Электронная приемка: переход на электронное актирование по контрактам

e.goszakupkiru.ru/936237
Как создать электронный документ о приемке в ЕИС. Алгоритм действий

Присоединяйтесь к нашим сообществам
«Прогосзаказ.ру» в социальных сетях и узнавайте
о важных новостях еще быстрее
https://vk.com/pro_goszakaz
https://www.instagram.com/progoszakaz.ru
https://www.facebook.com/progoszakaz
И читайте наш телеграмм канал https://t.me/pro_goszakaz_ru
Присоединяйтесь к сообществам
нашего журнала в социальных сетях и узнавайте
о важных новостях еще быстрее

В ходе выступления вы узнаете:
1. Когда электронная приемка станет обязанностью заказчика;
2. Что изменилось в ЕИС для обеспечения возможности провести электронную приемку;
3. Как настроить личный кабинет в ЕИС, чтобы принимать товар и начать электронную приемку;
4. Как уведомить поставщика о получении документа в ЕИС;
5. Как сверить электронный документ с фактически поставленным товаром, работой или услугой;
6. Как подписать электронный документ о приемке;
7. Что включить в проект контракта об электронной приемке товара.

Когда электронная приемка станет обязанностью заказчика и чем регулируется

Когда электронная приемка станет обязанностью заказчика
Все заказчики, заключающие контракты по итогам электронных закупок обязаны применять электронную приемку с 1 января 2022 года

Когда электронная приемка станет обязанностью заказчика
25.11.2021 Федеральное Казначейство разъяснило, когда заказчик начинает публиковать сведения об электронной приемке в ЕИС с 1 января или с 1 апреля 2022 (п.2 части 9 статьи 8 44-ФЗ)?
На какие контракты распространять требования электронной приемки товаров, работ и услуг?
Письмо ФК от 25.11.2021 № 14-00-05/28954

Когда электронная приемка станет обязанностью заказчика
С 01.01.2022 по статье 94 Закона № 44-ФЗ вступит в силу обязанность формирования и подписания документов о приемке для контрактов, заключенных по результатам электронных процедур, в электронной форме в ЕИС.
До 01.04.2022 заказчики по итогам приемки товаров в электронной форме вносят сведения в реестр в составе сведений об исполнении контракта.
С 01.04.2022 документ о приемке, подписанный заказчиком и поставщиком, мотивированный отказ и др. будут размещаться автоматически в реестр самостоятельными документами.
Письмо ФК от 25.11.2021 № 14-00-05/28954

Когда электронная приемка станет обязанностью заказчика
Контракты, заключенные в 2021 году, если в них не была предусмотрена электронная приемка не попадают под новые нормы. Даже если приемка проходит в 2022 году.
С 01.01.2022 в контракты по итогам электронных процедур должно быть включено условие об электронной приемке.
Письмо ФК от 25.11.2021 № 14-00-05/28954

Плюсы и минусы работы с электронным актированием

Плюсы и минусы работы с электронным актированием
Плюсы
Автоматическая выгрузка сведений в реестр контрактов в ЕИС;
Автоматический контроль сведений в ЕИС казначейством либо финорганом;
Все документы о приемке в ЕИС в одном месте, в том числе документы нацрежима;
Интеграция с бухгалтерскими и сметными программами
Минусы
Формирование сведений о приемке в день отгрузки товара;
Большое количество полей в ЕИС для заполнения;
Ответственность несет специалист, который оформляет приемку в ЕИС;
Сложность процессов по специализированным закупкам: лекарства, стройка, жилье для сирот.

Как настроить личный кабинет в ЕИС, чтобы принимать товар электронно

Как настроить личный кабинет в ЕИС
Перед самой приемкой в ЕИС настройте права пользователей, которые имеют право принимать товар, подписывать УПД.
Делается это во вкладке «Администрирование» → «Пользователи организации».
Необходимо выбрать пользователя, и в его правах проставить галочки в полях, которые дают право подписывать информацию о приемке товара, т.е. документ УПД в ЕИС.

Как настроить личный кабинет в ЕИС

Как настроить личный кабинет в ЕИС
Настройка прав пользователя производится один раз. В дальнейшем проводить ее не надо.
Только когда будет происходить смена сотрудников по причине ухода сотрудника, или закончится срок действия КЭП.

