2 Основная цель проекта: оптимизировать затраты на инфраструктуру печати. оптимизировать затраты на инфраструктуру печати. Основн

Основная цель проекта:
оптимизировать затраты на инфраструктуру печати.
Основные задачи проекта:
определить структуру и состояние парка периферийной техники;
определить издержки на систему печати в целом;
установить какое воздействие оказывает система печати на производительность пользователей;
рационально использовать основные ресурсы компании.
Цели и задачи проекта

Методика JetCAPS AT
В проекте была применена методика оценки стоимости владения парком принтеров JetCAPS AT (Assessment Tool).
Методика разработана консорциумом JetCAPS совместно с Хьюлетт-Паккард и входит в глобальную программу управления HP - Total Print Management.
Диаграмма затрат на печать на предприятиях с большим бумажным документооборотом по данным аналитических компаний Gartner и IDC.
Предполагаемое сокращение затрат на инфраструктуру печати при полном внедрении системы JetCAPS AT.
HP Total Print Management

Принцип работы системы JetCAPS AT
Пользователь печатает на существующей в ОС Windows или Linux очереди печати в «обычном режиме» (1)
Структурная схема системы
Клиент, установленный на рабочей станции, осуществляет сбор информации о процессах печати и передает ее на сервер MegaTrack (2)
Сервер MegaTrack обрабатывает информацию и сохраняет ее в базе данных (3)
Зарегистрированные пользователи получают информацию с помощью веб-интерфейса системы (5)
Настройка, администрирование и создание отчетов осуществляется администратором через веб-интерфейс системы (4)
Веб-интерфейс взаимодействует с базой данных системы (6)
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●

Система JetCAPS AT предполагает активное использование ряда специализированных программных продуктов, таких как: Программное обеспечение, используемое системой JetCAPS AT
MegaTrack
HP Web JetAdmin

MegaTrack
С помощью MegaTrack возможно:
создавать более 200 стандартных отчетов с возможностью создания собственных отчетов о процессах печати;
квотировать печать;
гибко настраивать стоимость отпечатанного листа в соответствии с типом принтера, форматом документа, использованием цвета, дуплекса.

Примеры отчетов MegaTrack

HP Web JetAdmin
Web JetAdmin позволяет:
наблюдать статус принтера и уровень тонера в
реальном времени.
удаленно управлять принтерами;
диагностировать всю систему печати через один
пульт управления;

Пример отчета HP Web JetAdmin

Результаты анализа коммерческого центра
оборудование не всегда используется в соответствии с рекомендуемыми нагрузками.
За время проведения проекта в административном здании коммерческого центра были получены данные по 231 пользователю. За 2 месяца на 197 устройствах ими было напечатано свыше 130 000 страниц.
Соотношение локальных и сетевых печатающих устройств
абсолютное большинство принтеров не подключены к сети;
Использование специальных возможностей принтеров
возможности принтеров (двусторонняя печать, режим сохранения тонера) используются крайне редко;
Соотношение отпечатанных листов формата А3 к общему числу напечатанных страниц на устройствах, поддерживающих печать формата A3
низкая потребность печати формата А3;
Распределение принтеров и МФУ по производителям
парк оборудования состоит из большого количества моделей различных производителей;
Соотношение устройств старше и моложе 3 лет
половина устройств морально и физически устарела;

Вариант оптимизации принтерного парка коммерческого центра
Текущая инфраструктура
Предлагаемая инфраструктура
>>>
Политика печати
Происходит сокращение количества устройств печати с 197 до 75, что равно 60%.
Расчёт стоимости предлагаемого решения
Оптимизация позволит сократить расходы на печать с текущих 820 000 рублей в год до 725 750 рублей, что составит 11,5% экономии за один год.
Если принять во внимание расходы, связанные с обслуживанием и ремонтом принтеров, то затраты сократятся с 394 000 рублей до 150 000 рублей в год и экономия тогда составит 61%.
При расчете на 5 лет общая
экономия только для
административного здания
коммерческого центра может
составить до 1 800 000 рублей.
Задумайтесь!
Какая будет экономия
при оптимизации всего
принтерного парка
комбината – 3500
устройств?

Выводы по проекту
На уровне служб, ответственных за эксплуатацию парка принтеров:
контролировать эксплуатационные
характеристики печатающих устройств, уровень
расходных материалов;
быстро диагностировать и устранять
неисправности.
На уровне среднего руководящего звена:
анализировать расходы и загрузку оборудования;
располагать данными об объемах печати
отдельных сотрудников, групп, отделов;
строить прогнозы о масштабировании системы
печати.
На уровне высшего руководства:
обладать достоверной обобщенной информацией
об объемах затрат на печать в масштабах всего
предприятия;
принимать обоснованные решения о
дополнительных инвестициях, требуемых для
масштабирования инфраструктуры печати.

Заключение
Можно сказать, что с внедрением системы по оптимизации затрат, связанных с печатью, падет последний бастион неучтенных корпоративных расходов.

Сулимов Игорь Витальевич
Инженер-электроник
Группы технической компетенции
E-mail:
[email protected]
Спасибо за внимание, жду Ваших вопросов