Документационный минимум НКО: новые знания для новых сотрудников

Содержание
системы документации в НКО и номенклатура дел;
изменения в порядке проведения заседаний органов управления НКО;
изменения в сроках хранения кадровых документов в организации;
документационное оформление выхода на «удалёнку» и основные изменения в законодательстве, касающиеся оформления удалённой (дистанционной) работы;
другие изменения в оформлении трудовой документации в НКО.

Системы документации, про которые нельзя забывать в повседневной деятельности и нужно поддерживать в актуальном состоянии
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ (ОРД)
Устав, учредительный договор (у НП, АНО, Ассоциаций);
различные свидетельства и извещения (о государственной регистрации, о внесении записи в ЕГРЮЛ, о постановке на налоговый учёт, на учёт в ФСС, ПФР, Росстате, о применении УСН);
различные положения об управляющих органах, их отчёты/акты;
протоколы заседаний органов и учредительный; их составы;
приказы по основной деятельности; штатные расписания
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – В ПОМОЩЬ

Системы документации, про которые нельзя забывать в повседневной деятельности и нужно поддерживать в актуальном состоянии
ДОКУМЕНТЫ ПО ПЕРСОНАЛУ (ТРУДОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ)
приказы по кадрам и приложения к ним (в т.ч. о назначении на должность главного бухгалтера или о возложении функций бухгалтера на руководителя);
трудовые договоры (в т.ч. с руководителем, подписанный со стороны НКО одним из учредителей);
личные карточки работников; табели учёта рабочего времени;
книги учёта трудовых книжек, трудовых договоров;
графики отпусков, положения о командировках, премировании;
правила внутреннего распорядка; должностные инструкции

Системы документации, про которые нельзя забывать в повседневной деятельности и нужно поддерживать в актуальном состоянии
ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
договоры с контрагентами (с соответствующими актами), с добровольцами и т.п.
ДОКУМЕНТЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА И ОТЧЁТНОСТИ
бухгалтерские балансы, налоговые декларации, другие предусмотренные действующим законодательством документы
ИНЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
проектная и отчётная документация; документы, касающиеся работы общественной приёмной;
регистрационно-контрольные документы; прочие документы делового общения

Номенклатура

Изменения в порядке проведения заседаний органов управления НКО
8 июня 2020 г. принят Закон № 166-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в целях принятия неотложных мер, направленных на обеспечение устойчивого развития экономики и предотвращение последствий распространения новой коронавирусной инфекции».
Некоммерческим организациям разрешено принимать решения путем заочного голосования по следующим вопросам исключительной компетенции высшего органа управления НКО:
образование и прекращение полномочий органов некоммерческой организации;
утверждение аудитора.
Заочное голосование может быть проведено путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, обеспечивающей аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение.

Изменения в порядке проведения заседаний органов управления НКО
Порядок проведения заочного голосования определяется уставом некоммерческой организации.
При организации заочного голосования необходимо соблюдение следующих требований:
обязательное сообщение всем учредителям (участникам, членам) некоммерческой организации предлагаемой повестки дня;
предоставление возможности ознакомления всех учредителей (участников, членов) некоммерческой организации до начала голосования со всеми материалами;
предоставление возможности вносить предложения о включении в повестку дня дополнительных вопросов;
обязательное уведомление всех учредителей (участников, членов) некоммерческой организации до начала голосования об изменённой повестке дня, а также о сроке окончания процедуры голосования.

Изменения в сроках хранения кадровых документов

Изменения в сроках хранения кадровых документов

Оформление выхода на «удалёнку»

Оформление выхода на «удалёнку»
Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ внёс изменения в Трудовой кодекс, они проясняют понятие удалённой (дистанционной) работы, которая может быть постоянной, временной (на срок не более шести месяцев) или периодической.
В законе говорится, что возможны варианты с чередованием удалённой работы и работы на стационарном рабочем месте.

Шаблон дополнительного соглашения о дистанционной работе к трудовому договору
Шаблон предлагаемого дополнительного соглашения может быть использован для оформления отношений с дистанционным работником, если ранее с ним уже был заключён трудовой договор.
Закон закрепляет гарантии по оплате труда дистанционного работника. То есть снизить зарплату по причине перевода на удалёнку нельзя.
Работодатель обязан обеспечить сотрудника необходимым оборудованием при временном переводе на удалёнку. Либо, если сотрудник использует свою технику, компенсировать ему расходы.

Изменения в оформлении трудовой документации в НКО
С 1 января 2021 года некоммерческие организации смогут полностью или частично отказаться от принятия локальных актов для регулирования трудовых отношений (правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и других). Вместо разработки и принятия множества разных документов организации будет достаточно заключить с работниками трудовые договоры по шаблону, утверждённому Правительством Российской Федерации от 27.08.2016 N 858.
Исключение – локальный нормативный акт о регулировании труда дистанционных работников. Данный акт должен быть разработан в организации вне зависимости от выбора оформления отношений с работником.
Некоммерческие организации, численность работников которых не превышает 35 человек, смогут заключать с принимаемыми работниками срочные трудовые договоры.

Основные нормативно-методические документы, действующие в сфере делопроизводства
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 № 57449). Действует с 18 февраля 2020 г.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Действует с 01 января 2020 г.
Приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления». Действует с 12 февраля 2020 г.