Е-МАСТЕР® Документооборот

Система Е-МАСТЕР®
Обзор системы

Основные функции системы:
Управление знаниями и документооборот
Централизованное и систематизированное хранение организационно-распорядительной документации
Публикация сообщений (объявления, новости, внутренняя почта)
Поддержка режимов открытых и закрытых форумов
Управление доступом
Интеграция с другими системами комплекса ОРГ-МАСТЕР®Про

Архитектура системы
Вся информация хранится на едином сервере
Пользователи работают с Системой при помощи специального клиентского приложения или веб-интерфейса
Работать с Системой можно как из локальной сети, так и из Интернета

Интерфейс системы

Система Е-МАСТЕР®
Управление документами

Функции системы управления документами
Хранение документов любых форматов
Поиск и фильтрация документов
Многогранная классификация документов
Защита хранимых документов от несанкционированного доступа
Поддержка полного жизненного цикла документа в соответствии с ISO 9000
Уведомление пользователей о добавлении новых документов в систему

Жизненный цикл документа
Обсуждение и создание документа
Согласование документа
Помещение согласованной версии в общее хранилище документов
Поддержка версий и предоставление пользователям актуальной версии документа
Архивирование предыдущих версий

Доступ к хранилищу документов через привычный пользователю интерфейс, похожий на проводник Windows
Нужный документ можно быстро найти несколькими способами:
Просматривая дерево папок. Удобно, когда пользователь не знает, что ищет, но догадывается, где это примерно может находиться.
Используя поиск и фильтры. Удобно, когда пользователь знает, что ищет.

Способы классификации документа
Размещение в нескольких ветвях дерева папок
В карточке документа:
Назначение ключевых слов и описания
Установка дополнительных полей
С возможностью проверки вводимых значений
С автоматической генерацией значения по заданному формату (библиотечные/входящие/исходящие номера )
С перечислением возможных значений
Возможность привязки типа документа к шаблону, содержащему макет описания и список дополнительных полей

Способы классификации документа
Пользователи могут обсуждать документ при помощи форума, прикрепленного к карточке
Ключевые слова можно ввести вручную или выбрать из заранее определенного дерева ключевых слов

Поиск и фильтрация документов
Возможность поиска по всему хранилищу или по любым указанным папкам
Поиск по названию, описанию, ключевым словам
Фильтрация по значениям любых полей карточки (включая дополнительные) с возможностью создания составных фильтров

Обсуждение и создание документа происходит с использованием Д-проектов, которые позволяют:
Совместно создавать и обсуждать документ
Согласовывать документ или группу документов
Создание и согласование документа

Создание и согласование документа
Автор Д-проекта в любой момент может проконтролировать ход согласования и изменить маршрутный лист документа
Указанный тип документа определяет шаблонный маршрутный лист
Пользователи, указанные в маршрутном листе, согласовывают либо отклоняют документ с комментариями

Публикация сообщений
Система Е-МАСТЕР®

Публикация сообщений
Публикация новостей, которые будут доступны всем пользователям Системы
Пользователи могут обмениваться текстовыми почтовыми сообщениями друг с другом

Уведомление пользователей
Пользователям будут отправлены уведомления по внутренней почте в случае включения их в работу над проектом или если для согласования документа нужна их подпись.

Система Е-МАСТЕР®
Форумы

Форумы
Наличие общего для всех пользователей Системы древовидного форума
Форум может состоять из нескольких рубрик
Возможность назначения доступа к рубрикам форума
Пользователей можно назначить модераторами, которые имеют право править чужые сообщения или удалять их
Пользователи получают уведомления о новых сообщениях в форуме

Главный форум

Система Е-МАСТЕР®
Администрирование

Управление доступом
Централизованная гибкая система управления доступом ко всем компонентам системы
Возможность выбора из двух моделей доступа к хранилищу документов той, которая соответствует методологии размещения информации.
Управление доступом осуществляется на базе групп пользователей

Каждый пользователь системы Е-МАСТЕР® является членом определенной группы пользователей. Администратор системы имеет возможность создавать и редактировать группы пользователей, а также импортировать данные о группах из ПМК ОРГ-МАСТЕР®

Система Е-МАСТЕР®
Интеграция с другими приложениями

Интеграция
Импорт из модели ОРГ-МАСТЕР® и экспорт из Системы:
Структуры хранилища документов
Ключевых слов
Пользователей
Групп и прав доступа, автоматически получаемых из должностных обязанностей пользователя и его участия в процессах компании
Открытый протокол импорта-экспорта на базе XML
Возможность размещения в Системе отчетов, создаваемых в программе ОРГ-МАСТЕР®.

Какие преимущества дает внедрение системы Е-МАСТЕР®?
Эффективная работа со всем комплексом организационно-распорядительной документации
Систематизация знаний компании в едином хранилище и удобный доступ к ним
Автоматизация документооборота
Эффективное информационное и организационное взаимодействие рабочих групп