Логическое построение документов. (Тема 5)

Три логических элемента построения документов
Введение
1
Доказательство
2
Заключение
3
4

Введение
Во введении излагаются причины и непосредственный повод для составления служебного документа.
В этой части нередко делают ссылки на другие, ранее полученные документы, послужившие основанием для создания документа.

Введение

Доказательство
Доказательство содержит изложение существа вопроса.
Сюда же включаются ссылки на законодательство, а также цифровые и другие материалы, обосновывающие правильность излагаемого вопроса.
Сложное доказательство обычно завершается выводом.
Доказательства должны убедить адресат в необходимости удовлетворения ходатайства, просьбы или требования.

Доказательство
Выводы не являются отдельным логическим элементом, так как они примыкают к доказательству и неотделимы от него.

Доказательство

Заключение
Заключение – главная логическая составная часть, в которой формулируется основная цель документа, его ведущая мысль, просьба, предложение, согласие, отказ.
Заключение в служебном документе обязательно.

Заключение

Заключение
По характеру содержания заключения неодинаковы. Они делятся:
Активное заключение точно указывает, какое действие должен произвести адресат;
Пассивные (описательные). Цель пассивного заключения – уведомить адресат о каком-либо факте, обстоятельстве и т.д.

Активное заключение
прямое
косвенное
В служебной переписке лучше пользоваться активными
заключениями, имеющими более определенную форму.

Заключение
В зависимости от содержания документа в тексте применяется прямой или обратный порядок расположения логических элементов.
В первом случае (прямом порядке) за введением следуют доказательство и заключение.
При обратном порядке вначале излагается заключение, за ним – доказательство. Введения в таких документах нет.

Обратный порядок расположения логических элементов в документе
В обратном порядке излагают несложные документы.
Им следует пользоваться как можно реже. Дело в том, что в заключении, если оно становится на первое место, надо излагать всю сущность вопроса и в последующей части текста дать полностью его обоснование. Иначе документ становится непонятным и читать его приходится в обратном направлении (снизу вверх).
Написать же заключение так, чтобы в нем была полностью раскрыта цель составления документа, довольно трудно.

Прямой порядок расположения логических элементов в документе
Прямой порядок расположения логических элементов более приемлем, особенно для подготовки больших по объему документов.
Этого метода изложения должны придерживаться составители документации в вышестоящие и равные по положению организации, предприятия и учреждения.
Тон документа должен быть корректным, стиль документа сугубо деловым

Выводы:
Деление текста на логические элементы является условным приемом, который помогает выработать план документа и последовательно изложить содержание.
Нет надобности искусственно вводить в текстовую часть все три элемента, так как это приводит к созданию необоснованно объемных документов.