Документационное обеспечение управления (ДОУ)

Документационное обеспечение управления (ДОУ) (делопроизводство, офисные технологии, информационные технологии в управлении) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Понятие ДОУ

Делопроизводство, другими словами, документооборот — это процесс передвижения документов, начиная от составления и заканчивая получением и отправкой их в архив.
Главная задача ДОУ – обеспечение эффективной работы организаций различного профиля, совершенствование управленческого труда, удешевление и сокращение управленческого аппарата.
1.

Современное делопроизводство в России развивается с уче­том специфики складывающихся рыночных отношений и мас­совой компьютеризации.
Наряду с термином "делопроизводство" в настоящее время широко используется равный по содержанию термин "документационное обеспечение управления"
2.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Объект и предмет ДОУ

Выделяют следующие этапы:
Делопроизводство в Древнерусском государстве (Х-ХI в.) и в период феодальной раздробленности (ХI-XV вв.)
Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.)
Коллежское делопроизводство (XVII в.)
Министерское делопроизводство (XIX – начало XX вв.)
Советская эпоха государственного делопроизводства
История отечественного делопроизводства

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологи документационного обеспечения управления ведется по трем направлениям:
Законодательное регулирование
Стандартизация
Разработка нормативно-методических документов.
Современное государственное регулирование ДОУ

Высшей правовой значимостью обладают законы РФ: Гражданский кодекс РФ; Закон РФ «О стандартизации» (1993 г.); Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г); Закон РФ «О языках народов РФ» (1991 г.); Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ» (1995 г.); Закон РФ «О государственной тайне» (1993 г.); Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.) и другие.
Законодательное регулирование

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов.
В законодательстве прописаны определенные стандарты оформления бумаг. Они записаны в ГОСТ Р 6.30-2003. С момента его введения многое в документообороте изменилось: появились электронные документы и подписи, новые реквизиты и пр. Это привело к необходимости создания нового государственного стандарта. Результатом стал ГОСТ Р 7.0.97-2016. В новом ГОСТ закрепляются основные требования к оформлению бумажных и электронных документов.
Стандартизация

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991);
Типовая инструкция по делопроизводству (утв. приказом Росархива 2000 г.);
Основные правила работы ведомственных архивов (1988);
Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный) (1996);
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225.
Инструкция по заполнению трудовой книжки, утв. Постановлением министерства труда и соц. развития РФ (вводится с 01.01.2004).
Нормативно-методические документы

Виды документооборота

1. Внешний документооборот — включает в себя все бумаги, поступившие от других организаций и учреждений.
2. Внутренний — бумаги, которые перемещаются исключительно внутри компании. Например, приказы о переводе сотрудника с одной должности на другую.
3. Исходящий — это документы, которые отправляются в другие организации.
По типу документов:

Можно выделить несколько типов делопроизводства:
1. Управленческий — сюда входят все бумаги, касающиеся управления организацией (приказы, распоряжения, соглашения и пр)
2. Финансовый — включает в себя договора, нормативно-правовые акты, корреспонденцию, счета, отчеты и пр.
3. Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещении в компании.
4. Технический — это вся техническая документация. Создание проектной документации, контроль исполнения и после перемещение в архив.
5. Архивный — все бумаги, выполнившие свою функцию и перешедшие на хранение.
По характеру документов

Чтобы построить эффективную систему документооборота, необходимо помнить, что есть разные способы его организации.
Бумажный документооборот. Все документы в компании предстают только бумажном варианте. Такой вид в наше время уже редкость.
Электронный. Более прогрессивный вариант. Документы передаются и хранятся в электронном виде, а закрепляются электронной подписью.
Смешанный — самый распространенный вид. Бумаги хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях. Обычно в электронном виде документы создаются, после распечатываются и уходят на согласование.
Способы организации