Юридическая обработка информации в спс

1. Классификация документов, различные виды классификаторов
Одним из ключевых элементов юридической обработки является классификация (рубрикация) документов. При этом преследуется несколько целей, основные из которых следующие:
распределение правовых документов по определенным темам, т.е. систематизация правовой информации;
обеспечение эффективного поиска информации по конкретной теме.
Основными, общими характеристиками классификаторов являются:
размер (количество структурных единиц классификаторов);
стабильность (неизменность во времени);
массив классифицируемой информации;
поисковые потребности пользователя, которые удовлетворяются.

В зависимости от целей, которые требуется достичь с помощью того или иного классификатора, требования к указанным характе­ристикам конкретного классификатора и их соотношение (какие из них являются более важными, основными) могут различаться. Соот­ветственно, выделяются и различные виды классификаторов, в т.ч. и тематический.

Тематический (предметный) классификатор - это базовое средство классификации, без него немыслима любая СПС. Главная его задача - систематизировать, структурировать всю правовую информацию по-круп­ному и, учитывая большое количество такой информа­ции, распределить ее по ограниченному числу рубрик {названия которых представляют собой довольно крупные юридические понятия) для того, чтобы в этой информации было легко ориентироваться.

Требования к характеристикам классификатора
Предметный классификатор предполагает, что пользователь ориентируется в системе права и в системе законодательства, поскольку основной способ поиска в классификаторе - выбор необходимой рубрики на каждом уровне и переход на более глубокий уровень. При этом, чтобы такой поиск был эффективным, классификатор не может быть очень большим.
Поскольку по тематическому классификатору строится вся правовая информация, а представленные в нем рубрики являются обобщающими, такой классификатор характеризуется относительной стабильностью - его структура остается практически неизменной в течение довольно продолжительного времени.
Классификатор построен так, чтобы учитывать все правовые акты, как нормативные, так и индивидуальные, в том числе судебные решения, а также международные и внутригосударственные договоры.
Основное поисковое назначение тематического классификатора- разделить всю правовую информацию в СПС на крупные массивы информации, выделив документы нужной тематики. Классификатор существенно облегчает поиск информации в случаях, когда неизвестны конкретные реквизиты доку­мента (при контекстном поиске), позволяет сузить поиск до конкретной поисковой области, отраженной в наименовании рубрики.

Другой вид классификаторов ориентирован на решение иной задачи: он должен обеспечивать эффективный поиск документов, относящихся к возникающей в практической деятельности пользователя конкретной хозяйственной ситуа­ции. Этот вид классификаторов основан на пред­варительной обработке информации.

2. Подготовка новых редакций документов
В условиях постоянно изменяющегося законода­тельства для пользователя правовой информации крайне важными и актуальными являются две возможности:
возможность получить полный текст правового акта со всеми внесенными в него на сегодняшний день изменениями;
возможность получить текст правового акта в том виде, в каком он действовал на определенную дату в прошлом.

Изменения в документ могут вноситься разными способами: замена части текста (статьи, пункта, абзаца, отдельных слов) документа другим текстом; отмена отдельных частей текста документа; дополнение документа новыми частями.
При этом нередко в одном изменяющем доку­менте одновременно используются несколько способов внесения изменений.

Роль СПС в данном случае должна заключаться в том, чтобы специалисты компании-разработ­чика СПС сами создавали редакции нормативных правовых актов. Под редакцией документа мы будем понимать текст документа с внесенными в него изменениями. Этот элемент юридической обработки в СПС является, безусловно, обязатель­ным. Так же желательно, чтобы была возможность обра­щения и к редакции документа с изменениями, которые уже приняты, но вступят в силу через какой-то промежуток времени.

Процедура внесения изменений в документ
Этап 1. Оперативное предупреждение пользо­вателя об изменениях, внесенных в документ. Над текстом документа появляется специальная информационная строка-предупреждение: Внимание! Документ изменен - см список изменяющих документов.
Этап 2. Внесение изменений непосредственно в текст документа, то есть создание новой редак­ции.

