Организационные формы делопроизводства

Выбор формы ведения делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения и объема документооборота
Существует три формы организации делопроизводства:
1. Централизованная. Документооборот маленький , поэтому все работы по делопроизводству выполняет 1 человек или одно подразделение.
Достоинства:
-освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами
-высокий уровень качества обработки документов
-полная и равномерная загрузка работников.

2. Децентрализованная. Применяется при среднем документообороте.
Делопроизводство ведет каждое подразделение отдельно (самостоятельно).
3. Смешанная. Применяется при большом документообороте. При данной
форме часть работ выполняется одним отделом, а все остальные виды
работ выполняют структурные подразделения.
Достоинства:
-полная механизация работы с документами
-рациональное использование технических средств.

Структура документационного обеспечения
управления
Документационное обеспечение управления неоднородно, что обусловлено, с одной стороны, спецификой деятельности по созданию документов и работе с ними, а с другой
стороны, неоднородностью и спецификой элементов
содержания объекта обеспечения - управления и
управленческой деятельности. Неоднородность документационного обеспечения управления находит свое выражение в его структуре, в частности, в его взаимосвязанных друг с другом направлениях и видах. Собственная неоднородность и
специфика элементов документационного обеспечения управления обуславливают выделение в нем двух направлений:
Документирование управленческой деятельности;
Организация работы с управленческими документами.

структура ДОУ

Организация работы с управленческими документами имеет своей целью упорядочение этих документов и работы с ними. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 она определяется как организация документооборота, хранения и использования управленческих документов в текущей деятельности государственного органа, учреждения. В более широком плане она рассматривается как управление документацией и персоналом, несущим ответственность за работу с документами. Основанием для такой трактовки организации работы с документами является то, что делопроизводственная деятельность является составной частью управленческой деятельности. С этих позиций документационное обеспечение управления представляет собой единство следующих двух направлений:
- документирование управленческой деятельности;
- управление делопроизводственнолй деятельностью.

Служба документационного обеспечения
управления
можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:
Структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
Требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
Существующие делопроизводительные традиции.
Для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития ДОУ, например: служба (отдел) управления документацией (документами), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств.

Основные задачи службы ДОУ
Совершенствование форм и методов работы с документами;
Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
Сокращение документооборота;
Унификация форм документов.

Функции службы ДОУ
К технологическим функциям следует отнести: -осуществление первоначальной обработки входящих документов; -регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; -ведение информационно-справочной работы по документам организации; -машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); -копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; -разработка и проектирование бланков документов; -подготовка документов к отправке.
Организационные функции: -подготовка к докладу руководству поступающих документов; -организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; -регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; -организация хранения документов в структурных подразделениях; -организация работы архива в соответствии с правилами, инстпукциями и методическими рекомендациями Росархива; -повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива; -организация делопроизводства по обращениям граждан; -разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с докумнтами.

к контрольным функциям относят: -контроль за правильностью оформления документов, предостовляемых на подпись к руководству; -контроль за сроками исполнения документов; -осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; -организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; -обобшение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; -обеспечение хранение дел и оперативного использования документной информации.
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают: -разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делороизводства организации; -проведение экспертизы научной и практической ценности документов; -проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводительной службы.