ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Понятие делового письма
Деловое (или служебное) письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Классификация писем по некоторым основаниям

Правила оформления делового письма
Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном федеральными органами власти..
Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Правила оформления делового письма
деловое письмо подписывается руководителем организации, его заместителями или иными должностными лицами, если им это право предоставлено руководителем;
письмо должно быть посвящено одному вопросу, в нем могут рассматриваться два и более вопросов, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;

Правила оформления делового письма
письмо не должно быть большим по объему (большинство писем - до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста);
на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть обязательно дан ответ;

Правила оформления делового письма
деловое письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без исправлений; содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем, содержать аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы, излагаться кратко и логически последовательно;
деловое письмо должно содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Макет делового письма
Бланк письма включает следующие обязательные реквизиты: 01 (02 или 03),
04, 05, 06, 08, 09.
Ограничительные метки для верхних зон расположения реквизитов: 11, 12, 13, 15, 18, 20, 22, 27.

Виды деловых писем
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, планов, программ, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части

Виды деловых писем

Виды деловых писем
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Виды деловых писем
Оплату гарантируем

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ЗАПРОС - деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Виды деловых писем

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ПРОСЬБА - деловое письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.

Виды деловых писем
Просим Вас

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ - деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п.

Виды деловых писем
Предлагаем Вам

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ОТВЕТ - деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос, заявку или предложение.

Виды деловых писем
Ответ в форме отказа

Виды деловых писем
Пример оформления письма-ответа на жалобу

Виды деловых писем
ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ - деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Виды деловых писем
Сообщаем

Виды деловых писем
ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера

Виды деловых писем
ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ - деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ - деловое письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ - деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т. п.

Виды деловых писем
Приглашаем Вас

Виды деловых писем
РЕКЛАМНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, предлагающее товары или услуги, cmимулирующее интерес к товару и желание его приобрести

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ЗАПРОС - коммерческий документ, оформляемый как письмо, являющееся обращением покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг).

Виды деловых писем
ПРЕДЛОЖЕНИЕ(ОФЕРТА) - письмо, направляемое продавцом (импортером) покупателю (экспортеру) с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий.