ФМS: Бюджетное управление 7.7

Модуль: Управление денежными средствами

Назначение ФМS:УДС 7.7
Типовое решение ФМS:Управление денежными средствами 7.7 разработано на основе компоненты Бухгалтерский учет системы 1С:Предприятие 7.7 и представляет собой самостоятельную конфигурацию или настройку к типовой конфигурации в зависимости от выбранного режима использования.
Данное программное решение предназначено для автоматизации бизнес-процесса по управлению денежными средствами в коммерческих организациях любой сферы деятельности.
Особенно является оптимальным решением для предприятий, где бухгалтерский учет автоматизирован в 1С:Бухгалтерии 7.7
Обеспечивает процесс разработки плана Бюджета движения денежных средств, согласования заявок на приобретение материальных ценностей и заявок на оплату, формирование платежного календаря и графика платежей, анализ исполнения бюджетного плана и его корректировок.
Преимущества ФМS:УДС 7.7
Простота обучения и использования
Простота настроек и изменений
Совместимость с программой 1С:Бухгалтерия 7.7
Удобный ввод данных в табличной форме
Практичная методология
Масштабируемость от небольшого предприятия до холдинга
Консолидация данных
Внедрение и консалтинг от разработчиков

Схема управления денежными средствами

Режимы использования
МОДУЛЬНЫЙ РЕЖИМ предусмотрен для использования в составе типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 7.7. Преимущества данного режима:
исключение двойного ввод справочных данных и учетных данных о факте.
одновременный доступ к данным бухгалтерского и управленческого учета.
АВТОНОМНЫЙ РЕЖИМ предусмотрен для использования ФМS:УДС 7.7 как отдельно информационной базы. Преимущества данного режима:
независимость от основной бухгалтерской программы и отсутствие неудобств совместной работы служб предприятия.
автоматизированный обмен данными с программой 1С:Бухгалтерия 7.7 и другими учетными системами.
КОМБИНИРОВАННЫЙ РЕЖИМ предполагает сочетание в рамках одной корпоративной управленческой системы как модульных так и автономных информационных баз. В данном режиме между информационными базами можно использовать автоматизированный обмен данными.

Настройка финансово-бюджетной структуры
Управление денежными средствами, как составляющая системы Бюджетного управления предполагает разделение и делегирование финансовой ответственности за поступления и выплаты денежных средств. Финансовая ответственность распределяется между центрами финансовой ответственности. Все центры финансовой ответственности формируют финансовую структуру компании. Принципы и регламент формирования и функционирования финансовой структуры предусмотрены во внутренних документах компании (Положение о финансовой структуре, Положение о бюджетном управлении и т.д.).
Для ввода и изменения финансовой структуры предусмотрен соответствующий справочник. Центры прибыли и центры валовой прибыли вводятся в виде групп. Центры затрат и центры доходов вводятся в виде элементов, включенных в эти группы. Для каждого ЦФО указывается его тип и руководитель.
Для каждого ЦФО устанавливается набор функциональных бюджетов, за которые определена ответственность этого ЦФО.

Настройка вариантов плана (сценариев)
Так как планирование бюджета процесс многоэтапный и творческий, то утверждение плана происходит путем выбора одной оптимальной модели из многих. Поэтому предусмотрена возможность формировать различные варианты плана или сценарии. В результате рассмотрения всех вариантов утверждается и принимается для исполнения один из них. Но после его утверждения все другие разработанные варианты плана доступны для просмотра и редактирования.
Для Варианта плана определяется шаг планирования: квартал, месяц, декада, неделя, день, с которым формируется бюджетный план этого варианта. Для того чтобы ограничить редактирование плана определенного варианта можно установить дату запрета его редактирования.
В программе предусмотрено каскадное хронологическое планирование. Это позволяет формировать план с меньшим шагом планирования в рамках плана с большим шагом планирования.

Настройка бюджетных статей
В качестве бюджетных статей используются статьи типового справочника Движения денежных средств. Для каждой статьи определяется Разрез деятельности.
Структура списка статей может иметь до 10 уровней вложенности.
Использование нескольких валют
Основной валютой системы является рубль. В ней вводятся и хранятся все данные. Но для анализа информации и формирования отчетов можно использовать любую валюту из справочника Валюты. Выбрав валюту при работе с БДДС, Платежным календарем или Графиком платежей все значения вводятся и выводятся в выбранной валюте.
Например, если план введен в рублях, то для вывода плана в тысячах рублей, можно выбрать валюту с курсом 1000.

