СЕРЕБРЯНЫЙ МЕРКУРИЙ 2011

География проекта (охват городов):* 145 городов на территории РФ:

География проекта (охват городов):* 145 городов на территории РФ (II):

Обеспечение централизованного управления проектом по всей территории России, вкл.
а) контроль за работой и дисциплиной мерчендайзеров (посещение магазинов согласно маршрутам и расписанию)
б) контроль за объемом и стоимостью выполняемых работ, определяющих финансовую прозрачность - количество часов/ставка за час
в) контроль за распределением ресурсов, в частности количество рабочих часов в объемообразующих точках
«Закрытие территорий» в пределах >= 95% от поставленной цели
Обеспечение системы регулярной количественной оценки проводимых работ (оценочные
листы)
Снятие временной нагрузки с LKAM (локального менеджера по работе с ключевой розницей
в городах), связанной с администрированием персонала на проекте
Сохранение уровня затрат на персонал, сопоставимого с системой аутстаффинга
Рост полочного пространства (shelf space availability) для выкладки продукции Henkel как
основополагающего параметра, обуславливающего рост продаж
Цели и задачи проекта (бриф)

В чем уникальный опыт акции, новизна
145 городов, свыше 3 000 торговых точек

Маркетинговые инструменты, которые были использованы
Почему это сработало

Решение (полное описание проекта)
Основной идеей со стороны клиента был перевод проекта из существовавшей до этого модели аутстаффинга,
при которой реализация проекта проходила при участии собственных региональных структур клиента, осуществлявших постоянное администрирование,
в аутсорсинг , с передачей соответствующих функций по управлению проектом в специализированное трейд маркетинговое агентство
Аргументом в пользу такого решения послужил расчет экономии средств и временных затрат на осуществление проекта (см.варианты решений в таблице на слайде №8)

Решение (полное описание проекта II)
3. Со стороны НМТ, по согласованию с клиентом, в качестве основных решений было предложено:
осуществить выкладку продукции в торговых сетях в полном соответствии со
стандартами заказчика
максимально расширить полочное пространство для выкладки
разместить продукцию в наиболее приоритетных местах (дополнительных местах
продаж – ДМП)
обеспечить обязательное наличие актуальных ценников на продукцию
в рамках администрирования полевого персонала осуществить:
рекрутинг
трудоустройство
обучение
организация работы в полях
контроль
расчет и выплата з/п, больничных, отпусков в соответствии с ТК РФ
обеспечить заведение мерчендайзеров в сети (подготовка всей необходимой документации)
осуществить весь комплекс планирования и отчетности, вкл.:
подготовку маршрутных листов на предстоящий цикл работ (неделю)
подготовку отчетов за прошедшую неделю (визиты, OOS) в системе онлайн отчетности
отчетов за месяц (ротация по персоналу)

Решение (полное описание проекта III)
Определена следующая структура соподчинения в системе управления проектом:
Менеджер проекта, центральный офис,
Москва
Area координатор Поволжье
City координаторы
Area координатор Центр
City координаторы
Area координатор Северо-запад
City координаторы
Area координатор Урал
City координаторы
Area координатор Юг
City координаторы
Area координатор Сибирь и Дальний Восток
City координаторы

Решение (полное описание проекта IV)
В соответствии с данной структурой:
координатор (в городе), являясь локальным сотрудником агентства, отвечает за конкретный город/группу городов и выполняет следующие функции:
несет ответственность за организацию и контроль реализации проекта на закрепленной территории (регион, город)
является ключевым контактным лицом для местного представителя заказчика по решению любых вопросов
рекрутирует, трудоустраивает и проводит обучение новых сотрудников (супервайзер, мерчендайзер)
проводит «полевой» аудит работы на проекте (не менее 5 торговых точек в неделю)
проводит общие собрания полевого персонала (не реже 1 раза в 2 недели)
координатор (регион) является локальным сотрудником агентства, отвечает за конкретный регион и выполняет координацию всей региональной деятельности агентства

Решение (полное описание проекта V)
супервайзер является локальным сотрудником агентства, находится в конкретном городе и
выполняет следующие функции:
составление маршрутных листов
проведение полевого обучения и стажировок новых мерчендайзеров
контроль выхода мерчендайзеров на работу
контроль наличия у мерчендайзеров необходимых для работы инструментов и
выполнения требуемого функционала в обслуживаемых магазинах
в ситуации отсутствия замены на открывшихся территориях, выполняет за них функции мерчендайзера
проводит регулярный «полевой» аудит (не менее 4-х рабочих дней в неделю)
мерчендайзер является локальным сотрудником агентства, работает только с продукцией
заказчика, находится в конкретном городе и выполняет следующие функции:
выкладка продукции на полке согласно планограммы заказчика
пополнение товарного запаса на полке и дополнительных мест продаж (ДМП) со склада
магазина
контроль за размещением ценников на продукцию (их ценовая актуальность,
размещение рядом с продуктом)
размещение акционных ценников и ДМП
размещение рекламных материалов