Как начать электронную приемку

Шаг 1. Зайти в реестр контрактов
В реестре контрактов в ЕИС по контракту, товар по которому вы будете принимать электронно, необходимо добавить возможность формировать документы о приемке в электронном виде.
Зайдите в контекстное меню контракта и нажмите кнопку «Предусмотреть формирование документов о приемке в электронной форме».

Шаг 1. Зайти в реестр контрактов

Шаг 1. Зайти в реестр контрактов
Контракт, по которому вы собрались проводить электронную приемку, должен одновременно отвечать двум требованиям:
процедура закупки по контракту должна быть завершена;
контракт должен находится на статусе «Исполнение».

Шаг 1. Зайти в реестр контрактов
После того, как нажали данную кнопку, для такого контракта станет доступно формирование документов о приемке в электронном виде в ЕИС.
В личном кабинете поставщика отобразится контракт. А у заказчика, напротив такого контракта появится значок @, который и будет обозначать, что по данному контракту предусмотрена электронная приемка.

Шаг 1. Зайти в реестр контрактов
В ЕИС это отобразится вот таким образом, как вы видите на слайде:

Как уведомить поставщика о получении документа в ЕИС

Шаг № 2. Как уведомить поставщика о получении документа в ЕИС
Когда вы выполнили все настройки, поставщик увидит контракт в своем личном кабинете в ЕИС и сможет направить документы о приемке по контракту.
Заказчику увидеть эти документы можно двумя способами.
Информация о том, что получен новый документ о приемке по контракту, появится в реестре контрактов:

Шаг № 2. Как уведомить поставщика о получении документа в ЕИС
2. Документы о приемке можно отследить в специально созданном для таких документов «Реестре документов об исполнении контракта». Где находится этот реестр, смотрите на слайде.

Шаг № 2. Как получить документы от поставщика в ЕИС
После того, как нашли необходимый документ, надо сформировать извещение о получении документа.

Шаг № 2. Как получить документы от поставщика в ЕИС
Как выглядит извещение о получении документа

https://e.goszakupkiru.ru/
Бесплатный демо-доступ в журнал, чтобы быть в курсе всех последних изменений и новинок законодательства о закупках
https://e.goszakupkiru.ru/936236

Как сверить электронный документ с фактически поставленным товаром, работой или услугой

Шаг № 3. Сверьте электронный документ приемки с фактически поставленным товаром
После того, как приняли электронный документ, наступает этап физической приемки товаров по контракту.
Внимательно соблюдайте те сроки приемки, которые прописаны у вас в контракте. Теперь у заказчиков нет возможности откорректировать дату приемки. Дата приемки будет дата подписания в ЕИС документов о приемки!!!

Шаг № 3. Сверьте электронный документ приемки с фактически поставленным товаром
ПРИМЕР: срок приемки в контракте прописан в течение 5 рабочих дней. Поставщик отправил вам документы и товар 15 декабря. Сам товар пришел 17 декабря. В этот же день в ЕИС вы уведомляете поставщика, что документы получены. Соответственно принимать товар вы можете до 24 декабря. Либо направить отказ от принятия товара. Каждый шаг заказчика теперь будет виден в ЕИС и контролеры легко смогут все отследить.

Шаг № 3. Сверьте электронный документ приемки с фактически поставленным товаром
Чтобы начать электронную приемку в «Реестре документов об исполнении контрактов» необходимо выбрать документ, по которому была осуществлена приемка товара и нажать кнопку «Рассмотреть».
Открывается первичный учетный документ.

Шаг № 3. Сверьте электронный документ приемки с фактически поставленным товаром
Далее откроется раздел, в котором можно увидеть всю информацию по своему контракту и по данному этапу приемки.
В нем есть шесть подразделов, в каждом из которых вы последовательно заполняете все не заполненные поля.
Передвигаясь по вкладкам документа, необходимо сравнить данные документа с товаром, который был поставлен.
Здесь же можно скачать УПД, счет на оплату и другие приложенные поставщиком документы.

