PARTS OF A BUSINESS LETTER

HEADING OR LETTERHEAD
Шапка письма
ОБЫЧНО КОМПАНИИ ИСПОЛЬЗУЮТ ПОЧТОВУЮ БУМАГУ С НАПЕЧАТАННЫМ НА НЕЙ СВОИМ АДРЕСОМ, НОМЕР(А) ТЕЛЕФОНА, ИМЯ СЛУЖАЩЕГО ИЛИ ЛИЦА, С КОТОРЫМ ВЕДЕТСЯ ПЕРЕПИСКА.
ЕСЛИ НА БЛАНКЕ НЕТ НАПЕЧАТАННОГО АДРЕСА ОТПРАВИТЕЛЯ, ТО ОН РАСПОЛАГАЕТСЯ В ВЕРХНЕМ ПРАВОМ УГЛУ ПИСЬМА ИЛИ ПОСЕРЕДИНЕ .
СОСТОИТ ИЗ НАЗВАНИЯ КОМПАНИИ, АДРЕСА, ТЕЛЕФОННЫХ НОМЕРОВ , ЭЛЕКТРОННОГО АДРЕСА
Capital Supplies
8995 Camden Rd. • Williamsburg, WI 63094

DATELINE
Дата
April 17 20__
April 17, 20__
17 April 20__
17th April 20__
Более распространенный
вариант

INSIDE ADDRESS
Адрес получателя
Mr. Alfred McKenna, Treasurer
Finance and Accounting Department
Warren, Hanson & Associates
459 Third Avenue
New York, New York 10017
USA
Имя, фамилия, должность
Отдел компании (если есть)
Название компании
Номер дома, название улицы
Город, штат (провинция, край и т.д.) индекс
Страна

Если нужно адресовать письмо нескольким людям в компании, их имена записывают в алфавитном порядке, каждая фамилия должна располагаться на отдельной строке.
Ms. Joan Sample
Mr. Norm Zuefle
INSIDE ADDRESS

INSIDE ADDRESS
номер комнаты в гостинице (suite или room) или квартиры (Apt. / Flat) указывается после названия улицы, данные располагаются на одной строке, разделяются запятой.
Если необходимо указать и название улицы и номер абонентского ящика:
6571 Duluth, Suite 407
Michigan City, Michigan 49254
973 West Ontario, Apt. 14
Miami, Florida 33139
STREET ADDRESSES AND P.O. BOX NUMBERS - УЛИЦЫ И АБОНЕНТСКИЕ ЯЩИКИ
Ace Hardware
260 Central Avenue
P.O. Box 117
Rosemont, Illinois 60018
Ace Hardware
P.O. Box 117
260 Central Avenue
Rosemont, Illinois 60018

INSIDE ADDRESS
Если в названии улицы есть цифра, то 1-10 прописываются словами, цифры больше 10 – цифрами.
Необходимо поставить дефис между номером дома и названием улицы, если в ее состав входит цифра.
STREET ADDRESSES AND P.O. BOX NUMBERS - УЛИЦЫ И АБОНЕНТСКИЕ ЯЩИКИ
Sixth Avenue
33rd Street
1435 – 33rd Street

REFERENCE LINES
ссылки
ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ДЛЯ ПРИВЛЕЧЕНИЯ ВНИМАНИЯ К ТЕМЕ ПИСЬМА ИЛИ, ЧТОБЫ ВЫДЕЛИТЬ КОМУ КОНКРЕТНО АДРЕСОВАНО ПИСЬМО В КОМПАНИИ
Personal and Confidential (Personal / Confidential)
Лично и Конфиденциально пишется только заглавными буквами и подчеркивается, ставится перед адресом получателя.
Personal and Confidential
Ms. Jane Purdy, Vice President
Trust Department
First National Bank of Atlanta
900 Grove Street
Atlanta, Georgia 30319

REFERENCE LINES
ссылки
После “Attention” (Внимание) ставится двоеточие, не подчеркивается, пишется ниже адреса получателя.
Personnel Department
Western Utilities, Inc.
817 West Main Street
Denver, Colorado 80061
Attention: Reena Culver, Data Processor

“Subject” (тема письма) помещается двумя строками ниже приветствия или, в упрощенных форматах где нет приветствия, тремя строками ниже адреса отправителя.
Mr. Earl Jacobs, Sales Manager
Merchant’s Restaurant
633 South Dearborn
Leland, Kansas 67073
Subject: Delivery of red snapper catch
REFERENCE LINES
ссылки

В некоторых письмах ссылки указывают для того, чтобы использовать информацию в последующей корреспонденции. Номер ссылки (шифр документа) располагается четырьмя строками ниже даты. Обычно здесь ссылаются на документы, заказы на товары, заказы на поставку и т.д.
Letterhead
February 4, 200__
Reference: P.O. #46-555-02
Our File Ref: Invoice #701
REFERENCE LINES
ссылки

SALUTATION
Формы приветствия
Dear Ms. (or Miss or Mrs.) Culver:
Dear Mr. Jacobs:
Dear Frank:
Dear Sir or Madam:
Dear Sir (Sirs):
Dear Madam:
Ladies and Gentlemen:
Если имя и/или фамилия известны
Если неизвестен пол получателя письма.
Если имя и/или фамилия неизвестны.

