Реквизиты письма

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм...
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма...
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07...

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 – эмблема;
03 – товарный знак (знак обслуживания);
05 – наименование организации – автора документа;
06 – наименование структурного подразделения – автора документа;
07 – наименование должности лица – автора документа;
08 – справочные данные об организации;
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
15 – адресат;
17 – заголовок к тексту.

В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:
угловым
или продольным

Реквизиты углового бланка могут располагаться
или флаговым
центрованным способом

Бланки писем структурных подразделений и бланки писем должностных лиц дополнительно включают :
реквизит 06 «наименование структурного
подразделения – автора документа»
или 07 «наименование должности лица – автора документа».

В деловой переписке используются «двуязычные» бланки:
- на русском языке и государственном языке (государственных языках) республики в составе Российской Федерации,
- на русском языке и одном из иностранных языков.
Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:
- угловыми, тогда реквизиты располагаются на одном уровне: на русском языке – слева,
на другом – справа
- продольными, тогда все реквизиты бланка: сначала идут на русском языке – сверху, ниже – на другом языке

Остальные реквизиты служебного письма
При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);
15 – адресат;
17 – заголовок к тексту;
18 – текст документа;
19 – отметка о приложении;
21 – виза;
22 – подпись;
24 – печать;
25 – отметка об исполнителе.

Дата документа
записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 17.02.2020
словесно-цифровым способом: 17 февраля 2020 г.
При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется.
При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».
!

Регистрационный номер документа
Порядок регистрации и структура регистрационных номеров устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА).
Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом.
В регистрационном номере:
в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.
02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
98 – порядковый номер.

Оформляется только в письмах-ответах.
В текстах ответных писем не нужно писать выражения типа
«На ваше письмо от... №... сообщаем...»
«Рассмотрев ваше обращение от... №...» и т.п.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
!

Проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации.
В состав грифа ограничения доступа к документу входит:
ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.)
может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА
Гриф ограничения доступа к документу

Адресат
Проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).
Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки
!

Заголовок к тексту
Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?».
Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».
Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:
- предлог «О» («Об»)
и отглагольное существительное.
Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки
Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал.
В конце заголовка точка не ставится.
Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.
!

Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.)
Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа
Отметка о приложении
Если приложение одно, то пишем его с маленькой буквы после «Приложение:».
А если несколько, то нумеруем их цифрами, после которых стоят точки, поэтому каждое приложение потом начинается с большой буквы, и в конце предложения о нем тоже ставится точка

Виза (реквизит 21) свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта письма.
Виза согласования включает:
его должность,
подпись,
расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия)
и дату визирования.
В зависимости от того, необходимо ли адресату направлять подлинник письма по почте либо достаточно направить его копию по факсимильной связи или электронной почте, визы проставляются:
на копии письма (визовом экземпляре), помещаемой в дело, на последнем листе документа на свободном от текста месте ближе к нижнему полю – если бумажный подлинник отправляется адресату;
на обороте последнего листа подлинника – если он остается у автора документа.
Если согласование проектов исходящих писем проводится в системе электронного документооборота (СЭД), то данные о результатах согласования фиксируются в регистрационной карточке документа в системе.
Если имеются замечания к проекту документа, виза оформляется так:
Замечания прилагаются
Должность подпись Расшифровка
Виза

Подпись (реквизит 22) включает:
наименование должности лица, подписывающего документ,
его собственноручную подпись,
расшифровку подписи (инициалы перед фамилией).
Это классический полный состав элементов (атрибутов) реквизита «подпись», который в некоторых случаях сокращается:
при оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается совсем;
обычно письмо оформляется на бланке организации, вверху которого присутствует ее полное наименование, потому в подписи должность не содержит этого наименования организации;
по такому же принципу мы действуем, когда оформляем письмо на бланке структурного подразделения – в составе подписи должность не повторяет не только наименование организации, но и наименование подразделения.
Подпись
Фраза «С уважением,», как и вступительное обращение «Уважаемый...!» отделяются от текста дополнительным межстрочным интервалом по аналогии с составными частями реквизитов.
При подписании письма лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии вносятся от руки
В этой ситуации не допускается ставить косую черту либо предлог «за» перед наименованием первоначальной должности.
!

Печать (реквизит 24) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Печать ставится на документе, только если это предусмотрено законодательством Российской Федерации. А по общему правилу на большинстве писем она не нужна.
Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи должностного лица, старайтесь не закрывать ее даже частично.
Печать