Ведение деловой переписки и переговоров

Что должно содержать письмо?
Обязательно тему
Обязательно текст, в котором содержатся:
Приветствие
Если есть вложение - краткое описание того, что вы высылаете
Если письмо информационного характера – краткое, емкое изложение информации
Подпись

Пример хорошего письма

Для чего нужно оформлять письма по правилам деловой переписки?
Для создания делового имиджа компании
Чтобы показать, что в компании работают профессионалы, которые заботятся о клиентах

Что не так?

Как лучше?

Что не так?

Как лучше?

Что не так?

Как лучше?

Несколько писем
Если вы отправляете ряд писем с материалами, то здороваться каждый раз не нужно, отправляйте письма «вдогонку»

Правила ведения корпоративной переписки
Приветствие в начале письма. Если ведется затяжная переписка, то приветствие необходимо в начале каждого нового дня.
Если на письмо необходима реакция, просьба об ответе должна присутствовать явно, либо в виде вопроса. В тексте явно должно быть указано лицо из списка получателей, кому адресована просьба (вопрос).
Адресат письма должен располагаться в графе "To", остальные получатели - в графе "CC"
Если состав участников переписки меняется, необходимо указывать это явно в начале письма. Например: "Привет! Добавил в копию Никиту Джигурду. Давайте вместе станцуем на Красной площади...". Или: "Привет! убрал из копии Борю Моисеева. Всё же, я считаю что он оправдывает свою ориентацию..."

Структура сообщения при технических сбоях
1. Что-то произошло
(Информируем вас о том, что произошел технический сбой)
2. Мы не просто сидим на месте, а разбираемся в проблеме
(На данный момент мы уже занимаемся устранением проблемы)
3. Для вашего удобства и спокойствия, мы указываем сроки, когда систему починят.
(Ориентировочно, работа системы будет восстановлена в течение … минут. Постараемся починить как можно быстрее)
4. Нам жаль, что это произошло и мы доставили вам неудобства
(Приносим извинения за доставленные неудобства)
4. Мы не просто забиваем на вашу проблему и ждем, пока систему починят, мы готовы оказать вам помощь во всех вопросах, в которых потребуется
(Готовы выслать все необходимые материалы. Если что-то нужно, пожалуйста, напишите)