Характеристика основных функций управления (тема 3)

1. Стратегические и тактические планы в системе менеджмента

ПЛАНИРОВАНИЕ
Это систематическая подготовка принятия решений о целях, средствах и действиях путем целенаправленной сравнительной оценки различных альтернативных действий в ожидаемых условиях

ПЛАНИРОВАНИЕ
ПОКАЗАТЕЛИ ПРОШЛЫХ ПЕРИОДОВ
РЫНОК ПРЕДПРИЯТИЕ
СТАТИСТИЧЕСКИЕ БУХГАЛТЕРСКИЙ
ДАННЫЕ УЧЕТ

Невозможно получить абсолютно все важные данные о рынке в целом, и особенно те данные которые касаются конкурентов

4 этапа процесса планирования

Виды планирования
По степени охвата:
Общее, охватывающее всю сферу деятельности фирмы;
Частное, охватывающее определенные сферы деятельности;
По содержанию:
Стратегическое (поиск новых возможностей);
Тактическое (создание определенных предпосылок);
Оперативное (реализация возможностей)
По срокам:
Краткосрочное планирование (полугодовое, квартальное, месячное, недельное);
Среднесрочное планирование (на срок 1-5 лет);
Долгосрочное планирование (на срок от пяти и более лет).

Виды планирования

Рынок, оказывая воздействие на деятельность фирмы, требует не только планирования которое предусматривает выработку и осуществление стратегии по отношению к рынку, к конкурентам, к покупателям

Основной принцип стратегического планирования
адаптивность, что предполагает наличие альтернативного плана и стратегии, на которые может перейти организация в ответ на перемены, происходящие в ее внешнем окружении.

Стратегия
это оптимальный набор правил и приемов, которые позволяют реализовать миссию, достичь глобальных и локальных целей фирмы.
Термин «стратегия» пришел в бизнес из военной области. Стратегия – часть военного искусства, определяющая общий характер вооруженной борьбы с целью достижения победы. Великим стратегом древности являлся Александр Македонский.

Традиционные разделы комплексной стратегии

Новые разделы стратегии
Организационно-культурные
Институциональные
Когнитивные
Имитационные

Самым важным стратегическим решением выступает миссия организации
Миссия определяет, почему организация существует, что она представляет из себя сейчас и какой организация хочет быть в будущем.
Миссия – смысл существования организации на рынке.

Миссия может формироваться в двух вариантах
1) краткий вариант может представлять собой 1-2 коротких предложения – брендовый слоган организации, направленный прежде всего на формирование имиджа организации в обществе;
2) расширенный: чаще всего формулируется для внутреннего пользования и должен подробно раскрывать все необходимые аспекты миссии:
целевую функцию организации,
область деятельности организации,
философию организации,
методы достижения поставленных целей, методы взаимодействия организации с обществом (социальная политика организации)

Требования которые предъявляются к целям:
Конкретность и измеримость: цели должны отражать конкретные ключевые аспекты производства и иметь конкретное цифровое выражение;
Ориентация во времени: все цели должны быть расписаны по срокам ( к какому времени должна быть достигнута цель);
Достижимость: цели должны быть реалистичными;
Совместимость целей фирмы в целом и целей ее подразделений.

Оценка и анализ внешней среды
Изменения, которые могут оказать влияние на стратегию деятельности организации,
Факторы, которые, с одной стороны, могут порождать серьезную опасность для деятельности организации, а с другой – открывать дополнительные возможности для нее (экономические, технологические, конкурентные, рыночные, социальные, политические, международные факторы)

Анализ внутренней среды
Обследуют функциональные зоны:
Маркетинг;
Финансы (бухгалтерский учет);
Производство;
Персонал;
Организационная культура и имидж организации.
Этот анализ позволяет оценить: обладает ли фирма внутренними силами, чтобы воспользоваться возможностями, и какие внутренние слабости могут осложнить будущие проблемы, связанные с внешними опасностями.

Анализ стратегических альтернатив
После оценки опасностей и возможностей фирма с помощью методов стратегического анализа формулирует различные варианты стратегии

Выбор стратегии
Возможные варианты стратегий:
Стратегия ограниченного роста
Стратегия роста
Стратегия сокращения

Ограниченный рост
Это стратегия, которой следуют большинство организаций. Для нее характерно установление целей от достигнутого, скорректированных с учетом инфляции. Стратегия ограниченного роста применяется в зрелых отраслях промышленности со статичной технологией, когда организация удовлетворена в основном своим положением. Организация следует этим путем потому, что он самый удобный, легкий и наименее рискованный. Если фирма была прибыльна в прошлом, придерживаясь стратегии ограниченного роста, она скорее всего, будет оставаться прибыльной и в будущем.

Стратегия роста
Стратегия, при которой уровень краткосрочных и долгосрочных целей каждого года значительно увеличивается по отношению к показателям предыдущего года

Стратегии сокращения
Стратегическая альтернатива, которая характеризуется установлением достигнутого уровня или исключением некоторых направлений деятельности.

