Требования к составлению документов

Унифицированные формы документов разработаны и утверждены Госкомстатом РФ только для оформления основных кадровых процедур.
Работникам кадровых служб приходится составлять документы не предусмотренные в унифицированных формах.
Другие виды документов, среди которых наибольшую группу составляют информационно-справочные документы. К ним относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы, телефонограммы.

Общие требования к оформлению документов
Общие требования к составлению и оформлению служебных документов:
≪Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти≫, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477
и детально расписанные на основе ГОСТ Р 6.30—2003 ≪Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации.
Требования к оформлению документов в ≪Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти≫.

Реквизит:
В ГОСТ Р 51141—98 ≪Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения≫ реквизитом документа называется ≪обязательный элемент оформления официального документа≫.
Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. — это реквизиты документов.

В ≪Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти≫ в ст. 9:
Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа
текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами:
1) уточняют цель документа.
2) изучают федеральные законодательные и нормативные акты, а также акты субъектов Федерации, на территории
которых находится организация, и ведомственные нормативные акты(если они есть), регулирующие порядок решения вопроса, по которому составляется документ
3) изучают ранее изданные распорядительные
документы вышестоящей и своей организации
4) приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса
5) составляют проект документа

Бланк — стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации-авторе, от имени которого документ издается. Бланки заказывает централизованно служба делопроизводства, и служба кадров получает необходимый бланк у нее.
В организации обычно применяется два вида бланков — для письма общий бланк для всех других видов документов. Но если известна потребность, можно иметь и бланки конкретных видов документов (например, приказа, акта и т.п.).
Заголовок к тексту (наименование текста). – О ком? О чем?

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Федеральным конституционным законом Российской Федерации от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ ≪О Государственном
гербе Российской Федерации≫.