Принятие анти-коррупционных мер при государственных закупках

Схема презентации
Раздел 1 – Обзор Министерства государственных работ и услуг Канады
Раздел 2 – Государственные закупки – Законодательная база
Раздел 3 – Государственные закупки – Контроль
Раздел 4 – Государственные закупки – Предотвращение рисков
Раздел 5 – Процедуры государственных закупок
Раздел 6 – Управление рисками при государственных закупках

Раздел 1
Министерство государственных работ и услуг Канады - МГРУК
Обзор

Министерство государственных работ и услуг Канады (МГРУК)
Предоставляет услуги общего характера Правительству Канады
Услуги министерствам, советам и агентствам, связанные с выполнением государственных программ:
закупки
управление недвижимостью
расчеты с банками и ведение счетов
расчет заработной платы сотрудников и пенсий
информационные технологии
связь
консультирование
аудит
переводческие услуги

МГРУК - 12300 сотрудников; бюджет - $4,9 млрд на:
Закупки
80000 контрактов; $12млрд в год
Расчеты с банками и ведение счетов
60 млн чеков в год:
Заработная плата – 307000 работников
Пенсии - 332000 госслужащих вышедших на пенсию
Проводится платежей, связанных с налогами
на сумму $466 млн
Движение денежных средств - $1,5 трлн (от имени центрального налогового ведомства)
Недвижимость
241000 государственных служащих трудятся на 1900 объектах
Совместно используемые ИТ
$460 млн вложены в инфраструктуру и услуги для 130 министерств / агентств
Переводческая служба
100 языков $210 млн/год; 1700 сотрудников
Другие услуги
Аудит, консультирование…
Промышленная безопасность, 5800 компаний 93700 сотрудников проверка благонадежности

МГРУК -крупнейший в Канаде
закупщик товаров и услуг для государственных нужд
Управляет закупками для свыше 100 федеральных министерств и агентств
На его долю приходится более 80% общей стоимости государственных закупок
20% всех контрактов, заключаемых правительством Канады
Ежегодно закупает товаров и услуг на $10 и $18 млрд
Расходы растут примерно на 5% в год
Доля в ВВП составляет около 1%
Совершает более 60000 сделок в год
Заключает контракты на реализацию крупнейших государствекнных контрактов стоимостью свыше $100 млн
* Range due primarily to fluctuations in military spending
Закупки

МГРУК - Организационная структура

Надзорное управление
Обеспечивает определение рисков и управление ими
Первый
заместитель
министра
Группа
судебной бухгалтерии
Департамент
аудита и оценки
Директорат
внутреннего аудита
Директорат оценок
Аудиты ИТ
Аудиты закупок
Оценка качества и стратегия
Наращивание потенциала
и развитие
- Отдел аудитора Общие связи
Департамент по
управлению рисками
Управление рисками
Управление качеством
Мониторинг
добросовестности
Разрешение конфликтов
связанных с контрактами
Моральные ценности
Раскрытие информации
о нарушениях норм
поведения
Специальные
расследования
Отдел спецпроектов
Заместитель
министра

Каждое подразделение вносит важный вклад в решение задачи…
Департамент аудита и оценки: обеспечение независимой информации посредством проведения внутреннего аудита (с учетом рисков) и оценок стратегически важных участков
Группа судебной бухгалтерии: оказание услуг правоохранительным органам
Департамент по управлению рисками: консультирование и выдача рекомендаций по вопросам, относящимся к рискам
Годовой бюджет - $18,7 млн; 150 сотрудников, включая тех, что работают в регионах

Обеспечение качества
Наша работа построена так, чтобы и предотвращать и реагировать на возникающие проблемы
Программы МГРУК
Ценности и этика
Раскрытие информации
Мониторинг добросовестности
Превентивная деятельность
РЕАГИРОВАНИЕ
Управление рисками
Аудит и оценка
Расследования
Судебная бухгалтерия
Разрешение конфликтов