Решение (полное описание проекта VI)
6. В отношении персонала были приняты следующие решения:
а) поиск полевого персонала осуществляет агентство
b) ответственное лицо со стороны заказчика может рекомендовать прервать контакт с любым
сотрудником, работающим на проекте в случае объективных причин
с) при трудоустройстве все сотрудники агентства, задействованные на проекте,
официально трудоустраиваются в соответствии с существующим трудовым законодательством
d) при обучении персонала агентство самостоятельно проводит теоретическую и практическую
подготовку всех новых сотрудников, вкл.:
проведение теоретического тренинга на базе материалов заказчика
проведение практической стажировки в магазине (3 дня минимум)
e) при проведении аттестации
агентство самостоятельно проводит внутреннюю письменную аттестацию сотрудников перед их допуском к работе
периодичность проведения аттестации: один раз для каждого нового сотрудника перед выходом на работу, один раз в квартал для каждого работающего сотрудника
все заполненные анкеты хранятся в агентстве в течение 6 месяцев и могут быть предоставлены заказчику по запросу
f) при замене персонала
сроки предоставления замены персонала на проекте определены как необходимые при следующих условиях:
7 рабочих дней - при стационарном типе обслуживания
3 рабочих дня - при визитном типе обслуживания
при нарушении установленных сроков замены персонала ответственный сотрудник заказчика уведомляет об этом координатора агентства с обязательной копией своего непосредственного руководителя
g)формирование состава дублеров:
для повышения оперативности «закрытия территорий» в объемообразующих торговых точках, ответственный сотрудник со стороны заказчика, передает координатору агентства список из Топ-10 торговых точек,
из числа имеющихся визитных мерчендайзеров формируется состав «дублеров» обученных и прошедших стажировку
при этом они имеют оформленные документы и пропуска для работы
оперативная замена персонала на проекте для магазинов Топ-10 осуществляется в течение одного рабочего дня после получения соответствующей заявки

Решение (полное описание проекта VII)
7. В систему отчетности были включены следующие документы*:
еженедельный отчет по визитам
еженедельные маршруты (предстоящие, плановые)
ежемесячный отчет по ротации персонала
*до мая 2010 года вся отчетность выполнялась в формате excel-таблиц, объем перегоняемой информации по
e-mail был большим, поэтому, совместно с заказчиком, было принято решение сделать онлайн портал, на котором
можно было бы хранить всю информацию по проекту, иметь к ней персонализированный доступ в любое удобное время,
в любом месте, где есть возможность доступа в интернет
Сроки запуска системы онлайн отчетности:

Решение (полное описание проекта VIII)
8. Контрольные нормативы по проекту (KPI)
a) «Закрытие территорий»
Значение: отражает выполнение агентством требований заказчика в «закрытии»
заявленных адресных баз
Формула: кол-во часов работы ФАКТ / кол-во часов работы ПЛАН * 100%
Норматив: больше либо равен 95%
b)Ротация персонала
Значение: отражает картину «текучести» кадров на проекте
Формула: кол-во новичков / кол-во сотрудников на проекте * 100%
Норматив: меньше либо равен 10%
c) Замена персонала
Значение: отражает оперативность замены кадров на проекте
Норматив:
7 рабочих дней - при стационарном типе обслуживания
5 рабочих дня - при визитном типе обслуживания
1 рабочий день – для предоставленных Топ-10 клиентов
d) Покрытие территорий
Подключение новых территорий к обслуживанию агентством базируется на следующем расчете:
=> 30 часов обслуживания - ввод одного мерчендайзера
в городах с количеством мерчендайзеров от 3 до 10 – функционал супервайзера возложен на координатора либо супервайзера, работающего по совмещению
=> 10 и более мерчендайзеров - ввод одного супервайзера.

Решение (полное описание проекта IX)
9. На сегодня на проекте работают:
544 мерчендайзера
52 координатора
18 супервайзеров, обслуживающие 3705 торговых точек по всей России
10. Структура координации исполнения проекта между агентством и клиентом c учетом конкретного местонахождения регионального менеджера клиента

Результаты проекта согласно поставленным целям
Всего за время реализации проекта к постоянному обслуживанию по новой системе аутсорсинга были подключены 3 056 ключевых торговых точек в 145 городах РФ.
Это позволило наладить устойчивые доверительные рабочие отношения с руководителями торговых точек и обеспечить постоянное наличие товара клиента в магазине, исключив OOS, заняв при этом приоритетные места продаж на полках, расширить ассортиментную матрицу
Оборот компании заказчика, после запуска проекта, увеличился на 32 % в денежном эквиваленте по сравнению с аналогичным периодом до запуска.
Достигнута значительная экономия средств заказчика за счет перевода проекта на систему аутсорсинга путем привлечения специализированного трейд маркетингового агентства
В результате, помимо экономии на прямых расходах на персонал, было обеспечено сокращение финансовых и временных затрат на решение административно-кадровых задач клиента по управлению персоналом
Благодаря использованию он-лайн системы постановки задач и отчетности компания добилась полной интеграции собственных полевых ресурсов с ресурсами агентства, объединив их в единую ТМ/Sales систему.

Отзыв заказчика о результатах
В результате сотрудничества с компанией «NMT», которая стала нашим главным стратегическим партнером по проекту полевого мерчендайзинга в категории «Чистящие и моющие средства», нам удалось решить следующие проблемы:

2. По итогам работы с NMT в 2010 г. было получено: а) увеличение объема продаж на 32 %
Отзыв заказчика о результатах (II)
б) сокращение показателя OOS, % отсутствие продукции на полках уменьшилось на 44 %
в) рост соответствия матрице сети на 18 %
Таким образом, планы и ожидания, которые были определены до старта проекта, были полностью выполнены и оправданы. Проект мерчендайзинга по системе аутсорсинга получил статус постоянного. В будущем мы планируем проводить естественную экспансию, связанную с увеличением количества сетевых ритейлеров и общим ростом объема потребительского рынка.

Сведения о компании, осуществившей проект