Формирование отчетов;
Поиск информации;
Ведение списка пользователей и назначение прав пользователей
Протоколирование действий пользователей в программном комплексе.

ЗАДАЧИ ПК «АРХИВНЫЙ ФОНД»
Ведение БД - обеспечивает ведение учета и НСА архивных документов, каталогизацию и топографирование документов, формирование отчетов по составу фондов и документов,
Поиск - задача обеспечивает возможность поиска объектов учета (фондов, описей, единиц учета и хранения, документов) по различным реквизитам;
Администрирование – задача обеспечивает ведение списков возможных значений реквизитов объектов учета, паспортов архива и архивохранилищ, формирование отчетов, ведение списка пользователей и управление их правами.

Ведение учета и НСА на уровне архивного фонда
Для обеспечения ведения учета и НСА на уровне архивного фонда реализованы следующие возможности:
ввод описания фонда;
просмотр описания фонда;
удаление описания фонда;
редактирование описания фонда;
сохранение описания фонда;
автоматизированный пересчет объемных показателей фонда.

Ведение учета и НСА на уровне описи
Для обеспечения ведения учета и НСА на уровне описи реализованы следующие возможности:
создание описи;
просмотр описи;
редактирование описи;
пересчет показателей описи;
удаление описи;
Описание на уровне описи содержит следующую информацию:
номер, название описи;
крайние даты документов описи;
• показатели, характеризующие типы и виды документов, их носители, язык, условия хранения и использования;
• количественные характеристики описи:
- объем описи в единицах хранения/единицах учета;
- показатели по физическому и техническому состоянию документов описи.

Ведение учета и НСА на уровне единиц хранения/ единиц учета
Для обеспечения ведения учета и НСА на уровне единиц хранения/единиц учета реализованы следующие возможности:
создание описательных статей описи;
просмотр описательных статей;
редактирование описательных статей;
удаление описательных статей;
систематизация единиц хранения/единиц учета в рамках описи.
создание описания единицы хранения/единицы учета;
просмотр описания единицы хранения/единицы учета;
редактирование описания единицы хранения/единицы учета;
удаление описания единицы хранения/единицы учета;
сохранение описания единицы хранения/единицы учета;
прикрепление описания документа к рубрике классификатора;
прикрепление описания единицы хранения/единицы учета к рубрике указателя;
исключение описания единицы хранения/единицы учета из рубрики указателя;
прикрепление электронных файлов к описанию единицы хранения/единицы учета;
• пересчет показателей.

Учет движения документов
Учет движения документов включает ввод и обновление информации по движению архивных документов, а также корректировку объемных показателей на уровнях фонда и описи. В рамках учета движения информации реализованы следующие функции:
производится пересчет объемов документов, по которым произошло движение.
производится пересчет объемов наличия (остатка) документов в фонде.
производится пересчет объемов наличия (остатка) документов в описи.
А также обеспечивается выполнение следующих функций:
создание акта, в соответствии с которым производятся действия с документами;
редактирование акта;
удаление акта;
перемещение акта в списке актов (посредством вырезать/вставить).
сортировка актов по основным реквизитам.

Формирование паспорта архива
В рамках формирования паспорта архива реализованы следующие функции:
формирование паспорта архива;
просмотр паспорта архива;
Редактирование паспорта архива;
• удаление паспорта архива;
• пересчет показателей паспорта
архива;
• печать отчета.
В программном комплексе обеспечено хранение всех созданных паспортов архива и ведение по ним сравнительной статистики.

Формирование паспорта архивохранилища
В рамках формирования паспорта архивохранилища реализованы следующие функции:
формирование паспорта архивохранилища в соответствии с установленным шаблоном;
просмотр паспорта архивохранилища средствами MS Word;
редактирование паспорта архивохранилища средствами MS Word;
печать отчета.

Каталогизация, Топография
Каталогизация
В программном комплексе обеспечена возможность автоматизированного ведения каталога на основе Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (2007 г.).
Топография
Топография обеспечивает возможность ведения учета физического расположения документов внутри архивного фонда. В рамках топографии реализованы следующие функции:
формирование структуры архивного хранилища;
обеспечение ввода объемных показателей архивного хранилища;
прикрепление описаний документов к тому или иному разделу структуры архивохранилища.
В программном комплексе предусмотрена возможность визуального представления структуры архивохранилища в виде «дерева», элементами которого могут быть хранилища, этажи, помещения, стеллажи, полки и пр.

Формирование отчетов
Поиск
Формирование отчетов
В программном комплексе обеспечено автоматизированное формирование отчетных форм в соответствии с Правилами организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007 г.).
Поиск
Задача обеспечивает выполнение следующих функций:
формирование поискового запроса для поиска (по определяемым пользователем критериям отбора) следующих объектов:
фондов;
описей;
единиц учета;
единиц хранения;
документов;
• сохранение поисковых запросов;
• отбор объектов, удовлетворяющих
критериям поиска, в т.ч. на основе
сохраненных запросов;
• просмотр найденных объектов;
• печать результатов поиска.
В задаче «Поиск» формируются отчеты группы «перечни» путем формирования поискового запроса и вывода значений в соответствующий шаблон. Задача обеспечивает поиск по основным реквизитам фондов, описей, по всем реквизитам дел и документов, в том числе по тексту прикрепленных файлов.

Ведение списка пользователей и назначение прав пользователей
В программном комплексе обеспечена возможность ведения списка пользователей ПК «Архивный фонд», в рамках которой реализуются следующие функции:
регистрация пользователя в программном комплексе;
назначение пользователю прав доступа;
редактирование информации о пользователе;
удаление учетной записи пользователя из программного комплекса.
В программном комплексе предусмотрены следующие группы пользователей:
читатели (могут только просматривать информацию и формировать отчеты в соответствии с имеющимися правами доступа к данным);
архивисты с правом доступа к определенным функциям программного комплекса и блокам информации в соответствии со своей компетенцией.

Протоколирование действий пользователей программного комплекса
Функция обеспечивает возможность ведения протокола, в котором регистрируются действия пользователей программного комплекса. Протокол содержит следующие данные:
дата и время проведения действия пользователя;
описание действия пользователя:
создание описания фонда, описи, ед.хранения, ед.учета, документа, акта и т.д.;
редактирование описания фонда, описи, ед.хранения, ед.учета, документа, акта и т.д.;
удаление описания фонда, описи, ед.хранения, ед.учета, документа, акта и т.д.;
пересчет реквизитов описания фонда, описи, ед.хранения, ед.учета, документа, акта и т.д.;
фамилия и/или идентификатор пользователя, выполнившего указанные действия.