8

Цель занятия:
изучение процесса формирования дел; ознакомление с основными этапами работы по подготовке документов к архивному хранению.

Вопросы для изучения:
1. Составление номенклатуры дел.
2. Формирование и оформление дел
3. Подготовка и передача документов на архивное хранение.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.
Дело - совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку.

Формирование дел –
это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

распределение и раскладка исполненных документов в дела;
расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
оформление обложек дел.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

Дело должно содержать не более 250 листов, при общей толщине не более 40 мм.
Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Основная цель хранения документов –
это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:
экспертизу ценности документов;
оформление документов, сдаваемых в архив;
составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
обеспечение сохранности дел;
передачу дел в архив.

Экспертиза ценности документов –
это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.

Все дела, отобранные на архивное хранение, оформляются следующим образом:
документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;
нумеруют листы дела в правом верхнем углу;
в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;