Создание Единой нормативно-справочной информации по материально-техническим ресурсам в крупных компаниях. Актуальность, Шаги, Пр

Экономическая целесообразность
внедрения Единой системы НСИ и ЕСККИ
Компании
Предпосылки:
Наследие автоматизации: множество автономно работающих на предприятии автоматизированных систем с локальными справочниками
Развитие компании: создание холдингов, включающих ранее самостоятельные
предприятия и необходимость управлять ими
Сложность и высокая трудоемкость формирования консолидированной отчетности
Проблемы:
Увеличение расходов на поддержание каждой локальной информационной
системы и обеспечение информационных стыковок между системами
Финансовые потери из-за проблем оперативного контроля и анализа производственных процессов и невозможности своевременного формирования корректирующих управляющих воздействий
Развитие производства, производственных связей, внедрение более современных
автоматизированных систем, ERP-систем в масштабах холдинга
Решение:
Внедрение Единой системы нормативно-справочной информации и единой системы классификации и кодирования информации Компании

Необходимость создания единых корпоративных систем нормативно-справочной информации (НСИ)
Единая корпоративная
нормативно-справочная информация
Корпоративные системы
планирования и учета
Специализация
бизнеса в компании
Укрупнение
бизнеса,
создание компаний
Повышение
эффективности
бизнеса
Средства:
Тенденции:
Цель:

Тенденции создания Единых систем НСИ крупными российскими холдингами
По материалам круглого стола на тему
«Корпоративные системы поддержки
нормативно-справочной информации»

Использование единой НСИ в производственной деятельности компаний

Единая система НСИ и ЕСККИ – основа
Интегрированной корпоративной информационной системы
Служба ведения НСИ
Нормативно-
методическая
база ЕСККИ
План
счетов
Структурные
подразделения
Контрагенты
Классификатор
МТР
Программно-
техническая платформа
корпоративной
системы НСИ
Единые базы данных НСИ
Единая система
НСИ Компании –
Основа КИС
Подсистема
Снабжения
Подсистема
Кадровой политики
ИС филиалов
Компании
Подсистема
Бухгалтерского
учета
Подсистема
Оперативного
управления
Подсистема
Финансово-
экономического
анализа
Интегрированная
Корпоративная
ИС (КИС)
Подсистема
Сбыта
ИС филиалов
Компании
ИС филиалов
Компании
Консолидированная
корпоративная
отчетность
Оперативный
анализ, контроль,
управление
Интегрированные
ключевые
показатели
Верхний уровень

Цели создания единой нормативно-справочной информации Компании
Консолидация всех видов отчетности в сопоставимых обозначениях
Обеспечение интеграции информационных систем Компании на уровне справочных данных
Повышение оперативности и эффективности управления Компанией
Повышение доступности и достоверности информации о состоянии бизнеса
Повышение управляемости бизнес-процессов за счет внедрения единых регламентов и правил ведения нормативно-справочной информации

Цели создания
Единого классификатора и справочника МТР
Создание единой корпоративной системы МТО, в которой
одна и та же номенклатурная позиция имеет одинаковое наименование.
Обеспечение формирования заявок на централизованную закупку в единых кодах МТР.
Обеспечение автоматизированного формирования сводных заявок по одноименной номенклатуре и получение скидок при размещении у поставщика аккумулированного заказа большого объема.
Осуществление поиска требуемых предприятию МТР на складах других предприятий Компании.
Получение сравнительной номенклатурной аналитики по предприятиям Компании и поставщикам.
Снижение затрат на формирование корпоративной отчетности.

