Управление проектным циклом

Типичные Проблемы
Целевая группа четко не обозначена и не описана
Не разработаны индикаторы
Недостаточный анализ проблемы
Структура общей цели слабо разработана
Многоцелевой проект
Цели не отражают извлекаемую пользу
Не выработаны допущения

Что такое проект?
Проект это
последовательность действий,
направленных на достижение
четко определенных целей,
осуществляемых в течение определенного ограниченного времени
в рамках
четко определенного бюджета

Что такое программа?
Программа это
совокупность проектов,
каждый из которых делает вклад в достижение
общей цели,
сформулированной в соответствии с принятой
национальной или секторальной стратегией
Национальные/
секторальные цели
Цели программы
IBPP
---------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Общая цель проекта

От стратегии к проектам
Результаты
Результаты
Цель проекта
Общая цель
Общая цель
Общая цель
Цель программы
Стратегия
Программы
Проекты
Конкретная цель
Результаты

Проектный цикл
Проектный цикл - это последовательный процесс, в рамках которого планируются, выполняются и оцениваются проекты

Этапы проектного цикла -1
Этап программирования:
Анализ ситуации на национальном и секторальном уровнях: определение проблем, возможностей и препятствий для развития.
Обзор социально-экономических показателей, национальных приоритетов и приоритетов донорской организации
Цель этапа: определить и согласовать главные цели и приоритеты, чтобы обеспечить программные рамки для будущих проектов

Этапы проектного цикла - 2,3
Этап определения:
Выявление потенциальных проектов
Проверка проектных идей на УМЕСТНОСТЬ
Отбор проектных идей для дальнейшей разработки на этапе Формулирования
Этап формулирования:
Уместные проектные идеи развиваются в практические планы действий
Проверка проектных предложений на ВЫПОЛНИМОСТЬ и УСТОЙЧИВОСТЬ
Принятие решения о финансировании проекта

Этапы проектного цикла - 4,5
Этап осуществления:
Мобилизация ресурсов
Выполнение проекта
Мониторинг
Корректировка планов действий и ресурсов
Этап оценки:
Оценка воздействия проекта на ситуацию или положение в целевой группе
Извлечение уроков из выполнения проекта
Выработка рекомендаций для улучшения качества будущих проектов и программ

Принципы УПЦ
Этапы проектного цикла - структурированное и информированное принятие решений
Ориентация на партнеров и участников - вовлечение заинтересованных сторон в процесс принятия решений
Логико-структурное планирование - всесторонний и последовательный анализ
Устойчивость - механизмы обеспечения постоянного поступления пользы
Интегрированный подход - вертикальная интеграция и стандартизованная документация
Базовый
формат

Критерии качества
Уместность/Значимость
Соответствие национальным и секторальным целям и целям Европейской Комиссии
Соответствие реальным нуждам получателей
Выполнимость
Цели могут быть реально достигнуты в условиях действия ограничений, накладываемых реальной обстановкой и возможностями организаций-исполнителей при заданных временных и финансовых рамках
Устойчивость/Жизнеспособность
Долгосрочная реальная польза для получателей содействия после окончания проекта

1. Анализ проблемы - определение заинтересованных сторон, их ключевых проблем, препятствий и возможностей; определение причинно-следственных связей между проблемами
2. Анализ целей - выработка целей из выявленных проблем; определение связей “средства-цель”
3. Анализ стратегий - определение различных стратегий для достижения целей; постановка главных целей (общих целей и цели проекта)
Логико-структурный подход
4. Логическая структура - определение структуры проекта, проверка его внутренней логики, а также формулирование целей в измеримых величинах, определение средств и затрат (в целом)
5. Планирование деятельности - определение последовательности и взаимозависимости действий, оценка их продолжительности, установка этапов и распределение ответственности
6. Планирование ресурсов - на основе плана действий, разработка плана расходования ресурсов и бюджета проекта