Превентивная деятельность
Программа мониторинга добросовестности
Аудит и оценка
Аудит с учетом риска, проведение оценки стратегически важных участков политики, процедур и работы министерств
Независимое обеспечение порядка, при котором закупки проводятся честно и добросовестно, открыто и с соблюдением законодательства
С момента пуска программы в 2003 проведен мониторинг 26 закупочных операций
Ценности и этика
Обеспечение этического климата
Обучение и консультирование по вопросам этики
Управление рисками
Укрепление потенциала и улучшение практики
Качество
Реализация программы управления качеством

Реагирование
Специальные расследования
Расследуются подозрения на мошенничество, противоправное поведение или преступления, связанные с нарушением законов или подзаконных актов правительства Канады
В этом финансовом году проведено 57 расследований (26 по подозрению в мошенничестве, в том числе с чеками)
Контроль за расчетами по контрактам и Комиссии по разрешению конфликтов по контрактам
Арбитражные услуги (рекомендации не имеют обязательной силы) по контрактам на поставку товаров и услуг, консультирование
Судебная бухгалтерия
Разрешение конфликтов
Услуги правоохранительным органам
Участие в рассмотрении свыше 80 уголовных дел о мошенничестве (табачные компании), отмывании денег (итальянская мафия в Монреале), средствах, полученных преступным путем (Ангела Ада), финансировании терроризма (Всемирное движение тамилов)
Конфиденциальный процесс в рамках Закона о защите государственных служащих, раскрывающих информацию о нарушениях правил поведения на рабочих местах
Раскрытие информации
Аудит и оценка
Аудит с учетом риска, проведение оценки стратегически важных участков политики, процедур и работы министерств

Раздел 2
Непрерывный спектр действий, связанных с государственными закупками

Закупки, управляемые в рамках непрерывного спектра действий
Ценности и этика – Лидерство – Обучение – Политика – Управленческие схемы
Культура – Честность/ Прозрачность – Раскрытие информации Надзор (мониторинг/аудит), Расследования
Предотвращение
В основе - крепкая законодательная база
Контроль
Законодательство

Законодательная база

Законодательство,
касающееся закупок
О закупках говорится в 15 отдельных законодательных актах, включая:
Закон об ответственности федерального правительства
Законодательно закрепляются принципы честности, открытости и прозрачности
Уголовный кодекс Канады
Запрещаются взяточничество и мошенничество в отношении государственных органов (нарушение служебных обязанностей)
Закон об управлении государственными финансами
Регулируется распределение и управление финансовыми ресурсами
Распределяются обязанности в рамках процесса управления финансами
Закон о регистрации лоббистов –
Для лиц, занимающих публичные должности, вводятся ограничения на лоббирование государственных организаций в течение 5 лет после ухода с должности
Закон о доступе к информации –
Прозрачность усиливается за счет распространения положений о доступе к информации на все агентства, комиссии, фонды и агентов Парламента.
Объявление о всех контрактах стоимостью свыше $10000 должны вывешиваться на открытых для публики интернет-сайтах, также в открытом доступе должна быть вся информация, касающаяся командировочных, представительских расходов министров и других высших должностных лиц.
Законодательство, направленное на предотвращение коррупции и мошенничества, включая:
Закон о борьбе с подкупом должностных лиц иностранных государств
Относит к уголовным преступлениям дачу взятки должностному лицу иностранного государства, владение или отмывание средств, полученных в результате преступной деятельности
Политика в отношении перерасхода средств и других незаконных действий против Короны;
Обеспечивает подотчетность за все перерасходы и предполагаемые нарушения и преступления против Короны, поведение, нарушающее профессиональную этику, своевременную отчетность и принятие мер
Legislative Base

В центре внимания – повышение прозрачности действий правительства:
Требует соблюдения требований, касающихся подачи заявлений о лоббистской деятельности;
Учреждает должность Директора по бюджетным вопросам при Парламенте
Расширяет сферу действия Закона о доступе к информации
Учреждает должность Омбудсмена по государственным закупкам
Закон от ответственности
федерального правительства
Законодательная база