Шаг № 3. Сверьте электронный документ приемки с фактически поставленным товаром

Шаг № 3. Сверьте электронный документ приемки с фактически поставленным товаром
Проверить приложенные поставщиком документы можно на вкладке «Дополнительные документы от поставщика»
Если каких-либо документов не хватает, или что-то со стороны поставщика заполнено неправильно, можно направить ему уведомление об уточнении. Делается это на вкладе «Подписанты от поставщика».

Шаг № 3. Сверьте электронный документ приемки с фактически поставленным товаром
Если с документами все в порядке и приложены все необходимые, приступаете непосредственно к оформлению приемки товара со стороны заказчика.
Всего может быть 3 итога приемки:
товар принят,
товар принят частично с расхождениями (претензией),
товар не принят.

Шаг № 3. Сверьте электронный документ приемки с фактически поставленным товаром
Выбирается каждый вариант в поле «Итог приемки» из раскрывающего списка. В нашем случае мы выбираем товары приняты без расхождений.

Шаг № 3. Сверьте электронный документ приемки с фактически поставленным товаром
Если к товару нет претензий, и он принят без расхождений нужно поставить в поле «Дата начала приемки» – дату начала приемки.
Этап контракта проставляется автоматически. Дата приемки также будет присвоена автоматически, в тот момент, когда документ будет подписан КЭП.
Если товар принимает в вашей организации приемочная комиссия, поставьте галочку в поле «Для определения результатов приемки ТРУ создана приемочная комиссия».

Шаг № 3. Сверьте электронный документ приемки с фактически поставленным товаром
Также нужно указать информацию о лице, которым принят товар.

Шаг № 3. Сверьте электронный документ приемки с фактически поставленным товаром
Если у заказчика по итогу приемки частично возникли претензии к товару, либо в приемке отказано вовсе, он должен в поле «Итог приемки» выбрать 2 или 3 вариант приемки.
Тогда форма документа поменяется. В документе появятся поля для отражения той информации, которая не соответствует условиям контракта, информации о документе «Акт об отказе в принятии товара, работы или услуги».
Можно будет и отредактировать количество товара, которое было принято по факту.

Частичная приемка товара

Если вы не принимаете товар
Появится оповещение следующего содержания:

Как подписать электронный документ о приемке

Шаг № 4. Как подписать электронный документ о приемке
Остается только прикрепить все документы, которые были сформированы по итогам приемки.
Что прикрепляете:
Документ по решению приемочной комиссии и результатах приемки,
Документы о результатах экспертизы товара;
Акт приема товара, работы, услуги;
Информация о стране происхождения товара;
Документы, подтверждающие оплату товара, если они есть;
Сертификаты, переданные с товаром
Иные документы.
В каждой организации пакет документов по итогам приемки может быть свой в зависимости от документооборота. Обратите внимание поставщиков, что документы о стране происхождения товара они должны крепить в составе своих документов, в момент формирования УПД и счета.

Шаг № 4. Как подписать электронный документ о приемке

Шаг № 4. Как подписать электронный документ о приемке
После того как все документы прикреплены и сам электронный документ УПД подписан со стороны заказчика уполномоченным на это сотрудником, ЕИС напомнит пройти в реестр контрактов и подписать информацию об исполнении контракта.
После подписания в обязательном порядке необходимо проверить, чтобы информация успешно прошла контроль.

Автоматическое создание сведений об исполнении контракта в реестре
Все документы и сведения о приемке, которые были подписаны вами в электронной форме автоматически выгрузятся в реестр контрактов.

Автоматическое создание сведений об исполнении контракта в реестре
Останется только опубликовать информацию об исполнении контракта в реестре.

Что включить в проект контракта об электронной приемке товара

Формулировки в контракте об электронной приемке
В раздел контракта, который посвящен приемке товара и оплате по контракту, если вы решили принимать товар электронно, необходимо включить условие о специфике приемки.
Образец 1. Как прописать условие об электронной приемке товара в проекте контракта

Формулировки в контракте об электронной приемке
Предусмотрите в контракте условие о том, что структурированный документ о приемке и заказчик, и поставщик подписывают КЭП.
Образец 2. Как включить в контракт при электронной приемке условие о подписании сторонами документов при помощи КЭП

Формулировки в контракте об электронной приемке
Также не забудьте прописать, когда обязательства по контракту считаются выполненными.
Образец 3. Как прописать в контракте, что поставка при электронной приемке считается выполненной

Сложные моменты, возникающие в ходе электронной приемки

Сложные моменты в ходе электронной приемки
Кто должен вести электронную приемку бухгалтерия или отдел закупок?
Для приемки в электронной форме вы на уровне учреждения внутренним документом, например, приказом, должны определить кто осуществляет приемку физически и кто вносит сведения в ЕИС. Это может быть приемочная комиссия, в составе которой есть и представители отдела закупок и представители бухгалтерии, ответственный сотрудник заказчика.

