Основы организационно-управленческой диагностики

Организационная диагностика
рассматривается как исследовательская деятельность, направленная на установление, анализ и оценку проблем развития и повышения эффективности системы менеджмента организации и выявление главных направлений их решений.

Диагностика является первым этапом процесса совершенствования управления, в результате которого определяются и формулируются задачи, подлежащие выполнению в ходе разработки и реализации комплекса конкретных мероприятий

Цель диагностики
— формирование общего представления о предприятии и определение направлений углубленных исследований.
Методика анализа ориентируется на выявление проблем и узких мест в системе управления.
Диагностика дает установление зависимостей между проблемами и позволяет ответить на вопрос: «С чего начать решение проблем?».

На основе диагностики
консультант
дает собственные рекомендации,
оказывает методическую помощь сотрудникам организации в решении проблем в виде
групповой работы,
деловой игры
аналитического семинара

Своеобразие диагностики
уже в начале исследования позволяет обнаружить проблемы и выбрать основные направления целесообразных углубленных обследований, наметить меры по совершенствованию управления и соответствующую программу действий;
по завершении всего комплекса исследований можно
проверить выдвинутую на начальном этапе диагностическую гипотезу,
сформировать окончательное мнение об имеющихся проблемах в области менеджмента
конкретизировать пути их решения с учетом особенностей данной организации и ее внешней среды.

информация может быть получена при обследовании
либо производственного процесса (если речь идет о производственном промышленном предприятии),
либо делового процесса функционирования компании: так, недостатки могут быть выявлены в виде отклонений от заданного качества, нарушений ритмичности и пр.

Возможные этапы диагностики
организуется коллективная диагностика в форме учебы руководителей предприятия, в ходе которой фиксируются основные проблемы в системе менеджмента,
исследуются другие источники информации,
проводится серия интервью с работниками, тесно связанными с выявленными проблемами.

Источники и пути получения фактических данных

Группы собираемой информации по степени доступности
информация «внутри» диагностируемого предприятия:
находится в тех документах, которые включены в документооборот предприятия;
«сидит» в головах сотрудников
(получить ее сложнее, т.к. сбор требует дополнительных навыков работы с персоналом)
Расходы денег и времени на сбор «внутренней» информации минимальны
информация из внешних источников данных
Получение информации может обойтись предприятию значительно дороже, что связано с
квалификацией и количеством привлекаемых работников,
стоимостью, назначаемой обладателями информационных ресурсов за свою информацию
другими факторами.

Источники получения информации для предварительного
диагностического исследования
Опубликованные материалы
Информация из других опубликованных источников
Внутренняя документация и отчеты клиента
Документация консультативного подразделения
Наблюдение за деятельностью организации и беседа с ключевыми людьми
Контакты с другими организациями

Опубликованные материалы
(изданы клиентом или другой заинтересованной организацией)
годовой отчет о финансах и производственной деятельности;
финансовые, статистические, торговые и таможенные отчеты правительственным органам, торговым ассоциациям и кредитным организациям;
экономические обзоры;
рекламные материалы для сбыта (каталоги, рекламные проспекты)
сообщения для печати

Информация из других опубликованных источников:
условия и тенденции в отрасли экономики, в которой работает клиент, включая технологические разработки;
статистика торговли и отчеты;
правила, которые должен соблюдать клиент;
управленческая практика;
трудовые отношения между администрацией и профсоюзами

Внутренняя документация и отчеты клиента
информация о его ресурсах, целях, планах и эффективности работы;
информация о предприятии и применяемом на нем оборудовании;
отчеты руководству по финансовым результатам и стоимости операций, услуг и изделий;
показатели производства;
статистика по сбыту и движению материалов;
оценка персонала.

Документация консультативного подразделения
информация о клиенте, если он обратился туда не впервые;
информация об аналогичных организациях

Наблюдение за деятельностью организации и беседа с ключевыми людьми:
посещение служебных помещений клиента;
наблюдение людей в работе и выслушивание их взглядов, забот и предложений.