SALUTATION
Dear Personnel Director:
To Whom It May Concern:
Если должность известна
Если неизвестен пол получателя можно использовать:

BODY OF THE LETTER
Основной текст письма
Лучше всего разбить текст письма на две-три части, даже если оно короткое.
Первый параграф
Это обычно короткий параграф, так как при чтении длинного, получатель может потерять терпение.
Начните с информации, которая привлечет внимание. Можно сослаться на предыдущее письмо, документ или контактное письмо. Употребите “you” в этом параграфе.
Сформулируйте цель письма

BODY OF THE LETTER
Основной текст письма
Второй параграф
Объясните что хотите, чтобы произошло или какой информацией владеете.
Этот параграф показывает какой вы информацией владеете или что хотите, чтобы получатель выполнил. Необязательно, чтобы это был продуманный параграф, но у читающего должна быть вся нужная информация. Если информации много, разбейте ее на короткие параграфы, составьте список или сошлитесь на вложение к письму. Можно подчеркнуть дополнительную информацию, чтобы привлечь внимание читающего к ключевым моментам. Письмо следует выстроить таким образом, чтобы это помогло получателю понять что делать.

BODY OF THE LETTER
Третий параграф
заявка на выполнение работ, завершение письма или благодарность читателю за ответ
завершение письма
В письме в другую страну здесь можно обратить внимание читающего на самый важный вопрос или описать все ключевые моменты в одном предложении.
Обычно это короткий параграф. В зависимости от цели письма, оно может выполнять три задачи:

BODY OF THE LETTER
Третий параграф
заявка на выполнение работ
В письмах, которые требуют ответа, таких как письма с предложением о погашении задолженности, составитель определяет действие, которое должно быть выполнено получателем. В этой части письма читателю указывают что делать и в какие сроки. Задачи должны быть сформулированы точно, а не расплывчато.
благодарность получателю письма
В некоторых письмах просто благодарят получателя за внимание или ответ.

Capital Supplies
8995 Camden Rd. • Williamsburg, WI 63094
October 2, 20XX
Lance Smith, Director
Terrance Trucking
P.O. Box 4440
Houston, TX 34598-4440
Dear Mr. Smith:
Thank you for your conscientious service. All 15 of your last shipments have arrived undamaged. We have never contracted with a supplier with as fine a record as yours. We appreciate the extra effort it takes to ship our order intact and on time.
Ted McCracken and Bob Smiley have delivered these shipments to our loading dock supervisor. I have attached copies of logs for your review. Note that the unloading time is approximately half of that from other shippers for a similar load. Ted and Bob frequently help our crew unload the crates. This additional service always comes with an exchange of jokes. Our crew collects laughs to compete with your drivers!
Doing business with your organization is a pleasure. You save us money by eliminating shipping waste and time by providing efficient drivers. Please accept the enclosed certificates of merit to Terrance Trucking, Ted and Bob, with our appreciation. We are confident in referring our customers and vendors to Terrance Trucking for their shipping needs.
Sincerely,
Cala Reginald
CLR:mjk
Enc. (10)
Сформулируйте цель письма
Объясните что хотите, чтобы произошло или какой информацией владеете
заявка на выполнение работ, завершение письма или благодарность читателю за ответ

COMPLIMENTARY CLOSE
слова перед подписью в письме
Если в приветствии были указаны имя и фамилия, письмо должно заканчиваться:
Sincerely yours
Yours sincerely
Если имя и фамилия неизвестны, а в приветствии были употреблены Dear Sir/Madam, то письмо заканчивается:
Yours faithfully

COMPLIMENTARY CLOSE
слова перед подписью в письме

ENCLOSURE LINE
Вложения
“Enclosures” или “Encl.” указывается слева двумя строками ниже подписи. Если вложено несколько документов, либо перечислите их списком либо укажите их количество в скобках. Если необходимо, чтобы некоторые документы были возвращены, укажите please return в письме после названия документа.
Sincerely,
Josef T. Crane
Josef T. Crane
Encl: (3)