Планирование БДДС
Планирование бюджета – процесс формирования бюджетных планов Центров затрат и Центров доходов, их вертикальное и горизонтальное согласование, агрегирование в сводный бюджет. В программе возможен централизованный и распределенный процесс формирование бюджетного плана.
При централизованном вводе сформированные вне программы (на бумажном или в электроном виде) планы ЦФО вводятся финансовым менеджером. Для этого может быть сформирован и напечатан бланк бюджета для каждого ЦФО.
При распределенном режиме руководитель ЦФО в качестве пользователя самостоятельно вводит свой план в программе, Это обеспечивает оперативность и удобство корректировки плана для руководителя ЦФО, а финансовый менеджер осуществляет контроль ввода и согласование планов. Введенные таким образом операционные планы без дополнительной обработки автоматически формируют сводный план БДДС.
Бюджетный план может быть сформирован на любой горизонт планирования с одним из шагов планирования: год, квартал, месяц, декада, неделя, день.
Так как планирование процесс многоэтапный и творческий, то утверждение плана может происходить путем выбора одной оптимальной модели из многих. Поэтому в программе предусмотрена возможность формировать различные варианты (сценарии) бюджетного плана. В результате рассмотрения всех вариантов утверждается и принимается для исполнения один из них. Но после его утверждения все другие разработанные варианты плана доступны для просмотра и редактирования.

Ввод плана Центра доходов или Центра затрат
В программе предусмотрен интерактивный ввод плана. Форма для ввода формируется автоматически в зависимости от выбранных параметров: Период, Вариант, Валюта, ЦФО, Проект, Вид бюджета.
План вводиться путем редактирования ячеек формы по двойному щелчку. После ввода нового значения плана форма бюджета обновляется и все итоговые значения пересчитываются. Таким образом способ ввода, предусмотренный программой, аналогичен вводу данных в табличном редакторе (например, MS Excel) и является максимально удобным для пользователя.

Планирование с расшифровками
Одним из критериев надежности бюджетного плана является наличие расшифровок (смет). Поэтому в программе предусмотрена возможность ввести информацию, детализирующую плановое значение данной статьи в данном шаге планирования.
Элементом детализации может быть элемент любого справочника (например, материалы, основные средства), либо строка. Для каждого элемента детализации можно указать Контрагента, Количество, Цену и Сумму. Также предусмотрен контроль суммы в расшифровке с общей суммой плана. Введенная расшифровка может быть распечатана.

Редактирование сводного бюджетного плана
По мере ввода операционных бюджетов, вне зависимости от способа (централизованный или распределенный) автоматически формируется сводный план Бюджета денежных средств. Его можно сформировать по ЦФО с типом центр прибыли. При двойном нажатии на ячейке со значением раскрывается список ЦФО, которые его сформировали. Здесь же можно изменить или ввести значения по каждому ЦФО. После редактирования форма бюджета автоматически обновляется с пересчетом итоговых значений. Таким образом, финансовый менеджер имеет возможность проанализировать сводный Бюджет, оценить его надежность и принять решение о его утверждении.

Оперативное управление денежными средствами
После утверждения бюджетный план принимается к исполнению. В течение периода равного шагу планирования, предусмотренного регламентом, осуществляется оперативное управление денежных средств. Предусмотрены два режима оперативного управления: упрощенный и расширенный.
Данный режим предполагает отражение фактического движения денежных средств за каждый день и контроль текущих отклонений от плана в течение шага планирования без использования процедуры формирования заявок на оплату, их согласования, разработки ежедневного графика платежей и платежного календаря.
В этом режиме фактическое движение денежных средств отражается путем ввода документа Факт БДДС.
Упрощенный режим

Расширенный режим с использованием заявок на оплату
После утверждения плановый бюджет принимается к исполнению. В течении периода равного шагу планирования, предусмотренного регламентом, осуществляется оперативное управление денежных средств. Предусмотрен следующий расширенный режим оперативного управления:
Подготовка заявок на оплату
Согласование и утверждение заявок на оплату
Формирование реестра платежей
Включение заявок на оплату в график платежей
Формирование и управление платежным календарем

Для оперативного управления платежами служит документ Заявка на оплату, в котором указываются все параметры платежа.
Если в документе установлен флаг Периодический, то при утверждении данного документа за указанный период с выбранной периодичностью, на его основании, создаются новые документы Заявка на оплату со статусом Подготовлен.
На основании утвержденной Заявки на оплату можно создать бухгалтерский документ Платежное поручение . Платежное поручение заполняется на основании данных из Заявки на оплату.
Ввод заявок на оплату

Настройка схем согласования
Для согласования и утверждения заявки на оплату используется механизм маршрутизации, причем алгоритм прохождения каждой заявки настраивается отдельно, в зависимости от вида заявки, ЦФО, проекта, контрагента. Указывается набор сотрудников, ответственных за согласование и утверждение заявки.
Создание и корректировка схем согласования предусмотрено в специальной обработке.

При записи и проведении Заявки на оплату предусмотрена проверка полномочий автора документа. Если в соответствии с настроенной схемой согласования составитель не имеет полномочий для подготовки данной заявки на оплату по указанному ЦФО, контрагенту, проекту, то документ не проводиться. Это означает, что данная заявка на оплату не может быть подготовлена этим составителем.
Если документ подготовлен, то далее документ должен быть согласован и утвержден по указанной для него схеме согласования. Также на любом этапе согласования документ может быть отклонен. Из документа предусмотрена печать схемы согласования документа. Согласовать документ, также как утвердить и отклонить можно при помощи документа Момент согласования или непосредственно из документа. Документ Заявка на оплату может быть отклонен или отложен и после утверждения. Если документ был отложен его можно восстановить в статусе Подготовлен, после чего он может пройти схему согласования в обычном режиме.
Согласование заявок на оплату

Формирование Реестра платежей
Реестр платежей представляет список заявок на оплату за указанный период. Формирование реестра платежей предусмотрено в модуле Управление ДДС. Форма реестра содержит набор различных фильтров. Если они заполнены, то отбор заявок будет осуществляться с учетом значений фильтров.