Контакты с другими организациями:
профсоюзами,
ассоциациями потребителей,
отраслевыми научно-исследовательскими и учебными учреждениями
управленческими ассоциациями.

Пути получения фактических данных
Поиск информации по существующим записям, характеризующим деятельность организации.
Специальные записи (в случае ненадежности существующих).
Наблюдение (проводится обычно за группами, а не отдельными лицами).
Специальные отчеты (изложение мыслей по определенным аспектам проблемы организации, предложения).
Вопросники

Беседа (наиболее распространенный метод при консультировании по вопросам управления).
Проведение диагностических интервью.
Встречи с сотрудниками организации для сбора данных.
Обзоры отношений служащих (с помощью наблюдения, опроса, беседы; методы социометрических исследований; методы изучения мотивации).
Оценки (в случае отсутствия доказанных фактов или невозможности их получения по какой-либо причине).

Диагностика затрагивает все подсистемы организации
маркетинг,
производство,
финансы,
рекламу,
кадры

Диагностика начинается и проводится в полном объеме как целевая деятельность консультанта, а затем осуществляется в режиме постоянного мониторинга, который отслеживает текущие изменения в организации по сравнению с начальным ее положением.
Этап диагностики может быть самодостаточным — в том случае, когда консультант предоставляет клиенту свой взгляд «со стороны» на состояние дел в организации, и клиент дальше самостоятельно использует полученную им информацию

Диагностика состояния организации включает:
выявление и структуризацию существующих и потенциальных проблем организации;
выявление текущих возможностей и скрытых резервов организации

Основные диагностируемые аспекты компании
финансово-экономический (структура финансовых потоков, структура затрат и прибылей, положение на рынке и т.д.);
организационно-производственный (система бизнес-процессов, функционально-организационная структура, структура и состояние технологий производства);
социально-психологический (психологический климат в организации, корпоративная культура, система стимулирования и мотивации, степень готовности персонала к проведению преобразований и т.д.).

Этапы диагностики
Консультант знакомится с организацией, получает информацию, которая в дальнейшем становится отправной точкой для выработки комплекса решений и комплекса мер воздействия на организацию, поэтому диагностика проводится комплексно по всем аспектам;
Клиент получает «взгляд со стороны» на собственную организацию, его представления о природе и взаимосвязях организационных проблем углубляются и приобретают систематичность;
Идет процесс взаимного знакомства и «притирки» консультанта и клиента;
консультант делает первоначальные «прикидки», какие методы он будет применять в работе с организацией и каким образом;
Начинается поиск «агентов преобразования» в организации — факторов, людей которые максимально влияют на организационные процессы и которые можно использовать для процесса организационных преобразований;
В этот же момент начинает формироваться так называемая «команда проекта» команда людей, призванных помогать как консультанту в его работе (предоставлять информацию, обсуждать проблемы, согласовывать единую точку зрения и единый подход), так и своей организации — быть «проводниками» нового понимания, новых идей, технологий, взаимоотношений внутри компании;
Сглаживать возможные возникающие негативные реакции на проводимые преобразования

Результат диагностики
Аналитическое заключение, включающее:
– содержательную формулировку и описание (сущность, причины, место возникновения, глубина, актуальность) значимых проблем, иерархию (дерево) проблем, взаимовлияния проблем;
– содержательную формулировку и описание возможностей и сильных сторон организации, их влияние и ориентировочные пути использования;
– системно-целостную картину состояния организации, которая является основой для разработки вариантов и принятия управленческих решений, с целью комплексного решения проблем и использования возможностей организации
Новое, более глубокое осознание состояния организации ее персоналом, и, в первую очередь, руководящими работниками и командой проекта.

Алгоритм диагностического обследования
Предварительное интервьюирование руководства фирмы.
Подготовка сотрудников к восприятию идей рационализации и участию в работе по разрешению проблемы.
Анализ итогов предварительного интервью, подготовка к анкетированию и интервьюированию сотрудников.
Анкетирование.
Детальное интервьюирование.
Предварительный анализ собранной информации и сбор недостающих материалов.
Углубленный анализ диагностической информации, выработка и сопоставление предложений по разрешению проблемы.