Электронные документы. Электронный документооборот и организация его работы

План
Определение электронного документа.
Форматы электронных документов, электронная цифровая подпись.
Документооборот, цели и задачи системы электронного документооборота.
Локальные компьютерные сети. Организация совместной работы над документами с использованием локальных сетей.
Интернет и электронная почта, как средства работы с электронными документами.
Преимущества электронных документов по сравнению с традиционными бумажными.
Компьютерная безопасность. Требования по охране труда при эксплуатации компьютера.

Электронный документ это некий набор информации(текст, изображение. звукозапись), созданный и сохраненный на компьютере или магнитном носителе и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и коллективного использования.
Электросвя́зь — разновидность связи, способ передачи информации с помощью электромагнитных сигналов, например, посредством тока по металлическим кабелям, излучения в оптическом диапазоне (в атмосфере или по волоконно-оптическому кабелю), излучения в радиодиапазоне.

Форматы электронных документов.
Всего существует 5 форматов. Первый формат-текстовый

Формат электронных таблиц

Графический формат

Передвижной
рентгенохирургический
аппарат.
Незаменим при проведении
эндохирургических
операций под рентгеновским
контролем.
Позволяет проводить
исследования в любых
проекциях без перемещения
пациента

1. Мгновенное получение
изображений при рентгено-
скопии или рентгенографии
2. До 16 кадров сохраняются
в памяти и могут быть выведены
на 1 монитор.
3. Цифровая обработка
видеосигналов: зеркальное
отображение, фильтрация
шумов.
4.Запись и хранение снимков
в архиве.
5. Компьютерная обработка
рентгеновских изображений.

Формат Базы данных
«Эндо-эльф»-
программно-аппаратный комплекс.
АРМ(автоматизированное рабочее
место) врача – эндоскописта.
Предназначен для регистрации и
хранения, изображений при
эндоскопических исследованиях
с возможностью последующей
работы с ними, т. е. создается
База данных

Врач получает возможность создавать
архив как но самом АРМ,
так и на компакт дисках,
и хранить результаты исследований сколь
угодно долго.
Благодаря использованию ключевых слов(фамилия
пациента, диагноз,
дата обследования) процедура поиска нужного документа занимает
всего несколько секунд.

Аудио – видео формат

Все электронные документы, независимо от формата сохраняются на жестком диске компьютера в цифровом виде.
Текстовый формат -каждому символу текстового документа ставится в соответствие число по специальным таблицам (например буква Д представляется числом: 01000100

Документы графического формата - изображение разбивается на строки, а каждая строка на множество мелких точек – пикселей. Каждую точку, учитывая её цвет, яркость, контраст кодируют цифрами. С помощью ПК можно обрабатывать до 16 000 000 оттенков цвета.
Звуковая информация. Чтобы перевести в цифровую форму звук, через маленькие промежутки времени измеряют интенсивность звука, представляя результаты измерений в числовой форме. С помощью компьютерных программ, можно наложить один звук на другой или очистить музыку от посторонних шумов.

Электронная цифровая подпись
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа.
ЭЦП используется физическими и юридическими лицами в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы, равной юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручно правомочным лицом и скрепленного печатью.

Электронный документооборот.
Электронный документооборот – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно на компьютере
Понятие «документооборот» можно пояснить с помощью циклического правила:
Записывать -> Делать -> Контролировать -> Анализировать -> Записывать

Компьютерные сети.
В настоящее время большинство компьютеров используется не изолированно друг от друга , а постоянно или время от времени подключается к компьютерным сетям для получения той или иной информации, посылки и получения сообщений, т. е. осуществляется электронный документооборот

Локальная сеть
Локальная сеть-это группа из нескольких компьютеров, соединенных между собой посредством кабелей(телефонных линий или радиоканалов), через которые передается информация.
Использование локальных сетей позволяет:
Передавать информацию
Осуществлять коллективную обработку данных и обмен данными, между пользователями , подключенными к сети;
Совместное использовать программы, а также аппаратные средства(принтеры, модемы и другие устройства)
Компьютер на котором находится вся информация и к которому подключены остальные компьютеры сети
называется сервером

Пример использовании локальной сети для организации электронного документооборота

Пример использовании локальной сети для организации электронного документооборота

Основу каркас интернета составляют более ста миллионов серверов, постоянно подключенных к сети. К серверам могут подключится сотни миллионов пользователей

Адрес электронной почты - это:
имя пользователя@имя почтового сервера

Преимущества работы с электронными документами:
компьютерная обработка электронных документов выполняется значительно быстрее чем обработка бумажных документов
ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации
с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния
удобный и быстрый поиск документов по заданным параметрам
защита документов от безвозвратной утрата или повреждений, освобождение офисных площадей от накопившихся бумаг
четкое разграничение доступа к документам
возможность одновременного обращения к документу любого количества пользователей

При работе на ПК на человека воздействуют следующие вредные и опасные факторы:
повышенный уровень электромагнитного излучения;
повышенное содержание в воздухе фенола, формальдегида и других вредных примесей.
повышенный уровень пульсации светового потока и неравномерное распределение яркости;
Повышенный уровень шума.

ТРЕБОВАНИЕ БЕЗОПАСНОСТИ ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ
Перед работой проверить правильность подключения оборудования к электросети, при обнаружении неисправности запрещается приступать к работе;
соблюдать установленный режим рабочего времени;
проветривать помещение во время работы;
расстояние между монитором и человеком 60-70см;
при повреждении электрооборудования, появлении запаха гари, возгорании следует отключить питание или обесточить помещение;

Литература:
1. Арунянц Г.Г. Информационные технологии в медицине и здравоохранении: практикум. / Г.Г. Арунянц, -М.: Феникс, 2014.
2. Омельченко В. П., Демидова А. А., Компьютерные технологии в медицине./ В. П. Омельченко, А. А. Демидова.- М.: Феникс, 2014.

Контрольные вопросы
Дайте понятие электронного документа
Сколько форматов электронных документов существует
Какие действия можно выполнять с электронными документами
Электронная цифровая подпись, её назначение
Где сохраняются электронные документы и в каком виде
Что такое электронный документооборот
Что используется для создания электронного документооборота
Что такое локальная сеть
Что такое сервер