Организация и контроль текущей деятельности работников службы приема

Производство расчетов с гостем.
При выезде из Гостиницы Гость производит окончательный расчет за предоставленные основные и дополнительные услуги, и сдает ключ от номера администратору службы приема и размещения.
Расчетами с клиентами занимается кассир. В своей работе он пользуется следующим оборудованием: компьютером, который, как правило, является и кассовым аппаратом; POS-терминалом (для различных операций с кредитными картами); принтером (для распечатки и получения счетов); импринтером (для получения реквизитов кредитных карт клиентов); специальным отсеком для хранения денег; ваучером-каталогом с ячейками для хранения счетов и других платежных документов; боксом для хранения печатей, штампов; телефонным аппаратом и т. д.

Функции кассира:
выполнение денежных операций (осуществление безналичных и наличных расчетов, прием и выдача денежных средств, работа с платежными картами);
ведение учета наличия денежных средств (ежедневно в конце рабочего дня кассир должен сверять остаток средств в кассе);
ведение кассовой отчетности, оформление кассовой документации;
составление описи недействительных купюр;
работа с весами;
выдача чеков;
инкассация денежных средств.

Виды платежей в гостинице:
1.наличные;
2.кредитная карта;
3.банковский перевод;
4.туристический ваучер;
5.личная расписка.
Расчет производится за проживание, дополнительные платные услуги и телефонные переговоры.
Компьютер автоматически подсчитывает сумму за проживание, учитывая систему единого расчетного часа (check out time - 12.00), суммирует стоимость всех телефонных переговоров, учитывает все скидки за проживание и дополнительные платные услуги.

Кассиры службы приема и размещения в конце каждой смены сдают полученную от реализации услуг отеля выручку в бухгалтерию либо в центральную кассу. В их обязанности к тому же входит проверка чековых книжек, авторизация кредитных карт, проверка изменений и внесение поправок в счета гостей.
Кассир осуществляет обработку счетов, начисления платежей за проживание и оказанные услуги. Перед отъездом гостей он проверяет и подготавливает их счета, используя на компьютере одну из программ общей компьютерной программы Front office, которая называется "Расчет" (Check out).
При расчете за проживание играет роль количество прожитых суток, время заезда и выезда гостя. Плата за проживание в гостинице взимается по ценам, установленным исполнителем. Расчетный час – 12:00.

При выписке недостаточно назвать итоговую сумму. Необходимо проверить точность счета, просмотрев вместе с гостем все начисления на его счет за время пребывания в отеле. Следует всегда просить гостя проверить, верны ли начисленные суммы. Если была допущена ошибка, необходимо внести соответствующие изменения и принести извинения гостю.
Подтверждением правильности счета является подпись гостя на нем.

Составление алгоритма выписки гостей из гостиницы.
При выписке сотрудник или менеджер СПиР должен:
Поприветствовать гостя(Доброе утро/день/вечер/ночь), представиться, спросить: «Чем могу помочь?»
Уточняет номер комнаты и имя.
Просит ключ от номера.
Спрашивает гостя, как прошло проживание и пользовался ли он мини-баром.
Информирует гостя о начислениях.
При проживании в номере более 1 гостя необходимо уточнить о распределении счета.
Необходимо узнать, каким способом будет совершена оплата.
Необходимо получить денежные средства.
Необходимо подготовить выдачу финансово-отчетных документов.
Проговорить выдачу.
Предложить воспользоваться услугами гостиницы вновь.
Спросить: «Нужна ли помощь с багажом?»
Спросить: «Могу ли я еще чем-то Вам помочь?»
Попрощаться с гостем.

На карточке-счете гостя фиксируются все счета, выставляемые ему за пользование различными услугами гостиницы за время пребывания гостя в отеле. На основе этих данных при выписке гостю предъявляют к оплате счет, обычно включающий плату за проживание, завтрак (если он не включен), питание в ресторане (если не оплачено на месте), телефон, кабельное телевидение (платные каналы), дополнительные услуги.
Внести можно следующие изменения:
-Добавление платных дополнительных услуг
-Поправка в счете( при обнаружении ошибок)
-Внесение изменения даты отъезда
-Добавление особенных примечаний для гостя