Экономический эффект и преимущества системы MasterDOC

Содержание:
Как посчитать экономическую эффективность?
Бизнес-процесс с системой и без неё – сравнительный анализ

Различия государственных и коммерческих организаций:
В государственных организациях документооборот является основным бизнес-процессом
В коммерческих организациях документооборот, как правило, играет вспомогательную роль и обеспечивает основные бизнес-процессы

В чем выгода?
После внедрения системы электронного документооборота MasterDOC экономический эффект связан с двумя факторами:
Меньше тратим
Больше зарабатываем

Почему меньше тратим?
Снижение затрат – самый очевидный, но далеко не самый значимый эффект:
Снижение затрат на бумагу и расходные материалы
Экономия времени сотрудников

Модель «Рабочее время»
N – число сотрудников организации
T – доля времени, затрачиваемого на «рутинные» операции с документами
Z – средняя зарплата в месяц
Итого, Потери = N*T*Z
Пример: 1000 сотрудников, 20% времени, $300 ср. зарплата
Потери = 1000*$300*0,2= $60 000 в месяц

Пример расчета эффективности:

Почему больше зарабатываем?
Объединение знаний – не делаем ошибок используем все возможности
Имидж передовой организации повышает привлекательность для инвестора
Согласование быстрее – выше продуктивность
Лучше управляемость – можно планировать и контролировать исполнение планов
Ускорение информационных потоков – значит быстрее реагируем на изменения внешней среды
Храним историю – не зависим от персонала
Проектное управление там, где оно необходимо

А кроме того:
Изменение психологии пользователей
Нацеленность на результат
Шаг к изменению корпоративной культуры
Облегчение коммуникаций между подразделениями и внутри них, объединение знаний каждого сотрудника
От РАБотников к СО ТРУДникам
Возможность освоить новые технологии – дополнительная мотивация для персонала

Модель «Задержка документа»
D – число документов в день
T – среднее время задержки
Суммарная задержка = D*T [документодней]
Мера “инерционности” организации
Пример: документов в день – 2000
среднее время задержки – 1,5 дня
Итого: инерционность организации = 3000 документодней = 10 документолет

Возьмем две организации:
Есть система MasterDOC
Только общие папки на файловом сервере
Обе – средние организации, тысячи сотрудников, сотни управленцев, есть компьютеры, есть локальная сеть и Интернет, есть MS Office, НО
Организация А
Организация Б

Примерные этапы работы
Получение запроса от клиента
Сбор информации, выяснение истории взаимоотношений с клиентом
Подготовка проекта договора
Согласование договора
Отправка предложений заказчику
Отслеживание исполняемого договора

Поступил входящий запрос
Зарегистрирован в БД «Канцелярия»
У исполнителя через ~10 мин.
Зарегистрирован в журнале
Секретарь принесла на следующий день

Выясняем историю
Вся история доступна в течение 5 минут – досье, представители, контакты, документы, договора и т.п.
Бегаем по этажам
Спрашиваем коллег (а они не знают…)
Звоним в соседний отдел, а там сменился телефон или занято…

Ведем переговоры...
Обмениваемся эл.почтой, факсами, письмами
Ведем единую БД «Внешние контакты»
Координируем действия
Храним историю
Обмениваемся эл.почтой, факсами, письмами
Информация разбросана по локальным местам
Нет общей картины…
«Короткая память»

Готовим проект договора
Открываем БД «Шаблоны», берем последнюю версию типового договора
На все – менее
1 мин.
Ищем шаблон у себя на компьютере
Ищем на сервере
Находим файл
1-rp487-e.doc – вроде бы это то, что надо...
Делаем договор
Через два дня после отправки узнаем, что шаблон устарел...

Согласование документа
Помещаем проект в БД «Согласование»
Выбираем типовой маршрут и отправляем на согласование
Пьём чай…
Печатаем согласованный вариант
На все – 1-2 дня
Стоим в очереди
«Зайди завтра…»
«Извини, срочная работа…»
5 прошли, 6-й все завернул
Потеряли лист согласования….
На все – 2 недели

А в это время в плановом отделе….
Централизованный реестр договоров
Планирование событий
Автоматические напоминания
Календарь
Ответственные
«Кто видел последнюю версию этого договора?»
«Опять платить? Не может быть…»
«Кажется, у нас был еще один договор с этой компанией…»
«Так это должен был сделать я???»
«А почему вы меня не предупредили?»

Указание начальника….
Четкая формулировка задачи
Четкий срок исполнения
Источники информации для выполнения
Календарь, напоминания
Полная картина по сотруднику и всему предприятию
«Сиди и думай, я приду проверю!»
«Я же тебе три дня назад сказал!»
«ПОЧЕМУ не выполнено???»
«Иди там... найди – от них была... бумажка и БЫСТРО мне!»
«Так что же я сделать должен!?»
«Он мне уже 8-ю задачу дал и все до завтра!!!»