Организация хранения документов

Тема дипломной работы:
«Организация хранения документов в делопроизводстве (на материалах Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края)»

Цель дипломной работы:
проанализировать особенности организации хранения документов в делопроизводстве Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края

Задачи:
четко определить понятие оперативного хранения документов;
описать современные средства оперативного хранения;
выяснить каким образом обеспечивается сохранность документов в структурных подразделениях;
изучить основные требования к хранению документов в организации;
провести анализ организации хранения документов в конкретной организации.

Методы научного исследования

Оперативное хранение документов – хранение дел с момента заведения и до передачи в архив организации

Номенклатура дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

Формирование дел осуществляется:
Централизовано, т. е. только службой ДОУ
Децентрализовано, т. е. всеми структурными подразделениями организации

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования

Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края (Инспекция)
Является территориальным органом Федеральной налоговой службы
Местонахождение и юридический адрес Инспекции: 656056 г. Барнаул, ул. М. Горького, 36
Руководство деятельностью Инспекции осуществляет руководитель Инспекции – Жигалов Владимир Дмитриевич

Организация документов в делопроизводстве Инспекции -совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учёт, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Инспекции.

Дела Инспекции формируются, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях Инспекции.

Номенклатура дел Инспекции составляется на основе Положения об Инспекции, его структуры, штатного расписания, перечня типовых документов, перечня документов, образующихся в деятельности налоговых органов, с указанием сроков их хранения, а также анализа видов, состава и содержания документации Инспекции

Персональную ответственность за сохранность документов несут начальники структурных подразделений Инспекции

Современные средства оперативного хранения документов

В результате проведенного исследования мною были отмечены следующие недостатки в Инспекции:
отсутствие электронного варианта номенклатуры дел
документы, полученные по электронной почте не систематизированы
создание электронной базы находится на начальном этапе

В заключение данной работы можно сделать следующие выводы:
Во-первых, оперативное хранение документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов
Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним
В-третьих, порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях предотвращает несанкционированный доступ пользователей к документам
В-четвертых, основные требования к хранению документов в организации обеспечивают технология хранения и защиты информации от преждевременных разрушений