Законодательно закрепляет применение принципов честности, открытости и прозрачности при проведении тендеров на контракты
Омбудсмен по государственным закупкам - анализирует практику закупок, проводящихся министерствами, для оценки соблюдения принципов честности, открытости и прозрачности
Рассматривает жалобы потенциальных поставщиков по контрактам стоимостью
$25000 или менее для товаров
$100000 для услуг
Альтернативное разрешение конфликтов по контрактам
Обладает полномочиями принимать подзаконные акты
В отношении коррупции и сговора в ходе тендерного процесса
Требующие от участников торгов подачи деклараций о том, что они не совершали определенных преступлений
Требующие раскрытия базовой информации по контрактам, стоимость которых превышает $10000
Запрещает оплату по результату по контрактам любым лицам, подпадающим под действие Закона о лоббизме
Закон об ответственности федерального правительства
Законодательная база
Закупки

Уголовный кодекс Канады
Все контракты, в отношении которых действуют требования Кодекса поведения при государственных закупках (Code of Conduct for Procurement), а также все заявки на закупки и другие документы, касающиеся составления контрактов, должны содержать положения:
Требующие, чтобы подрядчик, участвующий в торгах на получение контракта на производство работ, поставку товаров или услуг, подавал декларацию, что он не совершал преступлений, предусмотренных Разделом 121 («Мошенничество в отношении государственных структур» и «Взносы подрядчика в фонды избирательных компаний»), Разделом 124 («Организация, проводящая сделки купли или продажи»"), Разделом 380 «Мошенничество, совершенное в отношении Её Величества» или Разделом 418 («Продажа недоброкачественных товаров Её Величеству») Уголовного кодекса Канады.
Законодательная база

Закон об управлении государственными финансами
Законодательная база
Закон об управлении государственными финансами обеспечивает правовую базу для сбора и расходования государственных средств, а также для заключения контрактов между МГРУК и его клиентами.
Кроме того, как предусмотрено Кодексом поведения при государственных закупках, являющийся обязательным документом при выдаче запросов на выражение заинтересованности и последующем заключении контрактов
Государственные служащие, связанные со сбором, управлением и расходованием государственных средств должны, в соответствии с Законом об управлении государственными финансами, сообщать своему начальнику, в письменном виде, об имеющихся у них сведениях, касающихся 1) противоправных действий или 2) мошенничества, совершенных любым лицом против Её Величества в нарушение Закона об управлении государственными финансами или основанных на нем подзаконных актов, или законов о налоговых сборах.

Закон о регистрации лоббистов
Закон о регистрации лоббистов обязывает лиц, получающих деньги за поддержание связей с федеральными государственными служащими, на предмет разработки или внесения поправок в любой федеральный закон, подзаконный акт, политику или программу, или присуждения гранта, вклада, или других финансовых благ, или федеральных контрактов, регистрироваться и раскрывать определенную информацию.
Все контракты, подпадающие под Кодекса поведения при государственных закупках, запрещают оплату по результату по контрактам любым лицам, подпадающим под действие Закона о лоббизме.
Например, Закон запрещает оплату по результату и ведение лоббистской деятельности бывшими министрами, помощниками министров и государственными служащими высших категорий в течение пяти лет после ухода в отставку.
Закон предусматривает наказания за не прохождение регистрации и за представление неверной или заведомо ложной информации. Не прохождение регистрации, как того требует Закон влечет за собой наказание в виде штрафа размером до $25000 и/или тюремного заключения на срок до 6 месяцев. Представление неверной или заведомо ложной информации влечет наказание в виде штрафа размером до $100000 и/или тюремного заключения на срок до двух лет.
Законодательная база

Закон о доступе к информации
Дает канадским гражданам, СМИ и корпорациям, находящимся в Канаде, право доступа к информации, хранящейся в федеральных государственных органах.
Гарантирует гражданам и организациям возможность запрашивать информацию. В случае, если такая информация не подпадает под исключения, федеральные органы власти обязаны допустить заявителя для ознакомления с информацией или предоставить её копию.
Печать играет важную роль в контроле за деятельностью государственных органов власти и, как следствие, в укреплении подотчетности правительства.
Телевидение также играет важную роль в контроле за деятельностью государственных органов. Весьма показательна роль канала «Кабельный канал общественной информации» ( CAPC - Cable Public Affairs Channel) в освещении работы Комиссии Гомери, расследовавшей случаи нарушения правил поведения высокопоставленными государственными служащими. CPAC “открывает окно, позволяющее видеть работу Парламента, политику и связь с общественностью в Канаде”
Законодательная база