Стратегия фирмы реализуется в оперативных планах. Краткосрочные планы организации, разработанные на базе стратегических планов, - это тактика организации.

Оперативный план – это подробный и всеохватывающий документ.
Оперативный план дает характеристику деятельности фирмы в условиях конкуренции, отражает ее поведение на рынке, предусматривает меры по выпуску продуктов и прибыльности хозяйственных операций, устанавливает рамки для разработки системы стимулирования труда. В оперативном плане не только конкретизируются цели и задачи, но и четко фиксируется, как будут решены поставленные задачи и кто конкретно несет за это ответственность.

Составная часть оперативного планирования
Бизнес-план
Финансовый план
План по маркетингу
План производства
План закупок

2. Организационные структуры управления

Термин «организация»

Структура организации разрабатывается в зависимости от связей
По горизонтали (разделение носит согласовательный характер, одноуровневые связи)
По вертикали (связи подчинения, носят иерархический характер, наличие нескольких уровней управления)

Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между линейными руководителями, т.е. лицами, которые полностью отвечают за деятельность организации или ее подразделений.
Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления.

Процесс деления организации на отдельные блоки, которые могут называться отделами, отделениями или секторами, называется департаментализацией

Все многообразие структур делят на две большие группы:
Бюрократические (административные) структуру;
Органические (адаптивные) структуры.

Линейная структура – образуется в результате построения аппарата управления из взаимоподчиненных органов в виде иерархической лестницы

Преимущества:
Единство и четкость распорядительства
Согласованность действий исполнителей
Четкая система взаимосвязей
Простота управления
Простой контроль
Личная ответственность руководителя за результаты
Недостатки:
Низкий уровень специализации линейного руководителя
Перегрузка менеджеров высшего звена, огромный поток информации, множественность контактов
Тенденции к волоките при решении вопросов относительно нескольких подразделений
Отсутствие звеньев по планированию и подготовке управленческих кадров
Сложные коммуникации между исполнителями

Линейно-штабная структура – при линейных руководителях создаются штабы для оказания помощи линейному менеджеру

Преимущества:
Отдельные специалисты отвечают за конкретные функции управления
Решения принимает непосредственно руководитель предприятия
Недостатки:
Нет четкой ответственности (те кто готовит решения не участвует в их реализации)
Увеличивается штат сотрудников
Возможны конфликты между линейными и функциональными руководителями
Нечеткость процедур принятия решений

Функциональная структура – функции управления разделены и закреплены за отдельными органами управления

Преимущества:
Штаб высококвалифицированных специалистов – управленцев
Недостатки:
Длительный процесс принятия решения
Снижение персональной ответственности за конечный результат
Отсутствие единства действий между функциональными службами
Нарушение единоначалия

Линейно-функциональная структура – линейные звенья отдают команды, функциональные - консультируют

Преимущества:
Более глубокая подготовка решений и планов вследствие специализации работников
Соблюдается принцип единоначалия
Недостатки:
Отсутствие тесного взаимодействия между производственными подразделениями
Заинтересованность звеньев не в общем результате фирмы а в выполнении своей узкой цели
Аккумулирование на высшем уровне полномочий

Дивизиональная структура – выделяется автономное в хозяйственном отношении производственное отделение, выпускающее отдельный вид продукции

При такой структуре деление организации на блоки происходит:
По видам товаров и услуг
Группам покупателей
Географическим регионам

Региональная (географическая) структура используется, если деятельность организации охватывает большие географические территории

Преимущества:
Позволяет осуществлять тесную связь производства с потребителями что способствует повышению гибкости производства и оперативности в управлении
Позволяет быстро реагировать на изменения внешней среды
Недостатки:
Приводит к дублированию функций управления в каждом отделении
Сложно проводить единую политику
Персонал разобщен

Органические (адаптивные) структуры)

Матричная организационная структура является вариантом проектной и образуется путем наложения проектной на постоянную для организации функциональной структуры.
Эта структура построена на принципе двойного подчинения исполнителей:
с одной стороны – непосредственному руководителю функциональной службы,
с другой стороны руководителю проекта.
При такой системе у руководителя проекта две группы подчиненных: постоянные работники проектной группы и работники других отделов, которые подчиняются ему временно.