Эффективность внедрения корпоративных систем МТО на основе единых справочников МТР
Обеспечение специалистов МТО и руководства актуальной и достоверной информацией
Повышение обоснованности принимаемых решений
Обеспечение единого корпоративного регламента ведения процессов МТО
Повышение прозрачности бизнес-процессов
Сокращение издержек в системе МТО (5-15%, Gartner Group)
Снижение себестоимости закупаемых МТР (5-20%)
Уменьшение складских запасов и неликвидов (20-40%)
Улучшение обслуживания (увеличение доли своевременных поставок) – (около 20%)
Эффективность
систем МТО
Затраты
Управление
Качество снабжения

В 1956 г. Была создана система каталогизации предметов снабжения НАТО (NCS)- на основе системы каталогизации, принятой в США, в свою очередь разработанной по указанию президента Рузвельта.
В 1949 г. президент США издал директиву о создании единой федеральной системы каталогизации предметов снабжения для государственных нужд и в первую очередь для нужд обороны и безопасности.
Первоначальные затраты на эту работу(1948—1960 гг.) составили около 5 млрд. долл. В ней приняло участие около 4400 кадровых офицеров и 35 000 привлеченных сотрудников. США за последние двадцать лет в рамках системы каталогизации ежегодно вкладывали от 2 до 4 млрд. долл.
Стоимости работ: каталогизация одного предмета снабжения по мировым ценам обходится в сумму от 10 до 40 долл. При этом современный истребитель включает в себя почти 30 тыс. предметов снабжения.
В России расходы на создание и классификацию одной записи в справочнике материалов в наших условиях близки к 2—5 долл., в зависимости от степени полноты описаний.
Эффективность и затраты каталогизации МТР

Формирование проектной и нормативно-методологической базы для создания, последующего использования и поддержания ЕК МТР в актуальном состоянии
Непосредственное создание (первоначальное наполнение) ЕК МТР и таблиц переходных ключей
Создание организационной структуры для поддержания ЕК МТР в актуальном состоянии, регламентация деятельности по ведению и использованию ЕК МТР
Создание программно-технической среды для разработки и последующего ведения и использования ЕК МТР
Шаги в создании
Единой НСИ по МТР

Шаги в создании
Единой НСИ по МТР. Первые решения
Заручится поддержкой своего руководства
Решить: каким образом организовать проект:
Самим написать ТЗ и на конкурсной основе выбрать подрядчика работ
Сначала пригласить консультанта для разработки концепции единой НСИ по МТР, затем сформулировать требования и провести выбор подрядчика
Сначала произвести выбор подрядчика (и решения) и в рамках общего проекта поручить Подрядчику сначала разработать и согласовать ТЗ, затем выполнить сам проект: создание единой НСИ по МТР и/или Системы ведения единой НСИ по МТР
Самим разработать ТЗ, создание единой НСИ по МТР и/или Системы ведения ЕК МТР

Участие руководства в проектах создания Единой НСИ

Общероссийские классификаторы:
ОКП – Общероссийский классификатор продукции
ОКДП – Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг
ОКПД – Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности
ТНВЭД – Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности
ЕКПС – Единый кодификатор предметов снабжения
Классификаторы и кодификаторы предприятий отрасли: Мосстройцены, Московский территориальный строительный каталог, Госстрой
Зарубежные классификаторы продукции:
CPV – Common Procurement Vocabulary (Европейский, закупочный)
CPC – Central Product Classification
UN SPSC – United Nations Standard Products and Services Code (Стандартный классификатор товаров и услуг)
МСТК – Международная стандартная торговая классификация
МКТУ 8 – Международная классификация товаров и услуг (тов. Знаки),
Классификатор Kompass
NCS – система каталогизации предметов снабжения НАТО
Использование отечественного и зарубежного опыта классификации МТР

eOTD – электронный
открытый технический
словарь
Open Technical Dictionary
УЧЕТ ТЕНДЕНЦИЙ РАЗВИТИЯ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СИСТЕМЫ КАТАЛОГИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ
В России:
Разработчик:
Международная
Ассоциация управления
кодами электронной
Коммерции (ECCMA)
Создана при участии
ООН в 1999 г.
Текущее наполнение:
около 80 000 (релиз от 4.07.2006 г.), включая
технический словарь
NATO NATO Codification
System (NCS), который
Содержит около
45 000
стандартных наименований
продукции
Базовые стандарты
и проекты:
ИСО 13584, ИСО 22745,
ИСО 8000
Вступает в силу
с ноября 2006 г.
Словарь еOTD принят
за основу при разработке
аналогичного российского
словаря
Приказом от 19.07.2006 г № 1921
Образована
Межведомственная рабочая
группа по информационному
обеспечению работ в области
Каталогизации (МРГ), которую
возглавляет ФГУ
«Федеральный центр
каталогизации»
Процесс возглавляет
Федеральное Агентство
по техническому
регулированию и метрологии
Вступает в силу
с 2009 г.