Цель этого Закона – минимизировать возможность возникновения конфликтов
Между личными интересами и общественным долгом у публичных должностных лиц – ПДЛ (Public Officer Holders - POH).
ПДЛ обязаны отказаться от участия в любых обсуждениях, решениях, дебатах или голосованиях по любому вопросу, в отношении которого у них может возникнуть конфликт интересов
ПДЛ обязаны отклонять подарки, которые можно обоснованно рассматривать, как поднесенные в целях повлиять на выполнение ими их полномочий, обязанностей или функций.
ПДЛ обязаны подавать открытые декларации об отказе от таких подарков, о владении определенными активами, о некоторых побочных видах деятельности и подарках стоимостью $200 или выше.
Закон о конфликте интересов
Законодательная база

Контроль
Раздел 3 – Инструменты политики закупок

Инструменты политики закупок
35+ политик, касающихся закупок. Примеры:
Политика в отношении заключения контрактов: база для заключения контрактов с соблюдением принципов доступности, конкуренции и честности;
Предусматривает практические и конкретные требования;
Обеспечивает соблюдение торговых соглашений; а также
Оговаривает определенные ограничения, касающиеся :
делегирования
заключения контрактов в чрезвычайных ситуациях
прав отдельных министерств
Например, оговариваются предельная общая стоимость контракта, гонорары, накладные расходы, расходы на управление, прибыль, расходы на проезд и проживание, а также все применимые налоги
Политика в отношении ограничения ответственности подрядчика при заключении контрактов на государственные закупки: обеспечивает баланс между требованиями о защите, предъявляемыми правительством, условиями рынка и программами.
Политика в отношении материальных средств: обеспечивает устойчивое и финансово ответственное управление материальными средствами.
Политика в отношении делегирования полномочий: обеспечивает необходимый финансовый и операционный контроль в ходе процесса принятия решений о расходовании государственных средств
Контроль
См. следующий слайд

Политика в отношении заключения контрактов
Основана на принципе конкуренции
Четыре (4) исключения из процесса конкуренции:
Необходимость заключения контракта столь велика, что задержки нанесли бы ущерб общественным интересам;
Предполагаемая стоимость контракта не превышает $25000 (включая налог на товары и услуги и объединенный налог с продаж);
Характер работ таков, что рассылка приглашений на участие в торгах была бы в ущерб общественным интересам; или
Только одно лицо или одна фирма в состоянии выполнить работу

Схема управления
Иерархическая структура организации
Четкие контуры ответственности и подотчетности
Разделение обязанностей
Делегирование полномочий на подписание документов – матрица лимитов ответственности за товары и услуги (Approval Authority Limits for Goods, Services)
Инструменты и контрольные листы
Руководства по оценке конкурсных заявок и выбору подрядчиков (Guidelines for Bid Evaluation Process Contractor Selection Methods )
Руководство по поставкам и методам закупок, работающее в режиме on-line (Online Supply Manual and Listing of Procurement Vehicles)
Контрольный лист для проверки результатов конкурса и готовности документации для заключения контракта
Контрольный лист внесения поправок и утверждения контрактов
Контрольный лист рассылки приглашений на участие в торгах
Инструменты управления расходами
Активный мониторинг
Режим активного мониторинга и контроля процесса закупок.
Программа выборочного (статистического) контроля
Внутренний контроль - Закон об управлении государственными финансами – Разделы, представляющие особый интерес
Раздел 32 касается контроля за конкретными суммами, выделяемыми Парламентом
Раздел 34 говорит о необходимости составления актов, подтверждающих получение товаров или услуг, или платежеспособность получателя.
Раздел 33 говорит о необходимости проведения платежей в соответствии с правилами и законами и в рамках установленных пределов.
Control
См. следующий слайд