1. Анализ проблем
Негативные аспекты сложившейся ситуации
2. Анализ целей
Желаемая ситуация в будущем
3. Анализ стратегий
Выбор стратегии
4.Логическая структура
Краткое, логичное и наглядное представление проекта
5. План действий
Что должно быть сделано? Когда? Кто ответственный?
6. План ресурсов
Какие требуются ресурсы? Сколько? Когда?
ЛСП: Средство разработки проекта

Анализ проблем и целей
Шаг 1: Выявляем вовлеченные стороны (группы и организации)./ (стр 14.)
Шаг 2: Читаем исследования, проводим обсуждения и консультации
Шаг 3: Записываем проблемы
Шаг 4: Выстраиваем логическую иерархию проблем
(дерево проблем на следующем слайде)
Шаг 5: Перефразируем проблемы из Шага 2 как цели
Шаг 6: Выстраиваем логическую иерархию целей

Анализ проблем
Причины
Следствия
Высокий уровень материнской и детской смертности
Высокий уровень инфекций у детей и младенцев
Высокий процент осложнений при родах
Высокий уровень до- и послеродовых инфекций у матерей
Плохое детское питание
Мало детей и младенцев проходят вакцинацию
Плохая диагностика осложнений при родах
Низкие стандарты гигиены и ухода за пациентами
Низкая посещаемость сельских клиник
Матери не желают посещать клиники
Недостаток клиник
Сезонная нехватка белковой пищи
Коммерческое давление по использованию молочных смесей
Нехватка лекарств
Низкий проф. уровень персонала

Трансформируя проблемы в цели

Анализ целей
Снижение уровня материнской и детской смертности
Снижение уровня инфекций у детей и младенцев
Снижение процента осложнений при родах
Снижение уровня до- и послеродовых инфекций у матерей
Улучшение детского питания
Увеличение числа вакцинированных детей
Улучшенная/ более ранняя диагностика осложнений при родах
Повышение стандартов гигиены и ухода за пациентами
Повышение посещаемости поселковых клиник
Желание матерей посещать клиники
Достаточное количество сельских клиник
Увеличение числа детей, вскармливаемых грудью
Достаточное количество лекарств
Повышение уровня персонала
Повышение доступности пищи, богатой белками
Средства
Цели

Определение проекта
Шаг 1: Выбрать конкретную цель проекта из дерева целей
Шаг 2: Определить общие цели проекта из дерева целей (это будут цели, которые расположены ВЫШЕ конкретной цели проекта
Шаг 3: Определить цели которые прямо ведут к конкретной цели проекта, это будут результаты
или потенциальные допущения и риски на уровне результатов
Шаг 4: Переформулируйте цели, которые ведут к результатам как действия; поместите их под соответствующими результатами

Определение целей
1) Общие цели должны объяснять - почему проект важен для общества с точки зрения долгосрочной общей пользы для получателей и более широких групп населения. Они также должны показывать, насколько проект соответствует приоритетам и целям Донора, региона или города. Общие цели не будут достигнуты одним проектом, а потребуют также воздействия других проектов.
2) Цель проекта должна быть направлена на решение ключевой проблемы (актуальность/уместность) и должна быть определена в показателях той пользы, которую проект должен дать получателям или целевой группе в результате использования услуг, предоставляемых программой.

3) Результаты описывают реальные продукты и услуги, которые должны быть предоставлены получателям или целевой группе. Результаты должны быть направлены на главные причины проблем, стоящих перед целевой группой. Получение результатов ведет к достижению цели проекта. Результаты должны быть пронумерованы (Результат 1, Результат 2, и т.д.)
4) Действия – средства необходимые для получения результатов. Они кратко описывают то, что будет сделано в рамках проекта. Мероприятия должны быть связаны с результатами и соответственно пронумерованы (Мероприятие 1.1, 1.2, …, 2.1, 2.2, …)
Определение целей