Инструментом оперативного управления денежными средствами является Платежный календарь.
Механизм работы Платежного календаря, предусматривает следующие возможности: -избежание кассовых разрывов и невыполнения обязательств. Обеспечение баланса между выплатами и поступлениями.
-контроль расходования средств в рамках утвержденного бюджетного плана.
-управление ликвидностью или обеспечение положительного совокупного потока денежных средств в любой момент времени.
-предоставление актуальной информации в on-line режиме.
-оптимизация платежей и распределение денежных потоков по оси времени.
-моделирование оперативного плана при включении в него платежей с различным статусом.
Платежный календарь

График платежей представляет сведенные в единую таблицу утвержденные заявки на оплату за указанный период. Формирование графика платежей предусмотрено в модуле Управление ДДС. Необходимо выбрать период и нажать кнопку График платежей. Форма отчета содержит набор различных фильтров. Если они заполнены, то отбор заявок будет осуществляется с учетом значений фильтров.
Каждая строка отчета соответствует одной заявке на оплату. Заявки на оплату в отчете сгруппированы по приоритету платежа и отсортированы по сроку и дате платежа. По двойному щелчку мыши на строке отчета появится список возможных действий над заявкой на оплату .
Формирование Графика платежей

Исполнение бюджетного плана
Факт исполнения бюджетного плана отражается фактически оплаченными заявками на оплату. Регистрация оплаты заявки осуществляется с помощью модуля Распределение оплаты.
Верхняя таблица содержит перечень бухгалтерских документов оплаты за указанный период, их статьи движения денежных средств и контрагентов, также там указана свободная сумма и сумма распределенная. Распределенная сумма – это та, сумма, которая уже зарегистрирована в качестве оплаты заявки на оплату. Свободная сумма равна сумме документа минус распределенная сумма. Нижняя таблица содержит перечень утвержденных заявок на оплату за указанный период. Каждой строке документа соответствует одна строка таблицы. В колонке оплата указывается документ оплаты по бухгалтерскому учету, если оплата уже зарегистрирована. Чтобы указать бухгалтерский документ в качестве оплаты заявки, необходимо выбрать его двойным щелчком мыши в верхней таблице.

Отчет об исполнении бюджетного плана
В отчет выводятся плановые и фактические данные, разница между ними в разрезе статей движения денежных средств за выбранный период, а также столбец причина, в котором указывается причина возникшего отклонения.

Управление закупками МЦ
Для учета и контроля приобретения МЦ служит документ Заявка на МЦ. Предусмотрена возможность отслеживать оплату Заявок на МЦ. Для этого предназначен отчет об оплате заявок на ТМЦ.
Для контроля соответствия факта приобретения МЦ Заявкам предназначен отчет поступления МЦ.

Настройка бюджетных статей
В качестве статей бюджета доходов и расходов используются статьи справочника Статьи доходов и расходов. Для каждой статьи определяется Тип статьи.
Структура списка статей может иметь до 5 уровней вложенности.
Если статья рассчитывается на основании других статей, то необходимо установить тип статьи Расчетный и задать формулу в справочнике Формулы расчета.

Модуль: Управление доходами и расходами

Формирование бюджета доходов и расходов
Структура бюджета доходов и расходов соответствует структуре, которая определена в справочнике Статьи доходов и расходов. Статьи доходов и расходов. Результат статей с типом Расчетный рассчитывается автоматически по формуле, заданной для статьи. Уровень статей, которые должны быть выведены в отчет, а также другие параметры формирования отчета задаются интерактивно на форме отчета.

Ввод плана сводного бюджета доходов и расходов
В программе предусмотрен интерактивный ввод плана. Форма для ввода формируется автоматически в зависимости от выбранных параметров: Период, Вариант, Валюта, ЦФО (только центра прибыли).
План вводиться путем редактирования ячеек формы по двойному щелчку. После ввода нового значения плана форма бюджета обновляется и все итоговые значения пересчитываются. Таким образом способ ввода, предусмотренный программой, аналогичен вводу данных в табличном редакторе (например, MS Excel) и является максимально удобным для пользователя.

Отражение факта
В программе предусмотрен режим, который предполагает отражение фактических данных бюджета доходов и расходов за каждый день и контроль текущих отклонений от плана в течение шага планирования.
Для этого предназначен документ Факт БДР.

Расчет отклонений плановых и фактических данных бюджета доходов и расходов
Для расчета отклонений фактических доходов и расходов от плановых значений необходимо сформировать бюджет доходов и расходов с установленными «флажками» План и Факт .