Етика комунікацій з партнерами

Звертатися треба у письмовій формі
Для цього існує кілька причин:
По-перше, викладені письмово думки легко повторити, презентуючи іншій особі зміст пропозицій співпраці

Звертатися треба у письмовій формі
По-друге, той, хто приймає рішення про співпрацю з організацією партнером, повинен мати у себе документ, який є підставою для укладання угоди

Звертатися треба у письмовій формі
По-третє, ті, хто приймає рішення про співпрацю у себе в офісі, найчастіше не мають достатньо часу, щоб вислуховувати ваші пропозиції та приклади успішної роботи в соціальній сфері

Перед тим, як приступити до написання листа про співпрацю, слід добре поміркувати про можливі мотиви тих, хто його читатиме і прийматиме рішення стосовно вигідності співпраці для обох партнерів

Мотиви співпраці
Популярність; покращення іміджу фірми на місцевому, національному чи міжнародному рівнях; реклама товарів (послуг); інформація в газеті, на радіо чи телебаченні; покращення відносин між персоналом всередині фірми; розваги для персоналу та клієнтів (концерти, пікніки тощо)

Мотиви співпраці
покращення стосунків з інвесторами, доступ до нового ринку, в якому працюємо ми; доступ до певних людей, що є доступними нам; участь у престижній події; залучення нових співробітників, партнерів та клієнтів; демонстрація соціальної значимості та відповідальності фірми

відсутність назви організації; адреси організації; опису організації з мотивацією вигідності співпраці; чітко виражених сфер співпраці; термінів співпраці і дати відправки листа
Причини неякісних листів:

принижена, або, навпаки, дуже зверхня позиція
не пов'язані між собою частини, які зводяться до великої презентації організації і не містять обґрунтованої мотивації необхідності співпраці
безграмотний текст із виправленнями
Причини неякісних листів:

Анатомія листа
Лист-звернення до потенційних партерів може мати таку будову: "Шапка" (назва організації, її адреса, ім'я та прізвище керівника)
Назва організації, що звертається , її статус (одне речення)

Сутність пропозиції про співпрацю ‑ стисло, але оригінально, одним реченням
Коротка інформація про можливі сфери співпраці, хто є цільовою аудиторією бібліотеки і чим вони можуть бути цікавими партнеру
Пропозиція укладання угоди (надання проекту угоди для узгодження)

Терміни підписання угоди і початку діяльності
Ваші гарантії як надійного партнера (наприклад, описати успішний досвід співпраці з іншими патнерами)
Можливий мотив для співпраці (чому бібліотека запропонувала саме цьому партнеру співпрацю)

Реквізити вашої організації (номер рахунку, телефон, факс, електронна пошта, адреса)
З ким і в який час контактувати з питань, що пов'язані з нашим листом
Висловлення побажання співпрацювати з партнером та поваги до нього
Вказівка на автора листа, що засвідчується підписом

Листи до програми “Бібліоміст” від партнерів
Відсутні:
тема листа
текст листа
звернення (до кого лист)
незрозуміло від кого лист
відсутність пояснень щодо прикріплених файлів тощо

Пам’ятайте
Електронне листування подібне до звичайного,
але воно – є більш оперативнішим

Створюємо електронну скриньку
не бажано використовувати адресу бібліотеки або відділу
електронна пошта носить індивідуальний характер
перша частина адреси повинна мати ім’я та прізвище, щоб можна було ідентифікувати від кого лист
пам’ятайте, що адресу, можливо, треба буде диктувати по телефону

Тема листа
заповнюйте обов’язково
формулюйте стисло і зрозуміло
за темами можна сортувати листи
при відповіді на повідомлення і зміні теми слід її також оновлювати
краще починати обговорення нового питання створенням нового листа
помітку Re краще при відповіді на листи прибирати

Важливі листи
Проставляйте помітку “важливо”, якщо лист має важливу, термінову справу
Проставляйте автоматичну відмітку про підтвердження отримання листа адресатом

