Комитеты. ACCA F1. Урок 5

Структура урока
СТРАНИЦА

Природа и цель комитета
Комитет – это группа людей, которые формально назначены выполнять какую-либо конкретную функцию сообща
В целом, цель комитета в крупных организациях – сближать представителей из разных отделов организации. Члены комитета таким образом представляют череду различных интересов и точек зрения
Сближая лиц из различных департаментов, или с разными интересами, комитет может обсуждать проблемы, которые влияют на все департаменты, или интересы, с целью достичь согласия или консенсуса
Некоторые комитеты представляют собой некоторое количество различных формирований и состоят из членов, которые собраны из числа структур, у которых есть интерес в делах, за которые отвечает комитет
СТРАНИЦА

Типы комитетов
Комитеты образованы с определенной целью. Например в коммерческих организациях:
Комитет по бюджету: организует ежегодный бюджетный процесс. Его члены – менеджеры из различных подразделений или департаментов организации
Комитет по управлению рисками: рассматривает систему управления рисками в пределах организации или обсуждает риски, которые угрожают организации. Его члены- менеджеры всех отделов организации, которые подвержены риску.
Исполнительный комитет по вопросам охраны труда и безопасности
Комитеты могут быть образованы для рассмотрения развития межведомственных проектов. Например отвечают за надзор за проектом, чтобы улучшить достижения в информационных системах/ системах информационных технологий (информационные или IT- системы, компьютерные системы). Такие обязанности могут быть у Руководящего комитета проекта, который включает сотрудников из IT департамента и сотрудников департаментов – пользователей новых систем.
СТРАНИЦА

Виды комитетов
Комитеты могут работать на постоянной основе с обязанностью отслеживать отдельные процессы, которые случаются через частые периоды времени
Действующие на постоянной основе комитеты иногда называют «постоянные комитеты». Примеры постоянных комитетов: комитет по бюджетированию или комитет по управлению рисками.
Некоторые комитеты образуются для определенных целей, таких как рассмотрение отдельных проблем и подготовка отчета. Комитет распускается, когда работа выполнена. Примеры временных комитетов: комитет по руководству проектом, который осуществляет надзор за крупномасштабным развитием проекта.
СТРАНИЦА

Комитеты и ответственность руководства
Комитеты обычно нужны для изучения проблем или надзором за новыми направлениями. Они могут понадобиться чтобы готовить отчеты и делать рекомендации для органа, принимающего решения. Например, комитет по бюджетированию делает рекомендации для совета директоров.
Время от времени комитет может быть наделен полномочиями принятия решений, но это рискованно. Тогда принятие решений может быть медленным и плохим по качеству, т.к. комитет часто ищет решения, которое удовлетворит всех его членов, в то время как это решения может быть не лучшим для организации.
Термин «управление комитета» иногда используется для обозначения низкого качества консенсуса или устаревшего метода принятия решений комитетом.
СТРАНИЦА

Преимущества и недостатки комитетов
Преимущества комитетов следующие:
Поощряют взаимодействие в пределах организации, сплачивая представителей различных департаментов
Они могут предоставить хорошо обдуманный совет совету директоров
Комитеты- способ передачи информации и способ делиться информацией
Когда комитет достигает соглашения, это представляет собой консенсус взглядов различных департаментов с различными интересами в пределах организации. Комитеты служат для того чтобы сплачивать группы с разными интересами с целью достичь общего соглашения
Комитеты полезны для достижения согласия по вопросам политики компании
Использование комитетов хорошо для политики компании, т.к. представители разных групп интересов могут быть включены в комитет
Члены комитета передают знание другим членам компании (коммуникация)
СТРАНИЦА

Недостатки комитетов
Они могут стать очагом конфликтов, когда различные представители комитетов имеют разные взгляды
Комитеты не могут собираться на постоянные сессии – неэффективный способ воплощения планов и контроля
Комитеты могут не договориться, особенно если они плохо управляются председателем. Каждый захочет высказать свое мнение – принятие решений очень медленное.
Они могут превратиться в «говорильню», когда люди обмениваются мнениями, но не достигают соглашения (особенно когда много членов)
Проблемы при наделении полномочиями принятия решений. Ни один из членов комитета не отвечает за принятие решения, и никто не хочет брать на себя вину, если дела пойдут плохо
СТРАНИЦА