Делегирование полномочий
Должно быть действующим на данный момент (обновляться не реже одного раза в год), для чего необходимы
Образцы подписей
Процессы проверки и засвидетельствования подлинности
Необходимы меры контроля, способные предотвратить ненадлежащее использование делегированных полномочий
3. При назначении ответственными лиц, задействованных в процессе расходования средств, необходимо убедиться, что следующие функции приданы разным людям:
Проведение закупок;
Составление актов о получении товаров или оказания услуг;
Определение объемов платежей, сверка счетов и подготовка платежных требований; а также
Заверение платежных требований в соответствии с Разделом 33 Закона об управлении государственными финансами.
Если в силу характера процесса или других обстоятельств такое разделение обязанностей оказывается невозможно, следует принять другие контрольные меры.
Контроль

ВНУТРЕННИЙ КОНТРОЛЬ - Разделение полномочий
Раздел 32*: Менеджер удостоверяет наличие фондов
Раздел 34*: Менеджер удостоверяет, что услуги были оказаны и товары получены в соответствии с контрактом
Раздел 33*: Финансовый директор заверяет платежные документы
* Закон об управлении государственными финансами Act
Контроль

Механизмы надзора
Мониторинг
Программа случайного отбора проб
Проверка операций
Контрольные оценки
Внутренний аудит
Оценка эффективности и адекватности процессов контроля и управления
Управление Генерального аудитора
Независимое управление, подчиняющееся непосредственно Парламенту
Проводит регулярные аудиты участков, требующих внимания и улучшения
Готовит ежегодные доклады Парламенту
Канадский международный торговый трибунал – КМТТ (Canadian International Trade Tribunal – CITT)
Проводит расследование жалоб потенциальных поставщиков по контрактам, регулируемым законодательством NAFTA, AID и Соглашением по правительственным закупкам ВТО (WTO/AGP)
Контроль

Раздел 4 – Непрерывный спектр действий, связанных с государственными закупками
Предотвращение

Кодекс поведения
Государственные служащие – Кодекс ценностей и этических норм
Накладывает га государственных служащих ограничения, связанные с конфликтом интересов и деятельностью после выхода в отставку
Ставит соблюдение государственным служащим этих ограничений и ценностей условием приема на государственную службу.
Санкции за нарушение включают увольнение.
‘Ограничения на деятельность после выхода в отставку включают запрет на некоторые виды деятельности в течение года для менеджеров и руководителей бывшего звена
‘Меры, принимаемые с целью избежать конфликта интересов:
Ограничение на личное владение акциями и активами;
Ограничение на некоторые виды деятельности, такие, как составление заявок на закупки, работа по совместительству, а также прием подарков или знаков внимания; а также
Недопущение предвзятого подхода (к подрядчикам, поставщикам, наём для работы друзей, членов семьи, и т.п.)
Федеральный кодекс поведения для государственного сектора – разрабатывается
Лица, занимающие публичные должности
Закон о конфликте интересов; Руководство по политической деятельности для лиц, занимающих публичные должности, Руководство по соблюдению этических норм для лиц, занимающих публичные должности
Накладывает ограничения, связанные с конфликтом интересов и работой после выхода в отставку на министров, руководителей агентств; запрещает таким лицам ведение лоббистской деятельности в течение 2 лет после выхода в отставку.
Предотвращение

Кодекс поведения при государственных закупках
Гарантирует, что государственные служащие и поставщики руководствуются одними и теми же принципами, определяющими, какое поведение считается приемлемым при заключении контрактов с государственными ведомствами.
Правительство ожидает, что все лица, вовлеченные в процесс государственных закупок, будут соблюдать требования Кодекса.
Кодекс, благодаря четким формулировкам, дает возможность всем лицам, вовлеченным в процесс государственных закупок (государственным служащим и поставщикам), понимать, чего им следует ожидать друг от друга.
Кодекс отражает политику Правительства Канады и базируется на принципах, изложенных в Законе об управлении государственными финансами и в Законе об ответственности федерального правительства.
Кодекс консолидирует принимаемые федеральным правительством меры в отношении конфликта интересов и борьбы с коррупцией, а также законодательные и политические меры, относящиеся конкретно к государственным закупкам.
Несоблюдение требований Кодекса влечет за собой санкции, предусматриваемые соответствующим законодательством или политикой.