Связь корпоративной НСИ по МТР с методологией создания eOTD
eOTD
(ISO 22745)
Стандартные
наименования
продукции
Наборы технических
характеристик
Таблицы переходных
ключей к основным
международным
классификаторам
продукции
Классификатор
компании-заказчика

ЕК МТР
Справочник
единиц измерения
Классификаторы Компании:
Ведомственный
классификатор
«Государственные
стандарты»
КГС
Общая нормативно – справочная база:
ГОСТ
- отражено в составе атрибутов классификаторов Компании
Корпоративная
нормативно–
справочная
база:
Регламенты,
Методики,
Положения
Регламенты,
Методики,
Положения
Общероссийский
классификатор
«Стандарты»
ОКС
Общероссийские
классификаторы
ОКП, ОКДП,
международные
классификаторы и др.
Общероссийский
классификатор
«Единицы
измерения» ОКЕИ
Общероссийские
нормативные
документы:
ОСТ
Правила и рекомендации по Стандартизации. Ростехрегулирование РФ:
ТУ
Законы РФ:
ПР
50.1.019
-2000
ПР
50.1.020
-2000
ПР
50.1.021
-2000
«О техническом
регулировании
«Об информации …
Р 50
-113-89
ГОСТ
ОСТ
ТУ
ТУ
Каталоги
продукции
Нормативно-методологическая база ведения ЕК МТР

Использование ГОСТ для классфикации объектов
Основой для определения классификационных признаков должны являться
нормативные документы: ГОСТ (см. пример на рис. 3), ОСТ, РД,
Каталоги производителей продукции, прайс-листы крупных поставщиков и
сложившаяся практика деления номенклатуры на группы,
в случае отсутствия соответствующих нормативных документов

Примеры классификации и кодирования МТР в различных компаниях
Классификационные группировки на первом и последующем уровне
создаются экспертами (коды ОКП – как вспомогательный атрибут)
2. Количество группировок на каждом уроне жестко не ограничено
(до 10 или до20 – т.е. нет жесткого кол-ва знаков на каждый уровень)
3. Глубина классификации для каждого вида МТР не ограничена
(где-то 3 где-то 6, максимально получилось 9)
4. Классификационный код формируется через тире на каждом
уровне классификации.
5. Позиция имеет признак позиции, классификационная группировка –
признак группировки.

ЕК и ЕС МТР

Состав информации в единой НСИ по МТР
и логическая структура данных
Единый классификатор МТР
Единый справочник МТР
Базовые единицы измерения
Свойства (технические характеристики)
Значения свойств
Таблицы переходных ключей
Наименования МТР у поставщиков и цены
Альтернативные единицы измерения
Прикрепленные нормативные документы и
графическая информация

Варианты логической структуры данных

Варианты логической структуры данных

ЕК МТР – Возможность отражения наименования МТР у поставщиков

ЕК МТР – Возможность отражения наименований и цен МТР у поставщиков

ЕК МТР – Отражение свойств и значений свойств у класса МТР

ЕК МТР – Отражение свойств и значений свойств у класса МТР

ЕК МТР – Отражение свойств и значений свойств у класса МТР

ЕК МТР – Отражение свойств и значений свойств у позиции МТР

ЕК МТР – Альтернативные единицы измерения

ЕК МТР – Прикрепленные документы

Выбор ПО.
Функции ПО для ведения ЕК МТР
Модуль описания фонда НСИ средствами системы.
Модуль ведения справочников, классификаторов и таблиц переходных ключей (внесения изменений и дополнений), включая web-интерфейс.
Модуль обеспечения поиска информации в классификаторе, включая web-интерфейс.
Модуль первоначальной разборки справочников
Модуль обеспечения взаимодействия пользователей и экспертов (специалистов группы ведения классификатора) включая web-интерфейс.
Модуль обеспечения интеграции с внешними
приложениями.
Модуль ведения и отражения истории изменений данных
Модуль администрирования и ролевого разграничения
доступа пользователей к данным
Модуль автоматической синхронизации справочников
в многоуровневой архитектуре
SAP
IBM
ORACLE
ИНТЕРТЕХ
ЛАНИТ
IBS
ИКТ-Консалт
Ника –Ком
Каталит
Промсталь……

