Деловой почтовый этикет

Содержание

Слайд 2

Всего 31 слайд

Об авторе

Калитин Сергей Вячеславович
к.т.н.
доцент ХГУЭП

Всего 31 слайд Об авторе Калитин Сергей Вячеславович к.т.н. доцент ХГУЭП

Слайд 3

Всего 31 слайд

Новый вид межличностной коммуникации

Общение по е-почте отличается от традиций бумажной

Всего 31 слайд Новый вид межличностной коммуникации Общение по е-почте отличается от
почты.
Использование программных средств и специфика доставки оцифрованных сообщений привели к рождению новых правил (этикета).
Новый этикет почти противоположен этикету, принятому в бумажной почте.

Слайд 4

Всего 31 слайд

Отличия от бумажной почты

Приходят быстрее, чем бумажные.
Требуется быстро отвечать, поэтому

Всего 31 слайд Отличия от бумажной почты Приходят быстрее, чем бумажные. Требуется
они краткие и менее эмоциональные.
Больше информативности и конкретности.
Могут быть направлены нескольким адресатам одновременно, в том числе- скрытым.
Подразумевают обратное общение не только по е-почте, но и по другим средствам связи.

Слайд 5

Всего 31 слайд

Правила создания служебного адреса

Без цифр.
Фамилия обязательна.
Имя и отчество (или первые

Всего 31 слайд Правила создания служебного адреса Без цифр. Фамилия обязательна. Имя
их буквы) отделённые от фамилии точками желательны, но не обязательны.

Слайд 6

Всего 31 слайд

Схема адреса

Транслитерация по
ГОСТ 7.79-2000
ГОСТ Р 7.0.34-2014

Всего 31 слайд Схема адреса Транслитерация по ГОСТ 7.79-2000 ГОСТ Р 7.0.34-2014

Слайд 7

Всего 31 слайд

Адрес для деловой почты

Всего 31 слайд Адрес для деловой почты

Слайд 8

Всего 31 слайд

3 адресных поля

Вопрос:
Для чего так много?

Всего 31 слайд 3 адресных поля Вопрос: Для чего так много?

Слайд 9

Всего 31 слайд

Поле "Кому"

Указывают адресатов, от которых ожидают ответа.

Всего 31 слайд Поле "Кому" Указывают адресатов, от которых ожидают ответа.

Слайд 10

Всего 31 слайд

Поле "Копия"

Указывают адресатов, которые должны быть открыто уведомлены о

Всего 31 слайд Поле "Копия" Указывают адресатов, которые должны быть открыто уведомлены
переписке.
Отвечать на письмо они не обязаны.

Слайд 11

Всего 31 слайд

Поле "Скрытая копия"

Указывают адресатов, которые должны быть уведомлены о

Всего 31 слайд Поле "Скрытая копия" Указывают адресатов, которые должны быть уведомлены
переписке скрытно от вышеуказанных.

Слайд 12

Всего 31 слайд

Поле "Тема"

Знак уважения. Ценит время собеседника.
Основная тема письма.
Если есть

Всего 31 слайд Поле "Тема" Знак уважения. Ценит время собеседника. Основная тема
несколько больших тем, то рекомендуется каждую обсуждать в отдельном письме.

Слайд 13

Всего 31 слайд

Знаки, регистры, начертание букв в сообщении

Использование ПРОПИСНЫХ БУКВ или нескольких

Всего 31 слайд Знаки, регистры, начертание букв в сообщении Использование ПРОПИСНЫХ БУКВ
восклицательных знаков подряд !!!! – обозначает крик (как и вопросительных знаков – ????).
Не злоупотребляйте:
подчёркиванием;
выделением цветом;
полужирным начертанием;
курсивом.

Слайд 14

Всего 31 слайд

Обращение к абоненту

Нельзя:
Здравствуйте, уважаемый …..!
Надо:
Здравствуйте, уважаемый …..,
Не рекомендуется увеличивать громкость.

Всего 31 слайд Обращение к абоненту Нельзя: Здравствуйте, уважаемый …..! Надо: Здравствуйте,

Слайд 15

Всего 31 слайд

Ё

Букву "ё" заменить не чем.
«Передохнём" или «передохнем»?
Без "ё" перечитывают некоторые

Всего 31 слайд Ё Букву "ё" заменить не чем. «Передохнём" или «передохнем»?
места дважды, либо делают задержку, чтобы понять смысл правильно –
накапливается усталость,
затрудняется восприятие,
рассеивается внимание.

Слайд 16

Всего 31 слайд

Доброго времени суток!

грубая стилистическая ошибка.
«Время суток» нельзя сочетать с

Всего 31 слайд Доброго времени суток! грубая стилистическая ошибка. «Время суток» нельзя
качественными прилагательными.
Не говорят:
«Как чудесен этот килограмм яблок!»,
«У вас необыкновенный орган зрения!»,
«Сегодня просто восхитительный день недели!».