Відповідайте відразу
Електронне спілкування є оперативним (миттєвим) і очікується швидка відповідь
Відповідь повинна бути в той же день, або хоча б підтвердження отримання повідомлення і слід вказати термін, протягом якого буде надана конкретна відповідь
Якщо ви не маєте постійного доступу до електронної пошти, попередьте своїх адресатів про можливу затримку відповіді (використовуйте електронний авто-відповідач)

Будьте ввічливі
Електронне листування - більш неформальне, аніж факси, службові записки і ділові листи
Не забувайте про такі слова, як «доброго дня», «до побачення»
Якщо Ви просите що-небудь, не забувайте говорити «будь ласка»
Аналогічно, якщо хтось робить щось для Вас, ніколи не бійтеся сказати «дякую»

Помилки
В електронних повідомленнях допускаються помилки
Багато помилок може бути сприйняте як неуважність, неповага
Погано сформульовані і неписьменні повідомлення погано сприймаються і є потенційно незрозумілими
Не вважайте за працю і перевірте Ваше повідомлення перед тим, як його відправляти
Хвилина, витрачена на виправлення помилок, працює на Вашу репутацію

Заголовні букви - тільки при необхідностіі краще уникати їх використання
Можна використовувати заголовні букви в тексті для виділення важливої ​​інформації, щоб візуально привернути до неї увагу адресата
Пам’ятайте, що заголовні літери Інтернет-мовою – це означає, що ви кричите

Короткі повідомлення
листи не повинні бути довгими і перевантаженими деталями
не структурована інформація складно сприймається
розбивайте текст на логічно розділені абзаци і використовуйте кілька коротких пропозицій замість надто довгих

Обережніше з гумором
У спілкуванні мова часто супроводжується жартами, відповідною мімікою, жестами та інтонаціями, що полегшує розуміння
У віртуальному спілкуванні гумор може бути сприйнятий як образливий сарказм або просто бути недоречним

Витримка і ще раз витримка
Електронні листи, написані під впливом емоцій, отримали назву «флеймів», від англ. - «Flaming» (агресивна, буйна атака). Це поганий тон. Не поспішайте саркастично чи зі злістю відповісти на «flaming», краще витримати паузу
Не надсилайте флеймові листи і не відповідайте на них!

Відповіді
Цитуйте в листі окремі моменти з отриманого листа
Надавайте відповіді на всі питання з отриманого листа
Залишайте знизу текст отриманого листа, але, бажано, не більше одного

Вивіряйте кому адресуєте лист
Не допускайте помилкового відправлення листа іншій особі
Не надавайте в листах важливу особисту інформацію (номер кредитної картки тощо)
Електронне листування – не є конфединційним

Підпис
Завжди підписуйте листи
Використовуйте автоматичний підпис для листів
Підпис повинен надати змогу ідентифікувати Вас (у діловому листуванні - вкажіть посаду, назву установи, регіон тощо)
Підписувати листи - це просто ввічливо

Додавання файлів до листів
при першому зверненні файли не слід прикріпляти
не надсилайте прикріплені файли без тексту листа
називайте файл, щоб було зрозуміло його зміст або тему
не додавайте файлів великого розміру (спитати про можливість їх надсилання)
надсилайте файли у архівованому вигляді

Створивши своє електронне повідомлення, прочитайте його перед відправленням, і запитайте себе самого про те, як би ви відреагували, отримавши такий лист

Час, витрачений на те, щоб зробити електронну пошту коректніше - добре витрачений час!

Етика ділового спілкування
(джерела для цієї презентації)
http://business-letters.ru/about-business-correspondence/ethical-norms (етика. зразки ділового листування)
http://www.zdrav.net/analysis/mail (А. Власов)
http://www.hrm21.ru/rus/anketi/?action=show&id=19391 (Центр кадровых технологий)