Обучение
Повышение квалификации
Комплексные программы для должностных лиц, проводящих закупки и линейных руководителей
Делегированию полномочий должна предшествовать сертификация
Информирование об обязательствах
Участники процесса должны понимать необходимость сообщать руководству о случаях мошенничества или противоправного поведения
Вопросы противоправного поведения/мошенничество поднимаются:
В ходе ориентационных занятий для новых сотрудников
В обязательных программах обучения по государственным закупкам
В обязательных программах обучения по этике
Предотвращение

Механизмы, обеспечивающие соблюдение принципов честности и прозрачности
Кодекс поведения при государственных закупках – отражается во всех контрактах, консолидирует меры, принимаемы федеральным правительством в отношении конфликта интересовi, борьбы с коррупцией, а также меры, предусмотренные другими правовыми актами, относящимися к государственным закупкам
Определяет основные обязанности, запреты и обязательства в отношении поставщиков товаров и услуг и государственных служащих
Омбудсмен по государственным закупкам
- Анализирует практику закупок, проводящихся министерствами, для оценки соблюдения принципов честности, открытости и прозрачности
- Рассматривает жалобы потенциальных поставщиков по контрактам стоимостью
$25000 или менее для товаров
$100000 для услуг
- Обеспечивает альтернативное урегулирование споров по контрактам
- Составляет ежегодные отчеты для министра, передаваемые на рассмотрение Парламента.
Совет по урегулированию споров по контрактам (Contracts Settlement Board) – апелляционная инстанция по спорам, касающимся контрактов
Мониторинг соблюдения принципа честности – независимый мониторинг третьей стороной, позволяющий получать информацию о соблюдении принципа честности в рамках процесса государственных закупок - обязателен для всех контрактов по закупкам, стоимостью свыше $250 тыс.
Программа MERX Online Access обеспечивает открытый доступ к порталу по государственным закупкам
Руководство МГРУК для клиентов (PWGSC Customer Manual) – услуги и информация по закупочному процессу в режиме online
Раскрытие информации
Информация выкладывается в открытом доступе на интернет-сайте:
Для контрактов стоимостью менее <$25000
Публикуется также Предварительные уведомления по присуждению контрактов (ACAN - Advance Contract Award Notice)
Предотвращение

Внутреннее раскрытие информации
Противоправное поведение = Серьезные нарушения, идущие во вред общественным интересам или интересам организации, в которой работает нарушитель.
Старшее должностное лицо организации (Organization’s Senior Officer )
Защищает конфиденциальность лица, раскрывшего информацию, и других лиц, вовлеченных в процесс раскрытия,
Знакомится со случаями раскрытия информации и проводит расследования;
Передает дела, касающиеся совершения уголовных преступлений в правоохранительные органы;
Готовит рекомендации по необходимым действиям и передает их Первому заместителю министра;
Уполномоченный по вопросам добросовестности в государственном секторе (Public Sector Integrity Commissioner)
Готовит отчеты для Парламента, обладает полномочиями проводить расследования в соответствии с Частью II Закона о расследованиях (Inquiries Act).
Обладает полномочиями докладывать Первому заместителю министра о результатах расследования и рекомендациях по исправлению ситуации
Гарантия защиты
Работнику, раскрывшему информацию о противоправной деятельности обеспечивается защита от репрессалий
Сохраняется в тайне имя человека, раскрывшего информацию
В случае, если имя человека, раскрывшего информацию, становится известно, возможен временный перевод на другую работу
Предотвращение