Одновременно выявляются и оформляются особенности применения новой редакции (в виде примечаний), вновь появившиеся связи между документами и т.д.
Во многих СПС пре­дусмотрен удобный инструмент быстрого поиска редакции документа на определенную дату. Доста­точно выбрав соответствующую вкладку перейти в окно со списком всех редакций документа, где в специальном окошке задать дату и нажать кнопку Найти, В результате будет осуществлен переход в нужную редакцию. Более того, если пользователь просматривал определенный фраг­мент документа, а затем осуществил описанным выше способом переход в другую редакцию дан­ного документа, то эта редакция будет открыта на том же фрагменте текста.

4. Подготовка примечаний к документу и справочных сведений
Одной из отличительных черт профессиональной СПС является представление в ней сведений о документе, облегчающих работу с ним. Обязательными элементами являются:
информация об официальных публикациях документа;
информация об особенностях его применения (об особенностях вступления в силу документа и отдельных его частей, о диапазоне времени действия документа (редакции документа), о регистрации ведомственных документов в Минюсте РФ и т.д.).
В системе КонсультантПлюс данные элементы к каждому доку­менту оформляются в виде Справки к документу, которую можно вызвать из окна с текстом документа.

Часть связей документа установить легко: это явные упоминания других доку­ментов в тексте изучаемого документа. Это так называемые прямые ссылки. Задача разработчиков СПС заключается в том, чтобы зафиксировать их и оформить в виде гипер­текстовых ссылок, обеспечивающих возможность быстрого перехода в упоминаемый документ. Данный механизм входит в обязатель­ный набор инструментов любой СПС.

Помимо обычных гипертекстовых ссылок реализован также механизм перехода по ссылкам в различные редакции одного и того же нормативного доку­мента - так называемый «путеводитель по ссыл­кам», который способствует принятию пользова­телем правильного решения по проблеме. Данный механизм позволяет выбирать необходимую редак­цию документа при переходе по ссылкам.

Другая часть связей неочевидна для пользователя. Ссылки из документов, в которых так или иначе упоминается просматриваемый документ, называются обратными ссылками.
Такого рода связи пользователь самостоятельно отследить не в состоянии, в то же время они чрезвычайно важны для принятия правильного решения.
Для удобства пользователя каждый вид связей представлен в системе по-разному.

Важнейшие связи оформляются в виде примечаний непосредственно в тексте документа, рядом с абзацами текста, к которым они относятся, а также в Справке к документу. При этом обязательно дается ссылка на документ, на основании которого написано данное примечание. Такой подход позволяет пользователю, с одной стороны, быть уверенным, что он не пропустит важную информацию, а с другой – обеспечивает удобство обращения к тексту соответствующего документа.

В таких примечаниях может содержаться информация:
об отмене частей документа;
о создании новой редакции фрагмента текста документа;
об изменении действия частей документа и др.

Полезные связи - это та дополнительная информация, те доку­менты, которые целесообразно учитывать при применении изучаемого документа.

В СПС «Консультант Плюс» все связи отмечены специальным символом I на полях документа.
большой значок расположен в начале документа и позволяет получить дополнительную информацию к документу в целом;
небольшой яркий значок расположен слева на полях возле названия статьи, главы, раздела документа и позволяет получить дополнительную информацию, связанную с применением этой статьи
небольшой светлый значок расположен на полях возле конкретного абзаца и позволяет получить дополнительную информацию, связанную с применением этого абзаца.

При щелчке мышью по этому элементу пользователь получает структурированный по информационным банкам и разделам список документов. Это и есть список всех полезных связей. Можно получить и все связи данного документа (включая простые упоминания) в виде структурированного дерева связей, нажав специальную кнопку пикто­графического меню

3. Выявление взаимосвязей документов, формирование ссылок
Для получения полной информации по инте­ресующему пользователя вопросу и принятия правильного решения требуется, как правило, изучить несколько документов, причем разного типа: нормативные акты, разъяснения, коммен­тарии и консультации, судебные решения. Поэтому обязательными и крайне важными элементами технологии СПС являются, во-первых, нахождение и фик­сация взаимосвязей документов специалистами компании-разработчика, а во-вторых, удобный инструмент перехода от одного документа к дру­гим документам, связанным с ним. Нахождение и фиксация взаимосвязей доку­мента относится к технологии юридической обработки.
В системе КонсультантПлюс данные элементы к каждому доку­менту оформляются в виде Справки к документу, которую можно вызвать из окна с текстом документа.