Казначевская Г. Б. Менеджмент : учебник / Г. Б. Казначевская. — Москва : КноРус, 2021. — 240 с. — (Среднее профессиональное образование). — URL: https://www.book.ru. — Режим доступа: по подписке.
Гл. 5 пп. 5.1

3. Полномочия и ответственность

Для реализации планов необходима организация деятельности, что предполагает:
Построение организационной структуры;
Установление формальных обязанностей, полномочий подразделениям и работникам предприятий

Ответственность
это обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение.
Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия.
Обратной стороной полномочий выступает ответственность

ПРИНЦИП ДЕЛЕГИРОВАНИЯ ПОЛНОМОЧИЙ

Вы многое теряете, если не используете
способности своих сотрудников !
ОНИ ПРИ ЭТОМ ТАКЖЕ ТЕРЯЮТ МНОГОЕ

УСЛОВИЯ ЭФФЕКТИВНОГО ДЕЛЕГИРОВАНИЯ
Четкие инструкции
Четкие цели
Четкие сроки и формы результатов
Четкий контроль

СНИЖАЕТ ЭФФЕКТИВНОСТЬ
Плохое объяснение
Неумение контролировать
Боязнь уронить свой авторитет
Недоверие
Умаление роли подчиненного
Консерватизм мышления
Неразбериха в вопросах организации и подписей

ВАЖНО!
Делегировав полномочия сотруднику, необходимо подчеркивать и поддерживать его авторитет в коллективе!

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:
1. Что такое делегирование полномочий?
2. Почему руководитель иногда не желает делегировать полномочия?
3. Какие положительные эффекты дает делегирование?
4. Что может снизить эффективность делегирования?

ПРАКТИЧЕСКАЯ СИТУАЦИЯ № 1
Вы поручаете выполнение задания своему подчиненному, зная, что только он может хорошо его выполнить. Но вдруг Вы узнаете, что тот перепоручил задание другому лицу, в результате чего задание к сроку не было выполнено.
Вы вызываете к себе в кабинет обоих и говорите:
……….

ПРАКТИЧЕСКАЯ СИТУАЦИЯ № 2
Вы отдали распоряжение, касающееся решения проблемы. Ваш подчиненный не выполнил этого распоряжения, но решил проблему по-своему. Вы понимаете, что его решение лучше Вашего.
Вы говорите:
……….

ПРАКТИЧЕСКАЯ СИТУАЦИЯ № 3
Руководитель дает подчиненному задание приобрести оборудование определенной марки. Подчиненный пытается объяснить, что этот тип оборудования не стоит покупать и по какой причине. Но руководитель приводит внешне весомые аргументы в пользу своего решения. Через некоторое время мнение подчиненного подтверждается, и оборудование демонтируется. Руководитель вызывает к себе подчиненного, чтобы проанализировать причину неудачи.
Что Вы ответите на месте подчиненного?
……….

Казначевская Г. Б. Менеджмент : учебник / Г. Б. Казначевская. — Москва : КноРус, 2021. — 240 с. — (Среднее профессиональное образование). — URL: https://www.book.ru. — Режим доступа: по подписке.
Глава 5 пп. 5.3-5.4

Наиболее простое определение мотива: «Мотив – это опредмеченная потребность» Мотив часто путают с потребностью и целью. Однако, потребность – это неосознаваемое желание устранить дискомфорт, а цель – результат сознательного целеполагания

Модели мотивации

Усиливаются характеристики
1. Усилия сотрудника
2. Старания сотрудника
3. Настойчивость сотрудника
4. Добросовестность сотрудника
5. Направленность сотрудника

2 типа мотивации
1. Определение имеющихся мотивов, которые могут побудить сотрудника выполнить задание, и способа вызовов этих мотивов
2. Формирование новой определенной мотивационной структуры человека (усиление нужных мотивов и ослабление ненужных мотивов)

Факторы усложняющие планирование и реализацию мотивирования:
1. Неочевидность мотивов
2. Изменчивость мотивационного процесса
3. Разная степень влияния одинаковых мотивов на различных людей

Причины, которые не побуждают сотрудника к эффективной работе:
1. Чрезмерное вмешательство со стороны непосредственного руководителя
2. Отсутствие организационной и психологической поддержки
3. Недостаток необходимой информации
4. Отсутствие обратной связи о результатах своего труда
5. Неэффективное решение руководителем служебных проблем работника
6. Некорректность оценки подчиненного руководителем

Общие принципы работы, которая является мощным мотивационным фактором:
1. Целостность результатов работы
2. Важность работы для конкретного работника
3. Автономия работы (свобода и независимость сотрудника)
4. Обратная связь о качестве работы
5. Справедливое вознаграждение

Казначевская Г. Б. Менеджмент : учебник / Г. Б. Казначевская. — Москва : КноРус, 2021. — 240 с. — (Среднее профессиональное образование). — URL: https://www.book.ru. — Режим доступа: по подписке.
Глава 6

На деятельность организации оказывают влияние многочисленные факторы внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной степенью вероятности не всегда удается. Планы не всегда выполняются, так как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности.

Содержание контроля
Сбор информации
Обработка информации
Анализ информации
Сравнение полученных результатов с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ этих отклонений
Разработка мероприятий по достижению целей

Финансовый контроль
осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны

Административный контроль
осуществляется контроль за соответствием хозяйственных результатов, показателям запланированным в текущем бюджете; призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа:
Выработка стандартов и критериев
Сопоставление с ними реальных результатов
Принятие необходимых корректирующих действий