Сложные моменты в ходе электронной приемки
Где отражается дата получения товара, от которой идет срок приемки?
Дата получения товара – это дата окончания приемки, то есть когда вы подписываете все сформированные формы и документы КЭП. Система автоматически присваивает эту дату. От нее считаете 5 рабочих дней на публикацию сведений об исполнении в реестре контрактов.

Сложные моменты в ходе электронной приемки
Документы, которые прикрепил поставщик, должны быть подписаны и с печатями?
Сам УПД составляется из электронных разделов, которые заполняет поставщик. Это полностью электронный документ без синих печатей и подписей, подписанный КЭП. Все остальные документы, которые прикладывает поставщик должны быть подписаны и с печатью, отсканированы и прикреплены.

Сложные моменты в ходе электронной приемки
Если первичные документы поставщик предоставил с ошибками?
Если поставщик допустил в первичных документах неточность, вы можете ему вернуть документы и отправить запрос на уточнение информации. Он может внести изменения в отправленные документы и прикрепить верные.

Сложные моменты в ходе электронной приемки
Если приемка в течение 5 дней, а оплаты еще нет? Документы об оплате потом прикреплять?
Если документов об оплате по окончании приемки нет, то прикреплять их не нужно. Главное, чтоб документы об оплате товара были опубликованы в реестре контрактов в ЕИС в течение 5ти рабочих дней с момента оплаты.

Сложные моменты в ходе электронной приемки
Если приемка проходит в другом месте, на складе, как проверить, все ли соответствует тем документам, которые пришли электронно?
Придется наделить одного из членов приемочной комиссии либо самого ответственного за внесение сведений в ЕИС об электронной приемке участвовать и физически в приемке товара. Либо взаимодействовать и получать достоверную информацию о приемке товара от ответственного на складе.

Сложные моменты в ходе электронной приемки
В проекте контракта надо прописывать условие об электронной приемке?
Да, вам надо предусмотреть в проекте контракта саму возможность электронной приемки. Поставщик, знакомясь с условиями контракта перед подачей заявки, должен обратить на это внимание. По результатам электронных закупок вы проводите приемку в электронной форме.

Сложные моменты в ходе электронной приемки
Если не работает ЕИС или нет вдруг интернета, можно принять на бумажном носителе, если прописан электронный документооборот?
Да, необходимо в проекте контракта предусмотреть оба варианта приемки товара. Обязательно сделать скрин, что ЕИС не работает, либо составить акт, что нет Интернета. И принимать товар как обычно с документами в бумажной форме.

Сложные моменты в ходе электронной приемки
На каждого человека приемочной комиссии нужно делать КЭП? Да, если есть комиссия.
Комиссия по приемке товаров в электронной форме может состоять:
работника заказчика
работника иной уполномоченной организации
Все члены приемочной комиссии должны быть зарегистрированы в ЕИС и использовать персональную КЭП.
Документ о приемке также подписывают представители заказчика, не включенные в состав приемочной комиссии, например, контрактный управляющий.
Необходимо во внутреннем приказе прописать будете вы подписывать решение комиссии одной КЭП или несколькими.

Сложные моменты в ходе электронной приемки
Если мы уже ведем документооборот с контрагентами в электронной форме через операторов ЭДО, электронное актирование заменяет действующее ЭДО?
Система электронной приемки в ЕИС не заменяет другие, это отображение вашей приемки по контракту из реестра в ЕИС в электронной форме. Казначейство также осуществляет интеграцию систем бухгалтерского учета для приемки и оплаты через ЕИС.

Зайдите на сайт → proflit.ru
или
звоните по телефону→ 8(800)511 98 67
Акция месяца