Общий отдел: делопроизводство, статистика, архив

Содержание
Функции отдела
Делопроизводство
Делопроизводство. Статистика
Архив
Архив в цифрах
Архив в цифрах. Папки.
Архив в цифрах. Полисы.
Архив. Статистика
Архив. Фото 1.
Архив. Фото 2.
Архив. Фото 3.
Архив. Фото 4.
Архив. Фото 5.
Курьерская служба
Проблемы
Достижения
Литература

Функции отдела
Делопроизводство – организация документооборота компании.
Архив – учет и хранение документов компании, обработка запросов.
Курьерская служба – организация доставки документов по Москве.
Секретариат – организация приема посетителей на главном входе в офисе на Нагорном и Гашека.

Делопроизводство
Делопроизводство – организация документооборота компании.
Регистрация документов – поступивших, отправленных, служебных записок, приказов и распоряжений.
Сортировка и распределение документов по подразделениям.
Организация ознакомления ответственных лиц с приказами и распоряжениями.
Контроль за исполнением распоряжений ФССН и РСА.
Сотрудники общего отдела ежедневно обрабатывают более 220 документов. Эта цифра непрерывно увеличивается. Еще в 2004 году ежедневный объем в среднем составлял только 145 документов.

Делопроизводство. Статистика
Динамика объема документооборота в 2014-2015 гг.
36 562
55 272

Архив
Архив – учет и хранение документов компании, обработка запросов.
В архиве хранятся дела временного и постоянного хранения с 1993 года по настоящее время.
В архиве работают 19 сотрудников, которые занимаются систематизацией полисов (бордеро) по учетным номерам, обработкой запросов и организуют хранение других документов компании.

Архив в цифрах
Документы, хранящиеся в архиве:
Полисы (бордеро) и прилагаемые к ним документы – 5 млн. полисов (около 25 млн. документов)
А также:
Страхование имущества – 11 500 папок
Страхование в туризме – 7 000 папок
Бухгалтерские документы – 5 027 папок.
Документы по ДМС – 900 папок
Кадровые документы – 127 папок
Итого: 24 554 папки

Архив в цифрах. Папки.
Если сложить все хранящиеся в архиве папки (не считая полисов) в одну стопку, то получится башня высотой
1 964 метра, что сопоставимо с суммарной высотой 36 Пизанских башен или 4-х Останкинских.
36 Пизанских башен = 4 Останкинских башни = Наш архив

Архив в цифрах. Полисы.
Если сложить все хранящиеся в архиве полисы в одну стопку, то получится башня высотой около 3 000 метров, что сопоставимо с высотой 6 Останкинских башен (или 55 Пизанских).
6 Останкинских башен = Наши полисы
=

Архив. Статистика
Ежедневно в архив поступает
около 10 тысяч новых полисов (бордеро) из центрального офиса, филиалов Москвы и Подмосковья
около 50 запросов на полисы и бордеро (поиск, копирование, сканирование)*
около 20 запросов по бухгалтерским документам, выплатным делам имущества (поиск, копирование, сканирование)
* На поиск одного полиса иногда уходит до двух часов, т.к. в архив полисы поступают не всегда вовремя и не точно указаны учетные номера и т.д., по независящем от сотрудников архива причинам.

Архив. Фото 1.

Архив. Фото 2.

Архив. Фото 3.

Архив. Фото 4.

Архив. Фото 5.

Курьерская служба
Курьерская служба обеспечивает доставку важных документов по Москве.
Курьерская служба обеспечивает нужды офисов на Нагорном, Гашека, Новинском, Спиридоновке.
Ежедневно курьерами общего отдела доставляется 30 пакетов по разным адресам Москвы.

Проблемы
Несмотря на все успехи работы отдела, существуют у нас и проблемы, к основным из которых относятся:
Нехватка персонала
Нехватка площадей
Отсутствие современного оборудования, обеспечивающего обработку и хранение таких объемов документов.
Мы надеемся, что в 2006 году хотя бы часть из этих проблем будет решена.

Проблемы

Достижения
К основным достижениям 2005-2006 года можно отнести следующие:
Компьютеризация отдела;
Внедрение системы электронного документооборота (регистрация документов, поиск, контроль за исполнением документов, электронное ознакомление с документами);
Повышение эффективности работы отдела;
Повышение исполнительской дисциплины.