Слайд 17

Всего 31 слайд

Начало и конец письма

Начинать и заканчивать письмо надо положительной

Всего 31 слайд Начало и конец письма Начинать и заканчивать письмо надо положительной информацией.
информацией.

Слайд 18

Всего 31 слайд

Положительная и отрицательная информация

Волнообразно размещать положительную и отрицательную информацию.
К

Всего 31 слайд Положительная и отрицательная информация Волнообразно размещать положительную и отрицательную
концу письма степень эмоциональной насыщенности должна убывать.

Слайд 19

Всего 31 слайд

Длина письма

Деловые письма следует составлять короткими и предельно понятными

Всего 31 слайд Длина письма Деловые письма следует составлять короткими и предельно

экономит время получателям,
позволяет быстрее решать ситуации.

Слайд 20

Всего 31 слайд

Сначала – суть, потом детали

В первом абзаце должна быть раскрыта

Всего 31 слайд Сначала – суть, потом детали В первом абзаце должна
суть письма.
Деталями следует завершить сообщение.
Разбивать текст на абзацы с увеличенными интервалами и без красных строк.
Мысль должна быть предельно понятна для абонента.

Слайд 21

Всего 31 слайд

Ответ на письмо

При ответе следует выбирать команду "Ответить", а

Всего 31 слайд Ответ на письмо При ответе следует выбирать команду "Ответить",
не "Создать сообщение".
Ответ располагают выше текста полученного письма.
Внизу письма расположены старые сообщения по этой теме.
Последнее письмо сохраняется в архиве. Промежуточные – удаляют.

Слайд 22

Всего 31 слайд

Сроки ответа

На письма нужно отвечать.
Раздумья <= 24 часа с момента

Всего 31 слайд Сроки ответа На письма нужно отвечать. Раздумья Если >24
доставки письма на почтовый сервер.
Если >24 часа, то причину задержки надо объяснить.
Прерывает диалог отправитель (инициатор сеанса).

Слайд 23

Всего 31 слайд

Если невозможно ответить

Отослать уведомление, в котором указать срок ответа.
При

Всего 31 слайд Если невозможно ответить Отослать уведомление, в котором указать срок
запланированном длительном отсутствии (отпуск) заранее создать соответствующий автоответ, либо установить автоматическое перенаправление почты заместителю.

Слайд 24

Всего 31 слайд

Подпись письма (автоподпись)

Размещается автоматически под текстом письма (автоподпись). Нужно

Всего 31 слайд Подпись письма (автоподпись) Размещается автоматически под текстом письма (автоподпись).
несколько для разных случаев.
Ф.И.О.,
должность,
отдел,
название предприятия,
телефон обычный,
телефон мобильный,
факс,
адрес е-почты,
IP-телефон (или, например, Skype, Hangouts…),
интернет-пейджер (ICQ),
адрес веб-сайта,
адрес бумажной почты.

Слайд 25

Всего 31 слайд

Пересылка больших файлов

Без согласия адресатов пересылать нельзя. Дать ссылку

Всего 31 слайд Пересылка больших файлов Без согласия адресатов пересылать нельзя. Дать
на загрузку их из "облака".
Пересылкой большого файла можно нанести вред добрым отношениям.
Подтверждать получение вложения.

Слайд 26

Всего 31 слайд

Подстановка адресов

Отсылать письма надо адресату, а не «почтовому ящику».

Всего 31 слайд Подстановка адресов Отсылать письма надо адресату, а не «почтовому

Заполнить адресную книгу, указав фамилию, имя и отчество адресата.

Слайд 27

Всего 31 слайд

Изменение адреса

Лучше не менять адрес.
Абоненты не смогут продолжить

Всего 31 слайд Изменение адреса Лучше не менять адрес. Абоненты не смогут
старые прерванные контакты.
Для длительного поддержания контактов рекомендуется иметь персональный веб-сайт (веб-портфолио либо место в социальной сети).

Слайд 28

Всего 31 слайд

Действия при изменении адреса

Каждому абоненту отправить срочное уведомление с

Всего 31 слайд Действия при изменении адреса Каждому абоненту отправить срочное уведомление
извинениями.
Старый адрес рекомендуется проверять полгода, а отсылать письма только с нового адреса.

Слайд 29

Всего 31 слайд

Завершение переписки

Прекращение переписки выполняет тот абонент, кто её начал.
Его письмо

Всего 31 слайд Завершение переписки Прекращение переписки выполняет тот абонент, кто её
должно быть заключительным и последним.

Слайд 30

Всего 31 слайд

Частота проверки почты

Ежедневно.
Минимум 1 раз в день.

Всего 31 слайд Частота проверки почты Ежедневно. Минимум 1 раз в день.
Имя файла: Деловой-почтовый-этикет.pptx
Количество просмотров: 54
Количество скачиваний: 0