Согласование и утверждение документов обеспечение контроля корректности документов

Когда речь идет о работе нескольких ответственных лиц над одним электронным документом, организация данного процесса «бумажным» способом – не самый лучший метод.
Кроме того, без автоматизации данного процесса, для получения оперативной информации о согласованности документа требуется много звонков или личных контактов с другими ответственными
Предпосылки для автоматизации

Назначение подсистемы

Возможности подсистемы

Согласуемые документы
Любой документ информационной базы возможно включить в процесс согласования и утверждения

Этапы согласования
Система позволяет создать неограниченное число этапов согласования для каждого вида согласуемых документов. В элементах справочника можно указать состояния, отображаемые в отчетности по согласованию документа при различных вариантах.

Маршруты согласования
Система согласования позволяет настроить карту согласования, состоящую из любого количества этапов согласования. За каждым этапом закрепляются ответственные.
Карта может быть разветвленной, т.е. иметь несколько веток, зависящих от условий.

Маршрут согласования
На закладке «Дополнительно», настраиваются правила продолжения маршрута при пересмотре, а так же оформление карты маршрута (ширина и длинна элементов карты)

Карточка этапа
При настройке маршрута для каждого этапа согласования заполняется «Карточка этапа». Карточка позволяет редактировать свойства каждого этапа. На основной закладке указываются пользователи, которые должны согласовать документ, а также расположение этапа в структуре маршрута.

Карточка этапа
Для каждого этапа можно настроить контрольный срок исполнения. Можно будет получать отчеты по исполнительской дисциплине согласующих
Также можно настроить запрет проведения или автоматическое проведение документов

Условия выполнения
операций
Помимо отдельных этапов согласования в системе используются «Условия выполнения операций по документам». Их можно использовать для настройки условия применения маршрута или формирования альтернативных вариантов маршрута.

Форма редактирования условия
Для каждого условия в окне редактирования заполняются определенные условия:
Реквизит –который сравнивается с требуемым значением;
Режим сравнения – определяет способ получения значений;
Вид сравнения – определяет вид сравнения реквизита документа с полученным значением.

Задачи согласования документов
Можно настроить оповещение исполнителей задач согласования при помощи всплывающих окон – задач.
Также можно настроить отправку оповещений по электронной почте.

Панель задач согласования
Для вывода списка имеющихся на согласование документов используется «Панель задач согласования и утверждения». В данной обработке можно посмотреть какие документы находятся на рассмотрении, какие отклонены или уже согласованы. Визуальное оформление настраивается для каждого пользователя индивидуально.

Переадресация задач согласования
Для тех случаев, когда необходимо переадресовать задачи согласования на другого исполнителя, используется инструмент «Переадресация задач согласования»

Согласование документов
В окне утверждения документа можно получить различные отчеты по состоянию документа, а также выполнить непосредственные операции согласования

Версионирование
Имеется возможность настройки версионирования для любых документов учетной системы.

Виды отчетов подсистемы системы согласования

Анализ утверждаемых документов
Отчет «Документы на утверждении» позволяет получить перечень документов к утверждению с различными группировками, а также имеется возможность настройки отбора по конкретному исполнителю.

Анализ просрочек на маршрутах согласования
Отчет «Анализ просрочек» выводит информация по общему количеству исполненных задач, по количеству своевременно исполненных, а также по процентам исполнения.