Уровни целей - 2

Перемещая цели в логическую структуру

Устанавливая допущения
Снижение уровня материнской и детской смертности
Снижение уровня до- и послеродовых инфекций у матерей
Увеличение числа детей, прошедших вакцинацию
Более ранняя и качественная диагностика
осложнений при родах
Повышение стандартов гигиены и ухода за пациентами
Повышение посещаемости сельских клиник матерями
Увеличение количества родо- вспоможений
Обучение сельских акушерок
Улучшение кадрового обеспечения
Улучшение управления фондами
Готовность передвижных амбулаторий
Новые виды процедур внедрены
Персонал обучен для …или в …
Улучшение детского питания
Повышение доступности пищи,богатой белками
Увеличение количества детей,
вскармливаем. грудью
В ПРОЕКТ
ЗА ПРОЕКТ
Снижение уровня инфекций у младенцев
Снижение процента осложнений при родах
Улучшение навыков персонала
Улучшение лекарственного обеспечения
Желание матерей посещать клиники

Роль индикаторов
Индикаторы объективно поддающиеся проверке (ОПИ) описывают цели проекта в измеримых величинах, и обеспечивают основу для измерения качества выполнения проекта.
ОПИ должны быть КИДУС (SMART):
Конкретными (Specific) качественных параметр который мы измеряем;
Измеримыми (Measurable) конкретное количество (на Х %, в 3 раза, Х штук и. т.д.);
Доступными (Attainable) получение из уже существующих источников или при разумных дополнительных усилиях/затратах;
Уместными (Relevant) по отношению к целям;
Своевременными (Time-bounded) к какому времени получен индикатор (для мониторинга проекта).

Определение показателей - ККВ
Цель: Улучшение положения в здравоохранении
Установить качество (природа индикатора): снижение уровня смертности
Установить целевую группу (кто): снижен уровень детской смертности
Установить место (где): уровень детской смертности снижен в северо-западной провинции
Установить количество: уровень детской смертности в северо-западной провинции снижен с X до Y
Установить время: уровень детской смертности в северо-западной провинции снижен с X до Y к 200Х году

Дерево проблем
Причины
Следствия
Низкий уровень инвестиций
Низкий профессиональный уровень персонала
Слабая информационно-аналитическая база
Неясная законодательная и нормативная база
Слабая финансовая база
Слабая материально-техническая база
Низкий уровень жизни в малых городах Карелии
Изношенный жил. и нежил. фонд
Устаревшие методы управления

Трансформируя проблемы в цели

Дерево целей
Цели
Средства

Уровни целей
Повышение квалификации кадров
Создание информационно-аналитической базы
Привлечение инвестиций за счет МСБ
Совершенствование нормативной базы
Укрепление финансовой базы
Укрепление материально-технической базы
Повышение уровня жизни в малых городах Карелии
Внедрение новых методов управления
Развитие
ЖКХ
Развитие
производства
Разработка стратегии развития

3.1Разработка стратегии и планов развития
Построение Матрицы
3.2 Повышение квалификации кадров
3.3 Создание информационно-аналитической базы
1.Привлечение инвестиций за счет МСБ
2.Совершенствование нормативной базы
Укрепление финансовой базы
Укрепление материально-технической базы ЖКХ и предприятий
Повышение уровня жизни в малых городах Карелии
3.Внедрение новых методов управления
Размер городского бюджет вырос на 2 % к концу проекта
Выросло количество собираемых налогов к концу первого года
одобрена стратегия и планы развития по секторам
Обучено 30 сотрудников к концу 3 квартала
Отчет гор. совета
Квартальные отчеты
Протоколы и решения
выданные сертификаты и дипломы

Подготовка плана действий
Шаг 1. Составить список основных мероприятий (перенести из логической структуры)
Шаг 2. Разбить мероприятия на управляемые задачи
Шаг 3. Выяснить последовательность и зависимость
Шаг 4. Оценить сроки начала и завершения задач
Шаг 5. Суммировать расписание основных мероприятий
Шаг 6. Определить ключевые события
Шаг 7. Определить квалификацию исполнителей
Шаг 8. Распределить задачи среди членов группы

Пример плана действий

Планирование ресурсов
План ресурсов:
Обеспечивает подход, направленный на цель
Способствует бюджетированию, основанному на результатах и мониторингу эффективности затрат
Обеспечивает основу для спланированной мобилизации ресурсов (местных и внешних)
Определяет постоянные текущие расходы:
Требования к финансированию со стороны партнера
Послепроектная финансовая устойчивость