БОСС-Референт: построение системы документационного обеспечения управления организации

Компания “АйТи”- комплексное решение задач заказчика
Основные направления деятельности
Консалтинг в области информационных технологий
Заказные разработки
Создание сетевой и телекоммуникационной инфраструктуры
Создание электронных платежных систем
Создание систем безопасности и защиты информации
Производство программных и аппаратных продуктов, в том числе БОСС-Референт и БОСС-Кадровик
Авторизованное обучение в области информационных технологий и менеджмента. Академия АйТи

БОСС-Референт: Автоматизируемая область деятельности
Управление офисом с акцентом на коллективную работу людей
Автоматизация документационного обеспечения управления: делопроизводства и документооборота
Автоматизация деловых процедур, обеспечивающих эффективную работу офисов: организация совещаний, заказ пропусков и др.
Создание единого информационного пространства организации
Структурированное хранение, управление доступом и поиск информации

Бизнес-процессы, автоматизируемые системой
Обработка входящей и исходящей корреспонденции
Обработка внутренней корреспонденции
Формирование и исполнение поручений
Контроль исполнительской дисциплины
Согласование документов
Информирование и сбор мнений сотрудников
Контроль договоров и управление проектами
Обеспечение работы сервисных служб
Маршрутизация и доставка информации
Заказ пропусков, организация совещаний др.

Для кого предназначена система
Категории предприятий
Коммерческие территориально-распределенные структуры
Коммерческие единичные предприятия
Государственные структуры управления: от федерального до муниципального уровня
Категории сотрудников
Руководители организации
Руководители подразделений
Специалисты, участвующие в подготовке документов
Секретари и референты
Все сотрудники аппарата управления

Работа офиса в едином информационном пространстве

Построение системы документационного обеспечения управления: возможности
Российский и западный документооборот: одна или много точек входа-выхода документов
Организационные структуры: иерархические, дивизиональные, проектные
Поддержка связей по вертикали (переметка), поддержка горизонтальных связей
Поддержка сложной системы канцелярий: два типа регистрации документов - пересылка и переписка

Операционная система
СДОУ «в разрезе»

БОСС-Референт: преимущество перед конкурентами
Возможность самостоятельной доработки системы
80% функциональности, необходимой организации
Единственный продукт данного класса, который поставляется с открытым кодом. 20% функциональности Заказчик может самостоятельно развивать
Функциональная полнота системы
Формализованная методика внедрения. Соблюдение сроков проекта. Легкость настройки системы
Наличие АРМЗИ- поддержка средств защиты информации

Проблемы Заказчиков:
взгляд сверху
Снижение управляемости при росте организации
Снижение уровня исполнительской дисциплины
Снижение эффективности работы отдельных сотрудников и организации в целом
Потеря информации при уходе ключевых сотрудников

Проблемы Заказчика: в чем причина?
Отсутствие стандарта компании на организацию делопроизводства и постановку ДОУ
Различия в правилах ведения делопроизводства в дочерних компаниях и головной компании
Низкая эффективность процедур согласования документов, ознакомления с ними
Большие текущие издержки на бумажный документооборот
Отсутствие единого электронного архива документов
Отсутствие единых шаблонов типовых документов и единых справочников, используемых в масштабах организации

БОСС-Референт как технологический каркас для построения СДОУ обеспечивает:
Четкие единообразные правила обработки документов и их прохождения
Типология документов, дел, классификаторов (словарей), поддержка сложных систем нумерации документов. Связывание «Нумератор-Тип документа». Четкие правила передачи документов
Максимальное сокращение инстанций прохождения документов
Типология маршрутов прохождения документов Стандартные и произвольные маршруты движения документов
Максимальное ограничение возвратных движений документов
Использование шаблонов документов, маршрутов, введение регламентов по работе с документами, механизм делегирования полномочий

Выгоды: повышение скорости принятия решений
Постановка ДОУ в целом. Сокращение видов документов, их унификация
БД Справочник организаций, БД Контрагентов, БД Словари
Постановка работы канцелярии и секретариатов
БД Канцелярия, БД Документы, БД Служебные записки, БД Регистратор, БД Шаблоны
Согласование документов
БД Согласование

Выгоды: повышение управляемости организации
Формирование поручений, принятие поручений, контроль за их исполнением.
Управленческая прозрачность. Экспресс-анализ исполнительской дисциплины
Углубленный анализ исполнительской дисциплины
Контроль за ходом принятия решений
Управление проектами средствами БД Контроль договоров

Выгоды: повышение продуктивности сотрудников
Высвобождение времени на решение содержательных задач
Быстрый поиск информации
Личный кабинет
Сокращение времени на согласование документов
Рабочие пространства для рабочих групп
Совместные календари
Мобильные сотрудники

Вдали от офиса: в поездке или дома

Выгоды: повышение скорости распространения знаний внутри организации
Сбор мнений сотрудников
Информирование сотрудников
Дифференцированная групповая работа с информационными базами
Поддержка каналов эффективного обмена информацией между подразделениями