Первоначальное наполнение Единого справочника МТР
Нормализация данных:
Выявление неполно и некорректно описанных записей
Выявление устаревших материалов
Выявление дублей
Исправление и уницифкация наименований МТР
Классификация МТР

Проверки на вкрапление латинский букв

Пример поиска аналогов и дублей

Пример настройки для поиска аналогов в ЕК МТР для позиций справочника филиала

Правила наименования позиций
в Едином справочнике МТР

Центральная (головная) группа по ведению НСИ по МТР
Функции:
Ведение эталонной БД НСИ по МТР, Общее руководство службой ведения НСИ по МТР
Организационно-методическое и консультационное взаимодействие.
Группа ведения
НСИ по МТР
Предприятия
Предоставление изменений для включения в контрольные экземпляры НСИ по МТР;
ответы на запросы
Подача запросов на внесение изменений и дополнений е Единую систему НСИ по МТР.
Пользователи
Пользователи
Структура территориально-распределенной
службы ведения НСИ по МТР
1.Хранение
контрольного
экземпляра БД
НСИ по МТР
2.Формирование
и контроль
запросов на
изменения
Единой НСИ
по МТР
Пользователи
предприятия
Пользователи
предприятия
Пользователи
предприятия
Функции:
Группа ведения
НСИ по МТР
Предприятия
Группа ведения
НСИ по МТР
Предприятия
Группа ведения
НСИ по МТР
Предприятия
Пользователи предприятия
…
…
…
…
…

Организация ведения ЕК МТР

Техническая база ведения ЕК МТР
Головная группа
ведения НСИ по МТР
Эталон
БД НСИ
по МТР
Web-сервер
Сервер баз данных
Предприятия
Сервер предприятия
Контрольный
экземпляр БД НСИ по МТР
Рабочее место пользователя
НСИ МТР (IE, специальное ПО)
ЛВС предприятия
ЛВС предприятия
ЛВС предприятия
Корпоративная сеть
….
Корпоративная сеть
….
Сервер предприятия
Сервер предприятия
Контрольный
экземпляр БД НСИ по МТР
Контрольный
экземпляр БД НСИ по МТР
Рабочее место пользователя
НСИ МТР (IE, специальное ПО)
Рабочее место пользователя
НСИ МТР (IE, специальное ПО)
Web-
доступ
…
…
Внесение изменений
только в головной группе только в Эталонную базу
Репликации изменений из эталонной базы
Использование в разных приложениях
Толстый и тонкий клиент. Поиск информации в классификаторе. Подача заявок на внесение изменений и дополнений в единую НСИ по МТР

План выполнения проекта
4. Разработка ТЗ, методики создания и ведения ЕК МТР и других проектных документов
7. Разработка и поставка документов, регламентирующих ведение ЕК МТР
8. Внедрение системы ведения Единого классификатора МТР
5. Создание службы ведения ЕК МТР
3. Поставка программного комплекса для создания ЕК МТР
1. Создание Единого классификатора и эталонного справочника МТР
2. Создание таблиц переходных ключей
6. Поставка
программного
обеспечения для
ведения ЕК МТР

Внедрение системы ведения
Единого классификатора МТР
Обучение пользователей и специалистов службы ведения ЕК МТР
Проведение испытаний системы
Устранение замечаний, выявленных в процессе
проведения испытаний
Сдача системы в опытную эксплуатацию
Сопровождение системы

Квалификация специалистов в создании систем НСИ по МТР
Проектная
команда:
Аналитики –
опыт работы
в МТО и НСИ
от 10 до 24 лет
Эксперты НСИ
Опыт работы от 3 до 17 лет
(17 человек)
Программисты –
Сертифицированные
специалисты программных
технологий – до 10 человек
на проекте
Технический
писатель
Руководитель проекта –
опыт работы не менее 10 лет
Системный
администратор
Сетевики
Консультанты –
специалисты МТО
Менеджер
проекта