Раздел 5
Процедуры государственных закупок

Три основных потока контрактов
1. Низкой стоимости $
Товары < $5 тыс.
Услуги < $25 тыс.
Можно провести закупки у одного поставщика, но конкурс поощряется
2. Средней стоимости $
Товары $5 тыс.-$25 тыс. (AIT)
Услуги $25 - $76,5 тыс. (NAFTA)
Традиционно проводится конкурс
3. Высокой стоимости $
Товары > $25 тыс. (AIT)
Услуги > $76,5 тыс. (NAFTA)
Открытый конкурс (электронный))

Обзор процесса государственных закупок в Канаде
Определение потребностей
Стратегия закупки
Запрос на предложения
Оценка заявок
Присуждение контракта
Управление контрактом и закрытие сделки

Передает данные референту по контрактам МГРУК (эксперту по государственным закупкам)
Референт по проекту и референт по государственным закупкам утверждают потребности и разрабатывают объективные критерии оценки заявок
Референт проекта определяет потребность в товарах, услугах или строительных работах, необходимых для реализации программы
Если контракт относится к малобюджетным, министерство вправе заключить его без посредничества МГРУК
Определение потребностей

Референт по проекту и референт по государственным закупкам определяют подход к проведению торгов и создают группу оценки заявок
Торговые соглашения
(например, Северо-американское соглашение о свободной торговле -NAFTA)
Возможные подходы: Запрос на постоянно открытое предложение, Запрос на информацию, Запрос на предложение или Приглашение к торгам
Социально-экономические факторы
(например, устойчивое развитие, содействие развитию бизнеса коренных жителей, малого и среднего бизнеса
Стратегия закупки

Запрос обнародуется
Если стоимость контракта менее $25 тыс., можно провести закупки у одного поставщика (но конкурс поощряется)
Программа электронных торгов (MERX)
Уведомление о закупках
Предварительное уведомление о присуждении контракта
Компании рассматривают запрос и подают предложения
Запрос на предложения

Заранее созданная группа оценивает заявки, используя документально оформленную процедуру и критерии
Оценка технической стороны предложения
Оценка финансовой стороны предложения
Определение победителя конкурса
Оценка предложений

Утверждение референтом по закупкам МГРУК
Присуждение контракта
Утверждение референтом по проекту
Утверждение цены контракта министерством или Советом Казначейства
Подписание контракта
Не получившие контракт участники торгов информируются о результатах и могут попросить объяснений, почему они проиграли
Результаты торгов обнародуются
(объявляется победитель)

Управление контрактом
и закрытие сделки
Подрядчик выполняет работы по контракту
Запрашивается контрольный платёж (на условиях и в сроки, предусмотренные контрактом)
Референт проекта подписывает акт приемки товаров/услуг в объемах, предусмотренных контрактом
Финансовый директор визирует акт и дает разрешение на платёж

Практика заключения контрактов в МГРУК
Министр
Объективные критерии оценки предложений
Объективные потребности программы
Обнародование предложений
Оценка технической стороны
Оценка финансовой стороны
Определение победителя торгов
Ведущие
проект
Ведущие
контракт
Совет Казначейства
Заместитель министра
Обеспечение добросовестности
Кодексы поведения Сертификация поставщиков Внутреннее раскрытие информации
Очень небольшое число лиц в случае контрактовбольшой стоимости
Мониторинг добросовестности
Дополнительные меры
В заключении контрактов непосредственно участвуют ограниченное число лиц (лица, отвечающие за проекты и контракты, члены группы оценки предложений)

Раздел 6
Управление рисками при государственных закупках

Управление рисками при государственных закупках
Руководство по принятию подарков и знаков внимания
Допускается:
Получать подарки и знаки внимания номинальной стоимостью не выше $50 долларов, при условии, что это происходит в рамках открытого процесса (вручение подарков в ходе рекламных конференций и мероприятий);
Посещать корпоративные приемы и мероприятия, очевидно связанные с работой, организованные скромно и целесообразно;
Посещать определенные отраслевые мероприятия, такие, как ежегодные ужины, на которых присуждаются премии, обеды, на которых выступают известные люди, в качестве гостя компании, при условии получения предварительного письменного разрешения менеджера.
Не допускается:
Пользоваться оплаченной гостиницей;
Принимать оплаченные билеты на проезд;
Принимать подарки в виде любых денежных средств;
Принимать гонорары за выступления (платежи за выступления должны переводиться в государственный бюджет);
Принимать билеты на спортивные или культурные мероприятия (хоккейные игры, концерты, турниры игры в гольф);
Добиваться подарков, знаков внимания, других благ от лиц, групп или организаций частного сектора, имеющих дело, или намеревающихся иметь дело с государственными организациями.

