Этикет в деловом диалоге по телефону, требование к содержанию деловых телефонных разговоров

Подсчитано, что каждый телефонный разговор длится 3–5 минут, а так как руководитель разговаривает по делам 20–30 раз в день, значит, в общей сложности несколько часов.

ПРАВИЛА ДЕЛОВОГО РАЗГОВОРА
Уметь верно скорректировать телефонную коммуникацию в том случае, когда в этом возникает необходимость.
Следует правильно выбирать время для звонка.
Основа успешного проведения делового телефонного разговора – компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении.
Соблюдать принятую в обществе тематику телефонных разговоров.
По окончании телефонного разговора надо проанализировать впечатления от стиля разговора, его содержания.

ИТАК, ЕСЛИ У ВАС ЗАЗВОНИЛ ТЕЛЕФОН:

ПРАВИЛА ОКОНЧАНИЯ ТЕЛЕФОННОГО РАЗГОВОРА:

первым кладет трубку тот, кто позвонил;
мужчина, который позвонил женщине, ждет, когда женщина первой положит трубку;
следует вовремя выйти из контакта с партнером, чтобы сохранить деловые отношения;
недопустимо пресыщение общением;
если начальник позвонил своему подчиненному, то последний ждет, когда положит трубку начальник. Субординацию нарушать никогда нельзя.

В конце телефонного разговора следует подвести итоги и обязательно поблагодарить собеседника. В этой связи отметим, что:
благодарят за информацию, звонок, предложение, приглашение, поздравление, помощь;
извиняются за беспокойство, за несанкционированный звонок, за затянувшийся разговор (большое количество вопросов), за поздний звонок, за прерывание разговора по каким-то причинам, за неверное соединение;
выражают надежду на скорую встречу, на благоприятное решение вопроса, исход дела.

Умение слушать и воспринимать также требуют телефонной коммуникативной культуры. Приведем ее некоторые важные императивные требования.
1. Поддержите того, кто говорит. Помогите ему почувствовать себя раскованно, создайте комфортные условия.
2. Покажите собеседнику, что вы хотите выслушать его. Проявите интерес, проявляйте чуткую реакцию.
3. Устраните отвлекающие факторы.
4. Внимайте говорящему.
5. Постарайтесь понять точку зрения другого человека. "Объединитесь" с собеседником, поделившись аналогичным опытом.
6. Будьте терпеливы. Дайте собеседнику высказаться, не перебивайте его.