Выгоды: эффективная организация сбора, накопления, анализа разнородной информации для принятия управленческих решений
Согласование и утверждение финансовых документов: интеграция с ERP и ERP-подобными системами, возврат утвержденных документов в ERP
Наличие оперативного архива и интеграция с архивной системой Саперион
Перевод документов в электронный вид: интеграция с системами сканирования и распознавания документов
Обработка факсов
Внешний документооборот: поддержка XML-стандарта

Факторы возврата инвестиций - экономия рабочего времени сотрудников
Эффект=39750/60/8=83 чел/дня

Ценообразование

Стоимость внедрения системы на 30 рабочих мест силами Заказчика

Стоимость внедрения системы на 50 рабочих мест силами компании “АйТи”

Полный комплекс услуг по внедрению и сопровождению системы
Внедрение
Внедрение с полным обследованием
Внедрение с экспресс-обследованием
Самостоятельное внедрение системы Заказчиком
Обучение
Разработка в среде Lotus Notes/Domino
Администрирование системы Lotus Notes/Domino
Методика внедрения
Техническая поддержка
Cопровождение: плановый выпуск релизов и версий

Бука: экстенсивный или интенсивный путь управления ?
Проблемы, обусловленные интенсивным ростом бизнеса:
Руководство теряет целостную картину происходящего
Структурные подразделения испытывают недостаток информации о деятельности друг друга
Рядовые сотрудники испытывают затруднения в поиске информации и согласовании своих действий
Решение: вместо найма менеджеров-контролеров -внедрение БОСС-Референт и постановка работы офиса

Пивоваренная компания Балтика: повышение качества обслуживания клиентов
Территориально распределенный бизнес: С.-Петербург, Рязань, Тула, Саратов, Иркутск
Использование БОСС-Референт для согласования процедуры выполнения сложных срочных заказов между сотрудниками нескольких офисов
БОСС-Референт это возможность использования опыта и знаний, накопленных в одном офисе, для решения задач других офисов

Сахалинморнефтегаз: повышение скорости принятия решений
Центральные офисы в Москве и Иркутске, добывающие, перерабатывающие, сервисные и торговые предприятия на Сахалине
Создание единого информационного пространства и коммуникационных каналов, связывающих различные подразделения организации
Интеграция с внешними системами электронной почты и системой спутниковой связи

Тюменская нефтяная компания: от системы делопроизводства к СДОУ
Мощный холдинг.От добычи до доставки продукции конечным потребителям. Отсутствие единого информационного пространства замедляет процесс принятия и реализации управленческих решений, уменьшает эффективность управления из-за недостаточности, разобщенности или труднодоступности информации
Отказ от системы, ориентированной на секретарей
Проведено обследование существующего документооборота в разнотипных организациях ТНК
Отлажена связь: Центр-Регион
Система установлена на 850 местах, планируется 1200 раб. мест

Нижфарм: формирование культуры командной работы, управление качеством
Единая система контроля исполнительской дисциплины
Информационная поддержка системы управления качеством: доступ, рассылки, управление версиями, контроль доступа
Создание условий для работы команд проектов
Повышение производительности труда сотрудников управленческих структур на 20-25%.
Экономия времени на согласование документов на 40%
Подготовка к сертификации по ISO 9001:2000

Магнитогорский металлургический комбинат: ускорение движения информации
Проблема: 4 млн. документов в год. Срок доставки документа в пределах комбината - до 3 дней
Отказ от системы, реализованной на MS Office
Решение проблемы сложной структуры канцелярий
Инициатор проекта - Начальник административного управления комбината
Включение в проект новых подразделений по мере их готовности

МНС: повышение исполнительской дисциплины
1200 сотрудников, работающих во всех ведущих подразделениях Министерства
Повышение эффективности управленческой деятельности и работы сотрудников
Создание единого информационного пространства Министерства
Сокращение сроков рассмотрения и подготовки документов
Контроль и анализ исполнительской дисциплины
Усиление контроля администрирования налоговой системы
Единый стандарт работы с электронными документами
Масштабирование системы в регионы

Некоторые наши клиенты - коммерческие предприятия
Тюменская нефтяная компания
Пивоваренная компания “БАЛТИКА”
Магнитогорский металлургический комбинат
Костромская ГРЭС
Богословский алюминиевый завод
Аэропорт Шереметьево
Роснефть-Сахалинморнефтегаз
Фармацевтическая компания «Нижфарм»
Издательская компания «Бука»
Сервисная компания «Бумтехно»

Некоторые наши клиенты - государственные структуры
Министерство РФ по налогам и сборам
Министерство внутренних дел РФ
Министерство РФ по атомной энергии
Министерство природных ресурсов РФ
Главное управление по обслуживанию Дипкорпуса
Укр. почта
Морская Администрация порта Новороссийск