Роль председателя комитета
Председатель комитета ответственен за достижение целей комитета. Таким образом председатель комитета должен быть уверен что комитет:
Достигает соглашения по плану действий, если это причина создания комитета. ( комитет по бюджетированию – создает план по бюджету на следующий финансовый год)
Достигает соглашения по рекомендациям, если цель комитета – изучение проблем и выработка рекомендаций по тому, как должна быть решена проблема
Создает отчет, если его цель – отчитаться перед советом директоров
СТРАНИЦА

Функции председателя комитета
Председатель является лидером и представителем комитета
Организует даты заседаний
Проводит совещания комитетов
Он определяет повестку дня для каждой встречи, но и не забывает о прочих вопросах, которые не были включены в повестку дня (менее важные вопросы).
Он отвечает за то, чтобы каждый член комитета был обеспечен информацией, которая нужна для обсуждений на заседаниях
Где необходимо он может быть вовлечен в дискуссии, чтобы заменить членов комитета, снять с должности или назначить новых членов комитета
Он ответственен за то, чтобы действия, одобренные комитетом, были верно воплощены в жизнь
СТРАНИЦА

Председатель комитета
Главная функция председателя комитета – вести встречи комитета. Чтобы исполнять эту функцию надлежащим образом председатель должен:
Поощрять каждого члена комитета делать вклад в дискуссии на встречах комитета и выражать свое мнение
Отводить достаточное время на встречах на обсуждение каждого вопроса
Позаботиться о том, чтобы встречи не превратились в «говорильню», где долгие дискуссии ни к чему не приводят
Позаботиться о том, чтобы заседания комитета были завершены в отведенное на то время
Стараться достичь консенсуса: председатель должен определить, когда консенсус достигнут
Когда комитет не может достичь согласия по какому-либо вопросу, председатель должен предложить проголосовать по какому-либо решению и объявить результаты голосования
Объявить решения комитета и убедиться, что по этим решениям было достигнуто соглашение
СТРАНИЦА

Председатель комитета
Председатель также должен удостовериться, что если члену комитета было поручено сделать что-то до следующего заседания, необходимые шаги были предприняты. Чтобы удостовериться, что члены комитета выполняют то, что им поручили, используется протокол заседания.
СТРАНИЦА

Протокол заседаний комитета
Протокол заседания – это официальная запись дискуссии на заседании, в которой фиксируются решения, которые были достигнуты и действия, которые члены комитета должны предпринять
Протокол должен рассматривать поочередно каждый пункт повестки дня, и фиксировать записи дискуссии, соглашений и действий для каждого пункта повестки
Протокол предшествующего заседания должен быть представлен на следующей встрече. Председатель подписывает протокол и он становится официальным документом
СТРАНИЦА

Протокол заседания
После обсуждения протокола предыдущей встречи, председатель должен рассмотреть все вопросы, вытекающие из этого протокола. Вопросы могут включать:
Введение в курс дела членов комитета об обстоятельствах, которые случились с предыдущего заседания
Где протокол включает в себя поручения различным членам комитета, проверить какие действия были предприняты и какие результаты были достигнуты
СТРАНИЦА

Роль секретаря комитета
В каждом комитете должен быть секретарь. Этот термин не нужно путать с ассистентом департамента или личным помощником. Секретарь комитета обычно опытный и важный управленец.
СТРАНИЦА

Роль секретаря комитета
Роль секретаря комитета – оказывать административную поддержку председателю комитета. У секретаря комитета обычно следующие задачи:
Готовить документы для каждого заседания (копия повестки дня, копия протокола предыдущего заседания)
Обеспечить, чтобы у всех членов комитета были на руках эти документы
Подготовить место проведения заседания
Протоколировать заседание
Хранить протоколы заседаний в книге протоколов (журнал заседаний)
Исполнять поручения председателя
Исполнять поручения членов комитета
СТРАНИЦА