Подача заявок на 4-й конкурс. Использование электронной формы (eForm)

Электронная форма (eForm)
Дана в составе конкурсной документации: http://eacea.ec.europa.eu/tempus/funding/2009/call_eacea_28_2009_en.php
Для работы с формой потребуется последняя версия Adobe Reader(version 9.2.):
можно бесплатно скачать с сайта www.adobe.com

Алгоритм работы с eForm
1.Скачать форму с сайта EACEA и сохранить на своем компьютере
2.Внимательно изучить прилагаемые инструкции!
3.Заполнить форму (в режиме off-line)
4.Приложить требуемые документы в заданном формате и сохранить изменения
5.Отправить полностью заполненную форму в режиме on-line
6.Получить системное сообщение с присвоенным регистрационным номером и снова сохранить форму, следуя указаниям системы.
7.Распечатать форму, приложить сопроводительные документы, отправить по адресу, данному в конкурсной документации

Разделы формы заявки
1.Общаяинформация (стр.1)
2.Часть А –контактная информация заявителя и партнеров
3.Часть B –информация об организации и деятельности заявителя и партнеров
4.Часть С –описание проекта
5.Часть D –технический потенциал для реализации проекта
6.Часть E –подробная информация о реализации проекта
7.Часть F –рабочий план
8.Приложения
9.Регистрационный номер

Особенности заполнения
Поля форм в красной рамочке –обязательны к заполнению
Поля форм с серой штриховкой –жестко заданные параметры. Либо заданы изначально, либо рассчитываются автоматически
Обратите внимание на подсказки –ограничено количество знаков
В процессе заполнения нажатие кнопки «validate form»автоматически переведет вас на последнюю страницу формы, к списку ошибок

1. Общая информация
Название программы
Тип проекта (выбрать)
Направление реализации (выбрать)
Название проекта
Аббревиатура
Выбор языка заявки
Титульная страница заполняется в первую очередь.
Данные первой страницы являются определяющими.

2. А –контактная информация заявителя и партнеров
А1: ?Организация (полное и сокращенное наименования), координаты
А2: ?Лицо, ответственное за подачу заявки, должность, контактные данные, адрес электронной почты*
* на этот адрес будет выслано подтверждение о получении заявки
А3: Официальный представитель заявителя Обратите внимание: Адресная информация переносится автоматически А1 А2 А3. Если она отличается необходимо сделать соответствующую отметку

3. B –информация об организации и деятельности заявителя и партнеров
B1:
Форма собственности (выбор из списка)
Тип организации (выбор из списка)
B2:
Деятельность организации, имеющая отношение к проекту(не более 1000 знаков)
Роль организации в проекте (не более 1000 знаков)
B3:
Гранты ЕС, полученные ранее (в форме таблицы)
Другие поданные заявки на гранты (указать программу и размер запрашиваемого финансирования) (в форме таблицы)

Список партнеров
После заполнения для заявителя частей А и В, нужно нажать кнопку «Add organisation»и заполнить те же формы для организации-партнера.
Каждому партнеру будут последовательно присвоены номера P1, P2, P3 и т.п.
Список организаций-партнеров формируется автоматически

4. С –описание проекта
С1. Сроки проекта
С2. Цели проекта (не более 1000 знаков)
С3. Тематика и приоритеты:
Выбрать нужное
Вставить текст (обратите внимание на количество знаков)
С4. Страны, участницы проекта (отметить)
С5. Краткое содержание проекта (не более 2000 знаков)
С6. Краткое содержание мероприятий (формируется автоматически)
С7. Список результатов (формируется автоматически)
С8. Бюджет (основные статьи)

5. Технический потенциал
D1. Опыт и квалификация основного персонала:
Номер партнера (название –автоматически)
Ф.И. лица
Краткое описание значимых для проектаопыта и умений (не более 750 знаков на 1 человека)
D2. Задачи, которые будут решаться с привлечением субподрядчиков, не входящих в консорциум

6. Е –реализация проекта
Е1. Значимость проекта (анализ потребностей, оценка приоритетов, задачи, целевые группы)(max. 6000 знаков)
Е2. Качество партнерства (устойчивость сотрудничества, дополнительные умения и опыт)(max. 6000 знаков)
Е3. Проект: содержание, методика, вовлечение академического персонала и студентов, обеспечение качества (max. 12000 знаков)
Информация в этом разделе должна соответствовать данным в логико-структурной рамке

6. Е –реализация проекта
Е4.Устойчивость и распространение результатов (max. 4000 знаков)
Е5. Эффективность расходования средств (финансовая стратегия, оптимизация расходов, принципы распределения бюджета между партнерами (max. 2000 знаков)

7. F –рабочий план по разделам
Общие замечания:
Перечень разделов:
Разработка
Контроль качества и мониторинг
Распространение
Использование результатов
Управление
По каждому разделу должно быть представлено не менее 1 мероприятия

