Технология эффективного менеджмента

Если мы переведем на русский язык термин «Матрица KPI», то получим - «Таблица ключевых показателей деятельности». То есть это таблица, которая позволяет в удобном для восприятия и анализа виде представить ключевые показатели деятельности и охарактеризовать их по определенным параметрам.
Таблица ключевых показателей деятельности начинает заполняться с выделения самих ключевых показателей. Каждый ключевой показатель включает в себя SMART –задачи, решение которых обеспечивает достижение результата по ключевому показателю. Обязательно присутствует столбец, в котором оценивается вес задачи из 100 % , или приоритетность задачи.

Далее выделяются столбцы для планирования желаемых результатов. Обычно планы устанавливаются для нескольких уровней. Например, 100%, 200% или 70 %, 90%, 100%. Это делается для того, чтобы сотрудник, для кого составляется план, видел, к чему ему нужно стремиться, что сделать для того, чтобы выполнить план на 100 % и как будет он поощрен при определенной доле выполнения плана. Рекомендуется за плановый период брать месяц.

Кроме плановых показателей в таблице KPI фиксируются реальные результаты деятельности по каждой задаче, что в совокупности составляет результат деятельность по целому ключевому показателю. Последним столбцом в таблице является итоговый расчет рейтинга. Ключевые показатели деятельности часто ложатся в основу системы мотивации на предприятии. В этом случае общий рейтинг по итогам месяца влияет на бонусную часть заработной платы сотрудников. Чем ближе к 100 % результат работника, тем выше его заработная плата.

План разработки ключевых показателей деятельности включает в себя несколько этапов:
Этап 1. Формулирование видения компании.
Этап 2. Формирование стратегии компании.
Этап 3. Постановка цели компании.
Этап 4. Группирование бизнес-процессов компаний.
Этап 5. Постановка целей бизнес-процессов.
Этап 6. Разработка ключевых показателей деятельности для каждого бизнес-процесса.

Этап 7. Распределение ответственности структурных подразделений за бизнес-процессы компании.
Этап 8. Постановка целей для каждого структурного подразделения.
Этап 9. Определение ключевых показателей деятельности для каждого подразделения.
Этап 10. Разработка системы оценки деятельности структурных подразделений, формирование мотивационных карт для всех сотрудников.
Количество целей должно быть не больше пяти. Количество ключевых показателей деятельности для каждой единицы – не более 10.

Среди факторов, которые положительно влияют на мотивацию сотрудников, исследователи выделяют следующие:
Понимание результата, целостность.
Осознавать полезность компании обществу.
Понимать важность собственной работы.
Самостоятельность в принятии решений, автономия.
Обратная связь между руководством и работниками.
Справедливость вознаграждения.
Разнообразие умений и навыков.
Общественное признание деятельности работника.

Система KPI удовлетворяет практически всем условиям мотивации персонала. Данная система основывается на управлении по целям, то есть обеспечивает понимание каждым сотрудником цели компании и места каждого человека в общей системе. Сотрудники видят, как их работа связана с деятельностью других подразделений, и осознают важность качественного выполнения своих обязанностей. Каждый человек получает мотивационную карту, самостоятельно управляет процессом решения задач, самостоятельно контролирует, на каком этапе достижения цели он находится, самостоятельно определяет размер своего вознаграждения в зависимости от результатов своей работы.

Работники мгновенно получают обратную формализованную связь о результатах своей работы. Система KPI предусматривает измерение результатов, расчеты, и итоговый рейтинг, что позволяет каждому человеку видеть, как согласно этой системе оценивает руководитель результаты работы.
Удовлетворяется и условие справедливости вознаграждения, так как работник в мотивационной карте видит, какой вес в его деятельности занимает та или иная задача, как должны распределяться его усилия и каким образом происходит расчет заработной платы.

Система KPI хороша тем, что она не только мотивирует персонал, но и осуществляет систематическую оценку деятельности сотрудников. Оценка персонала систематизирована, стандартизирована и не требует дополнительных затрат при осуществлении. С помощью системы ключевых показателей деятельности оценка персонала получается объективной и актуальной.
Однако для эффективного внедрения системы KPI как мотивационной системы нужно выполнить несколько условий:
Все расчеты должны производиться автоматически.
Информация должна быть актуальной и из достоверных источников.
Ключевые показатели должны быть определены в соответствии с обязанностями сотрудника и быть в его компетенции.
Цель должна быть достижимой, планы реальными.

Сначала производится декомпозиция работ, формируются ключевые показатели деятельности для структурных подразделений, составляются мотивационные карты для каждого сотрудника. Персонально составляются и SMART – задачи, выполнение которых обеспечивает работнику достижение цели.
В разработке ключевых показателей деятельности и постановке SMART –задач участвуют все сотрудники. Каждый разрабатывает пункты для себя, после чего отдают на корректировку непосредственному руководителю. Таким образом, каждый сотрудник еще на этапе разработки системы подготавливается к внедрению новой системе, чувствует собственную значимость в организации и самостоятельность в принятии решений.

Далее необходимо определить, что является для сотрудника мотивирующим фактором. Для этого применяются психологические тесты, составляется мотивационная характеристика персонала. Если сотрудника мотивируют материальные составляющие, то необходимо поставить в зависимость уровень заработной платы от результатов деятельности. То есть нужно определить соотношение постоянной и переменной части заработной платы. Уровень заработной платы должен вырастать пропорционально эффективности работы сотрудника.

План выставляется по нескольким уровням: недопустимый уровень, при достижении которого работник не получает денежного вознаграждения; низкий – получает установленный процент от бонусной части (например, 10 %); средний – получает определенный процент; плановый - получает 100% бонусной части; высокий, выше планового – получает дополнительную премию. Уровни показателей, проценты и размер денежного вознаграждения устанавливается в зависимости от специфики бизнеса, способностей конкретного работника, усмотрения руководителей.

Важно использовать дополнительные методы стимулирования, тем более, не для всех людей основным мотивирующим фактором является денежное вознаграждение.
Кроме материального стимулирования, применяется:
Карьерный рост.
Признание в коллективе и личное признание руководителя.
Престиж, имидж компании.
Возможности самореализации, личностного роста.
Получение социальных гарантий, льгот.
Дополнительные методы стимулирования: подарки, награды, благодарности.

Следующим этапом является распределение веса каждой задачи и определение инструментов для измерения каждого параметра. На этом же этапе определяется, каким образом будет собираться информация для оценки результатов, через какие источники и какие лица будут нести ответственность за предоставление этих данных.
Кроме того, устанавливаются единицы измерения, периодичность.
Для внедрения разработанной системы мотивации необходимо ввести в действие нормативные документы по организации. Вписать систему KPI в правила трудового распорядка организации, положения о подразделении, положения об оплате труда, положение о работе отдела кадров, внести изменения в должностные инструкции работников.