Краткий обзор возможностей MS SharePoint

План презентации
Что такое портал?
Преимущества единой платформы
Подход к выбору сценария использования портала
Сценарии и функциональность

Портал – приложение, позволяющее консолидировать корпоративную информацию и автоматизировать организационные процессы.
Портал – это единая, персонализированная точка доступа к значимой информации, бизнес-процессам и людям.
Что такое портал?

Преимущества единой платформы
ECM
Workflow
RM
BI
Portal
Search
WCM
Wiki
Blogs
Единая платформа SharePoint

Подход к выбору сценария

«Горизонтальные» сценарии:
Корпоративный портал
Бизнес-анализ
Документооборот
Архив документов
Поисковая система
«Вертикальные» сценарии:
Управление продажами
HR-портал
Маркетинговый портал
Портал для работы с партнерами
HelpDesk
База знаний
Внешний сайт компании
…
Сценарии использования SharePoint

Сотрудники не знают о достижениях компании
Сотрудники одних отделов не знают, чем занимаются сотрудники других отделов
Сотруднику трудно найти информацию, необходимую для работы
Отсутствуют неформальные инструменты для общения сотрудников (форумы, блоги)
Одна и та же информация находится в разных источниках
В компании ведется одновременно несколько проектов
Каждому сотруднику нужна своя рабочая веб-область
Каждому департаменту нужна своя страница
Корпоративный портал: потребности

Личные страницы сотрудников и подразделений
Профиль сотрудника (фото, интересы, теги)
Создание библиотек фото- и видеоконтента
Публикация новостей
Быстрое создание форумов и опросов
Интерактивная оргструктура
Легкое редактирование сайтов, включая темы и оформление с помощью интерфейса «ленты»
Система подписки и оповещений о появлении новых документов
Календари, синхронизируемые с Outlook
Рабочие области проектов
Корпоративный портал: решение

Необходимо принимать решения на базе информации внутри компании (продажи, маркетинг)
Много времени уходит на создание отчетов по запросам пользователей
Имеются сложности с получением актуальной информации
Имеется несколько информационных систем, каждая из которых имеет свою отчетность
Имеются региональные офисы и сложность в получении информации от них
Трудно отследить тренды увеличения или снижения продаж
Отсутствуют заданные показатели для работы каждого подразделения
Бизнес-анализ: потребности

Личный кабинет директора: все данные на одной странице
Актуальность информации в любой момент времени
Точность и скорость сбора данных
Отслеживание зависимости разных показателей
MS Excel – выгрузка данных, построение отчетов, публикация на портале
MS Visio – индикаторы продаж по сотрудникам, публикация на портале
Работа с отчетами в браузере
Изменение параметров отчетов «на лету»
Интерактивные индикаторы
Бизнес-анализ: решение

Необходимо вести работу с договорной документацией
Необходимо регистрировать входящую/исходящую корреспонденцию
Большая часть документов требует согласования
Процесс согласования договора изменяется в зависимости от суммы или типа
Над подготовкой одного документа работают несколько человек
Имеются обязательства по срокам подготовки документов
Большая часть документов готовится на основе шаблонов
Трудно быстро поднять все документы трехлетней давности по какому-либо клиенту
Потеря документов может нанести материальный ущерб компании
Документооборот: потребности

Мониторинг процессов согласования
Автоматические уведомления участников согласования
Хранение истории согласования
Структурированное хранилище (карточки документа)
Версионность документов
Наборы документов
Использование Office в качестве клиента
Использование готовых шаблонов (договор с клиентом, соглашение)
Автозаполнение однотипных данных
Поиск по классификаторам, по облаку тегов (по клиенту, по городу, по сумме)
Настройка правил архивации и сроков хранения
Документооборот: решение

Большой объем информации, по которой нужно осуществлять поиск
Информация содержится в различных источниках – сетевые папки, электронная почта, различные информационные системы
У сотрудников уходит много времени на поиск информации
Нет единой поисковой системы
Поиск ведется вручную, перебором информации
Поисковая система: потребности

Простой интерфейс поиска, как «в Интернете»
Поиск не только по данным портала
Предварительный просмотр документов
Подсказки для поиска
Визуальные наиболее подходящие элементы
Контекстный поиск
Уточнение результатов поиска (навигаторы)
Индикатор присутствия в реальном времени
Поисковая система: решение

Отсутствует единое хранилище документации по клиентам
Не контролируется исполнение поручений
Отсутствуют формальные критерии поощрения сотрудников или взыскания с них
Необходимо хранить всю документацию по работе с клиентами
Нужно согласовывать документы между сотрудниками
Есть потребность в контроле заданий и поручений
Необходимо анализировать продажи и строить отчетность
Управление продажами: потребности

Типовые процессы подготовки документов для клиентов
Управление задачами
Хранение истории общения с клиентами
Быстрый сбор отчетности
Dashboard эффективности работы каждого сотрудника
Электронный архив документов по клиентам и партнерам
Карточки документов и клиентов
Задачи, уведомления, напоминания
Аналитика в Excel и Visio
Публикация отчетов на портале
Управление продажами: решение

Отсутствует формальный процесс найма персонала
Отсутствует актуальная информация об открытых вакансиях
Имеется большое количество рутинных кадровых задач
Кадровый документооборот не автоматизирован
Отсутствует формальный процесс обучения персонала
Отсутствует актуальная информация о тренингах
Не поставлен процесс оценки эффективности работы
Отсутствует единая база по сотрудникам
HR-портал: потребности

HR-портал: решение
Взаимодействие HR и сотрудников (заявки, опросы)
Единая база сотрудников
Отображение данных из других систем
Постановка целей и обучение
Формы для заполнения заявок
Публикация анонсов и новостей
Опросы и форумы
KPI для постановки целей

Лицензии: Enterprise, Standard and Foundation
Excel Services
Performance
Point Services
Visio Services
InfoPath Forms Services
Индикаторы – «приборные панели»
Право на использование FAST
Портал
Управление документами
Социальные сети
Управление веб-контентом
Поиск
Управление архивом
Списки и библиотеки
Готовые веб-части
Управление правами доступа
Business Connectivity Services
Блоги, вики
SharePoint Designer
Enterprise Полноценные интеграционные сценарии
Standard
Портал компании и документооборот
Foundation
Базовый
портал