Управление рисками при государственных закупках
Анализ основных рисков, связанных с государственными закупками:
Нарушение правил/конкурентных процедур (заключение устных контрактов)
Использование единственного источника/поставщика (предоставление льготного режима)
Установление ненадлежащих отношений с подрядчиками/поставщиками
Выплата откатов/тайных комиссионных
Конфликт интересов (принятие подарков/знаков внимания, выбор в качестве поставщиков родственников или друзей)
Предвзятая оценка предложений участников торгов – отсутствие/недостаточно качественные процедуры due diligence
Выставление чрезмерных или «специальных» требований, в угоду конкретным поставщикам
Выдача информации по торгам потенциальным участникам в разных объемах
Приемка у подрядчика работ/услуг низкого качества
Мошенничество, злоупотребления, связанные с оформлением документов на закупки
Отсутствие необходимых механизмов контроля, наём на работу бывших государственных служащих в нарушение установленных правил
Характерные риски – корпоративный цинизм, низкие этические стандарты и культура, низкокачественное лидерство (лидеры могут подавать плохой пример)

Снижение рисков мошенничества
публикация Института внутренних аудиторов, июнь 2005, выпуск 26
Установить этические стандарты распоряжением высшего руководства
Объявить о позиции руководства в отношении мошенничества
Содействовать применению жестких и эффективных мер внутреннего контроля
Обеспечить обучение в сфере этики и борьбы с мошенничеством
Принять политику раскрытия сотрудниками информации о нарушении норм поведения
Открыть горячие линии, принимающие сообщения о нарушениях на условиях сохранения конфиденциальности
Определить каналы связи
Вменить в обязанность всем сотрудникам сообщать о случаях мошенничества
Не допускать принятия репрессивных мер против лиц, сообщивших о нарушениях
Прописать процесс проведения расследований
Определить санкции
Создать культуру, в рамках которой нарушения норм поведения оказываются нетерпимыми

Наиболее часто встречающиеся виды корпоративного мошенничества
Присвоение средств
Выплата тайных комиссионных
Нарушения при закупках
Выписка фиктивных счетов
Конфликт интересов
Подмена товаров
Кража времени
Подача ложных деклараций

Наиболее часто встречающиеся доказательства
Пропажа документов
Излишки/недостаток наличности в кассе
Чрезмерные суммы кредитов/возвратов
Чрезвычайно долгий период обращения депозитов
Активирование неактивных счетов клиентов
Увеличение сумм просроченных счетов/списаний
Недостача и корректировка при инвентаризации
Изменения в документах
Наличие дублированных документов
Наличие дублированных счетов или фотокопий счетов
Высокая стоимость обслуживания автомобилей
Большое число часов сверхурочных работ

Жадны
Меркантильны
Имеют страсть к азартным играм
Чрезмерно высоко себя оценивают
Чрезвычайно самоуверенны
Известны и респектабельны
Считаются честными и работящими
Часто работают сверхурочно и редко уходят в отпуск
Холодны и равнодушны к другим людям
Часто имеют пристрастие к наркотикам, алкоголю или азартным играм
Часто встречающиеся характеристики лиц, совершающих мошеннические действия

Резюме
Непрерывный спектр действий, призванный минимизировать риски при государственных закупках
Предотвращение
Контроль
Ценности и этика – Лидерство – Обучение – Политики – Схема управления
Культура – Честность/Прозрачность – Внутреннее раскрытие информации Надзор (аудит/мониторинг), Расследования
Законодательная база