Про порядок формування єдиної справи розпорядчих документів, що приймаються органом державного нагляду (контролю)

Термін «Єдина справа» означає сукупність документів щодо кожного окремого заходу державного нагляду (контролю) стосовно певного суб’єкта господарювання, що зібрані в окрему папку (швидкозшивач).
I. Формування та зберігання єдиної справи.
Формування єдиної справи здійснюється шляхом групування розпорядчих документів у єдину справу. До якої долучаються оригінали або засвідчені в установленому порядку копії документів у хронологічному порядку відповідно до їх надходження таким чином, щоб на початку справи був розміщений документ, який надійшов останнім.
Формування єдиної справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання внутрішнього опису документів (додаток № 1), їх групування, оформлення обкладинки (титульного аркуша) та засвідчувального напису.
Головне управління Державної служби України з надзвичайних ситуацій у Миколаївській області
управління запобігання надзвичайним ситуаціям

Головне управління Державної служби України з надзвичайних ситуацій у Миколаївській області
управління запобігання надзвичайним ситуаціям

Єдина справа формується посадовою особою органу державного нагляду (контролю), на яку згідно з рішенням керівника цього органу покладено повноваження щодо її зберігання та реєструється в журналі обліку єдиних справ розпорядчих документів, що приймаються під час здійснення заходів державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності (додаток 2).
Головне управління Державної служби України з надзвичайних ситуацій у Миколаївській області
управління запобігання надзвичайним ситуаціям

Головне управління Державної служби України з надзвичайних ситуацій у Миколаївській області
управління запобігання надзвичайним ситуаціям

Головне управління Державної служби України з надзвичайних ситуацій у Миколаївській області
управління запобігання надзвичайним ситуаціям
Формування єдиної справи починається після видання наказу ГУ ДСНС про здійснення планового або позапланового заходу державного нагляду (контролю).
II. Для формування та зберігання єдиної справи необхідно долучати:
- копію наказу про здійснення планового (позапланового) заходу, завірена печаткою (районного відділу/сектора) долучаються до єдиної справи не пізніше 3-х робочих днів з дня його видання;
- повідомлення на проведення перевірки;
- посвідчення на проведення перевірки;
- акт перевірки стану дотримання вимог законодавства у сфері цивільного захисту, техногенної та пожежної безпеки.
За наявності підстав для застосування заходів реагування долучаються документи стосовно позову до адміністративного суду (долучаються до єдиної справи не пізніше 3-х робочих днів з дня його подання);

припис про усунення порушень вимог законодавства у сфері цивільного захисту, техногенної та пожежної безпеки (долучаються до єдиної справи не пізніше 3-х робочих днів з дня його вручення);
протокол та постанова про накладення адміністративного стягнення;
документи про виконання суб’єктом господарювання в установлені строки припису.
У разі позапланового заходу долучаються документи, що стали підставою для його проведення (наказ, звернення) і долучаються до єдиної справи після завершення їх розгляду.
Головне управління Державної служби України з надзвичайних ситуацій у Миколаївській області
управління запобігання надзвичайним ситуаціям

Головне управління Державної служби України з надзвичайних ситуацій у Миколаївській області
Формування єдиної справи вважається завершеним після підписання керівником або заступником керівника органу державного нагляду (контролю) засвідчувального напису у внутрішньому описі документів єдиної справи.
Завершена єдина справа зберігається за місцем її формування протягом п’яти років за умови проведення наступного планового заходу державного нагляду (контролю) щодо певного суб’єкта господарювання.
Вилучення документів з єдиної справи здійснюється в порядку, передбаченому законом. Орган державного нагляду (контролю) зобов’язаний зробити копії документів, що вилучаються з єдиної справи, пронумерувати, прошити та завірити їх печаткою. До єдиної справи долучаються документи, на підставі яких було вилучено документи з єдиної справи.
Витребування документів з єдиної справи здійснюється на підставі судового рішення. Орган державного нагляду (контролю) зобов’язаний зробити копії документів, що витребовуються з єдиної справи, пронумерувати, прошити та завірити їх печаткою. До єдиної справи долучаються судове рішення про витребування документів, супровідний лист або документ, яким суд уповноважив особу на їх одержання, та копія опису витребуваних документів.

Головне управління Державної служби України з надзвичайних ситуацій у Миколаївській області
управління запобігання надзвичайним ситуаціям
ІІІ. Для організації роботи по даному напрямку роботи пропоную:
1. Внести зміни до посадових інструкцій начальників міськрайонних (районних, міських) відділів (секторів), ДПРЧ ГУ ДСНС України у Миколаївській області або осіб, які виконують їх обов’язки щодо повноважень з питань:
- внесення засвідчувального напису у внутрішньому описі документів єдиної справи після виконання всіх вимог Закону України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» щодо заходу державного нагляду (контролю) суб’єктів господарювання.
2. Внести зміни до посадових інструкцій інспекторського складу міськрайонних (районних, міських) відділів (секторів), ДПРЧ ГУ ДСНС України у Миколаївській області щодо повноважень з питань:
- формування, ведення та зберігання єдиної справи розпорядчих документів, що приймаються органом державного нагляду (контролю) під час здійснення заходу державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності;
- введення обліку єдиних справ розпорядчих документів, що приймаються під час здійснення заходів державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності.