Алгоритм подготовки приказа по основной деятельности. Сложные случаи составления и оформления

Нормативная база
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. Утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях. Утв. приказом Росархива
от 11.04.2018 № 44.
ГОСТ Р 7.0.97-2016. СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
13.09.2019

* Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. М.: ВНИИДАД, Росархив, 2014. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://archives.ru/sites/default/files/2014-slovar-upravl-documents.pdf.
Приказ - правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации*
Приказы по основной деятельности
Приказы по личному составу
Приказы по административно-хозяйственным вопросам
13.09.2019

Наименование организации
Заголовок к тексту
Дата документа
Рег. номер документа
Наименование вида документа
Текст документа
Подпись
Место издания документа
13.09.2019

Приказ по основной деятельности
13.09.2019
1. Текст приказа должен быть кратким, четким, логичным, исключать возможность двоякого толкования.
2. В заголовке к приказу кратко формулируется основное управленческое решение (действие).
3. В тексте приказа используются только общепринятые или официально установленные сокращения.
4. Руководителем подписывается один экземпляр приказа.
5. После подписания приказ регистрируется и помещается в дело; рассылка приказа осуществляется в виде электронных копий.

Требования к содержанию приказа
При составлении приказа необходимо:
увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований органов власти и управления, предприятий, организаций, учреждений, должностей;
указывать должностных лиц, на которых возлагается контроль исполнения приказа;
соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленные руководством организации;
указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.
13.09.2019

13.09.2019
Структура текста приказа
1)
Констатирующая часть (преамбула)
2)
Распорядительная часть

Констатитующая часть (преамбула)
1) ссылка на законодательный или иной нормативный правовой акт, ранее изданные документы организации;
2) формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.
13.09.2019

Пример констатирующей части приказа
(1) В соответствии с решением Совета директоров (протокол заседания от 27 мая 2019 г. № 8) об изменении организационной структуры общества …
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 22 июля 2016 г. № 370 "Об утверждении Положения о Министерстве природных ресурсов Российской Федерации" …
Во исполнение Федерального закона от… № … «О внесении изменений в Федеральный закон …"
(2) В связи с необходимостью ликвидации последствий аварии, происшедшей на теплотрассе в районе поселка Михнево 12 июля 2019 г., …
В целях разработки проекта соглашения о научно-техническом сотрудничестве с Государственной корпорацией «Роскосмос» …
В целях совершенствования порядка взаимодействия структурных подразделений общества …
13.09.2019

Не рекомендуется использовать в качестве обоснования общие формулировки типа:
В связи с производственной необходимостью…;
В целях решения организационных вопросов…;
В соответствии с локальными нормативными актами компании… .
13.09.2019

Распорядительная часть
1) решения организационного характера (утвердить, создать, ликвидировать, внести изменения, признать утратившим силу и др.);
2) поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт и формулируется по модели: кому, что сделать, в какой срок.
13.09.2019

Пример распорядительной части приказа
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Положение об Экспертной комиссии Управления делопроизводства (приложение № 1).
…
п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить и ввести в действие с 01.12.2019 Инструкцию по делопроизводству публичного акционерного общества «Аметист» (приложение).
…
13.09.2019

Пример распорядительной части приказа
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Главному инженеру центра (Кузьмин Ю.Р.) подготовить и представить на рассмотрение дирекции план развития материально-технической базы предприятия.
Срок исполнения – 12.10.2019.
ПРИКАЗЫВАЮ:
…
2. Руководителям структурных подразделений представлять отчеты о показателях эффективности в отдел труда и заработной платы ежемесячно в срок до 5-го числа месяца, следующего за отчетным.
13.09.2019

Распорядительная часть приказа:
1) может состоять из пунктов и подпунктов;
2) для детализации предписываемых действий пункты могут подразделяться на подпункты (если их не менее двух);
3) номера пунктов обозначаются арабскими цифрами по порядку, номер подпункта состоит из номера пункта и порядкового номера подпункта через точку (1.1.; 1.2.; 1.3. …);
4) абзац печатается с красной строки с прописной буквы, других обозначений не имеет;
5) в конце каждого пункта ставится точка, в конце рубрик в составе пункта − точка с запятой.
13.09.2019

Распорядительная часть приказа
ПРИМЕР:
ПРИКАЗЫВАЮ:
…
2. Главному бухгалтеру общества (Павлова П.П.):
2.1. Подготовить и представить на утверждение смету расходов на …
в срок до 15.11.2019;
2.2. Произвести расчет сметных расходов на … с учетом коэффициента … ; 2.3. … .
13.09.2019

Распорядительная часть приказа
Если приказ отменяет ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка:
«5. Признать утратившими силу приказы министерства от 5 августа
2017 г. № 75 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с обращениями граждан» и от 1 марта 2016 г. № 37 «Об утверждении Положения о секретариате».
Последний пункт - сведения о контроле за исполнением приказа в целом:
«6. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Степанова С.С.»
13.09.2019

Обратите внимание!
Нельзя разделять на два пункта решение об утверждении документа и введении его в действие, эти решения формулируются в одном пункте:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству публичного акционерного общества «Аметист» (приложение).
…
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2019 г. Инструкцию по делопроизводству публичного акционерного общества «Аметист» (приложение).
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...».
13.09.2019

Оформление приложений к приказу
13.09.2019
В тексте:
На приложении

Алгоритм подготовки приказа
13.09.2019
Задание (поручение) на подготовку проекта
Сбор и анализ информации по вопросу
Подготовка проекта приказа
Согласование проекта с руководителем подразделения - исполнителя
Согласование проекта с заинтересованными лицами
Доработка проекта по замечаниям
Повторное согласование проекта приказа
Представление проекта приказа на подпись
Подписание приказа
Регистрация приказа
Включение подлинника приказа в дело и эл. копии в СЭД
Доведение приказа до исполнителей

Согласование проекта документа
13.09.2019
Согласование (визирование) проекта документа – анализ проекта документа согласующими в целях получения экспертного мнения и оценки целесообразности издания документа предложенного содержания, заявленных сроков исполнения решения и соответствия текста проекта документа действующему законодательству и локальным нормативным актам.
Как правило, согласование проводится в несколько этапов: сначала согласование с непосредственным руководителем, затес с другими заинтересованными лицами.
Состав согласующих определяет исполнитель и его непосредственный руководитель.
В ходе согласования могут быть высказаны существенные замечания по проекту документа, после чего проект документа подлежит доработке.

Доработка проекта по замечаниям
Замечания по проекту документа
Существенные замечания
Замечания в отношении:
- сроков выполнения работ;
- состава исполнителей;
- объемов работ;
-финансовых показателей и др.
Замечания редакционного характера
Опечатки, грамматические ошибки, лексические и стилистические ошибки, структура документа, последовательность изложения текста и другие подобные им.
13.09.2019

Согласование документа
Результаты согласования проекта документа
Согласовано без замечаний
Согласовано с замечания-ми
В согласова-нии отказано
Согласую-щий не имеет отношения к документу
13.09.2019

Повторное согласование
13.09.2019
Проект документа подлежит повторному согласованию, если он дорабатывается с учетом замечаний, затрагивающих существо вопроса.
Количество циклов согласования может быть ограничено локальными нормативными актами, например, не более двух или трех.
Отметки о согласовании (визы) проставляются:
на проекте документа (на последнем листе внизу или на обороте);
на листе согласования, который является неотъемлемой часть документа.
Согласование может проводиться в СЭД.
Нормативными документами организации могут устанавливаться максимальные сроки согласования.

Нормоконтроль
13.09.2019
Нормоконтроль – проверка правильности оформления проекта документа, корректности согласования, правильности языка и стиля документа.
Нормоконтроль проводит служба ДОУ.
Если документ не прошел проверку, он возвращается на доработку.

Подписание приказа
Подписывать (утверждать) документ имеют право руководитель организации и иные уполномоченным им лица (заместители руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений.
Лицо, подписывающее документ, несет ответственность за содержание документа в целом, в том числе за принятие решения об учете замечаний согласующих.
Руководитель вправе принять любое решение по представленному проекту документа: подписать его при наличии неучтенных замечаний и, при необходимости, направить проект приказа на доработку для учета замечаний согласующих или проведения дополнительного согласования.
13.09.2019

Регистрация документа
13.09.2019
Регистрация документов проводится после их подписания
Регистрация документов осуществляется раздельно по видам документов
Подписанные приказы (распоряжения) регистрируются и хранятся (до сдачи в архив организации) в службе ДОУ.
При регистрации документа в СЭД к регистрационной карточке документа присоединяется электронная копия документа (скан-копия).