7. F –рабочий план по разделам
F1:
Номер (автоматически)и тип мероприятия (выбор из списка)
Начало-окончание, продолжительность
Возможные предположения и риски (max. 400 знаков)
Описание мероприятия (max. 2000знаков)

7. F –рабочий план по разделам
F2. Результаты (материальные /нематериальные):
Номер
Название
Тип (выбор из списка)
Сроки предоставления
Уровень распространения (выбор из списка)
Целевые группы (отметить)
Язык (выбрать)
Если результатов несколько, можно добавить форму при помощи кнопки «add a deliverable –…»

7. F –рабочий план по разделам
F3. Участвующие члены консорциума:
Основной партнер (выбирается номер)
Страна и краткое наименование (автоматически)
Описание роли и задач в реализации мероприятия (max. 400 знаков)
Добавить другого партнера можно при помощи кнопки «Ad a partner»

7. F –рабочий план по разделам
F4. Ресурсы, необходимые для реализации мероприятия:
Персонал: категории персонала и количество дней (указываются для каждого партнера)
Задачи, которые будут решаться при помощи субподрядчиков
Мобильность преподавателей/персонала и студентов: направления, потоки, количество дней
Оборудование, необходимое для реализации данного мероприятия (max. 1000знаков)

7. F –рабочий план по разделам
F4. Ресурсы, необходимые для реализации мероприятия:
Печать и тиражирование материалов (max. 1000знаков)
Прочие расходы (max. 1000знаков)
Расходы по каждому мероприятию, в данной форме не указываются!
Расходы должны быть включены в таблицу «План работы и бюджет» (приложение к заявке)

8. Приложения
Формы документов даны в конкурсной документации: http://eacea.ec.europa.eu/tempus/funding/2009/call_eacea_28_2009_en.php
1.Декларация (Declaration of Honour
Должна быть заполнена, подписана, проштампована, датирована, отсканирована (1 файл в pdfили jpg)
2.Рабочий план и бюджет
Только документ Excel
3.Логико-структурная рамка
Документ Word или pdf

8. Приложения
Приложения должны быть сохранены в том же компьютере, что и eForm
Лучше в одной папке!
Для присоединения документов к заявке пользуйтесь клавишами непосредственно на странице eForm «Attachments», а не в программном меню

Сохранение изменений
Кнопка «validate form»
На последней странице –список возможных ошибок
Переход к ошибкам по клавише «go to error»
После присоединения всех приложений и устранения ошибок становится активной клавиша «submit»
Если форма заполнена не корректно и отсутствуют приложения, отправить ее будет невозможно!

Подача заявки. Шаг 1 (on-line)
Убедитесь, что ваш компьютер в данный момент находится в сети Internet и связь устойчивая
Нажмите клавишу «submit» на последней странице заполненной eForm
Вы получите автоматическое уведомление и присвоенный регистрационный номер
Сохраните eForm, следуя инструкциям системы
Регистрационный номер появится в соответствующем поле и в колонтитулах формы
После получения номера, изменения в eFormбудут невозможны
Дополнительно вы получите сообщение на указанный в форме адрес электронной почты

Процесс подачи заявки. Шаг 2.
Распечатайте поданную форму
Скопируйте номер проекта на каждый из указанных ниже оригиналов документов:
Декларацию
Бюджет(Таблицы в Excel) и план работы
Логико-структурную рамку
Мандаты
Форму финансовой идентификации
Форму юридического лица
Баланс за 3 последние финансовых года и другие доп. документы (если требуется)
Отправьте полный комплект по почте в Агентство по адресу, указанному Объявлении о конкурсе

Документы
Мандат:
Внесение каких-либо изменений в шаблон не допускается
«official legal form» -указывается организационно-правовой статус организации
«official registration No» -указывается государственный регистрационный номер (ОГРН)
VAT number -ИНН

Документы
Форма юридического лица (Legal Entity Form):
Скачивается в формате pdf, заполняется от руки
Должна быть подписана, проштампована, датирована
Приложения к форме:
Свидетельство о регистрации
Свидетельство о постановке на налоговый учеты
Прочие документы, если требуется (см. форму)

Документы
Форма финансовой идентификации (Financial IndentificationForm)
Доступна в формате pdf
Должна быть заполнена, подписана и иметь печати:
Банка
Организации –держателя счета
Если прилагается письмо из банка, подтверждающее наличие счета (с печатью и на бланке банка), печати банка на форме не требуется

Необходимая информация
На сайте EACEA: http://eacea.ec.europa.eu/tempus/index_en.php
Конкурсная документация и eForm:
http://eacea.ec.europa.eu/tempus/funding/2009/call_eacea_28_2009_en.php
Дополнительная информация:
www.tempus-russia.ru(раздел «Подготовка заявок»)