НЕВИДИМЫЕ СОБЫТИЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕСС-ЦЕНТРА Алексей Берлов, PREMO & Partyzanka

8-10 ИЮНЯ XI ПЕТЕРБУРГСКИЙ МЕЖДУНАРОДНЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФОРУМ

ОФИЦИАЛЬНЫЕ ИТОГИ ФОРУМА:
Около 9000 человек
13,5 млрд. дол. - сумма контрактов Рекордный уровень участников - в Форуме приняли участие все первые лица РФ и крупнейших российских компаний, первые лица иностранных компаний, имеющих интересы в РФ
- Бюджет Форума – 500 млн. рублей/20 млн. USD

«НЕВИДИМЫЕ» ФАКТЫ ФОРУМА:
Более 1100 журналистов, 30% из которых - иностранные СМИ
Более 40 телевизионных компаний
5 залов для пресс-конференций с возможностью одновременного проведения мероприятий
Около 6000 сообщений в российской прессе за период 15 мая – 15 июня

- Начинает работу в виде виртуального офиса задолго до мероприятия и заканчивает после того, как все уже закончено
- Концепция Пресс-центра и функциональные задачи имеют существенные различия в зависимости от мероприятия. При том, что составляющие элементы – традиционны
- В некоторых проектах по уровню технических решений и логистике – это самый сложный объект
- Пресс-центр отражает атмосферу мероприятия и отношение организаторов к прессе
Пресс-центры

ЗАДАЧИ И ИХ РЕШЕНИЯ

логистика одновременного прибытия более 1000 журналистов на пункты аккредитации
ЗАДАЧА 1

- Всего к началу Форума подано более 1500 заявок, из которых часть была отклонена (не целевые СМИ)
- В рамках предварительной выдачи беджей до 7 июня беджи были выданы (по доверенности и лично) 846 журналистам (77% от общего числа)
- Выдача беджей осуществлялась на вокзалах, аэропортах, гостиницах, Москве, а также в месте проведения Форума
- База была разделена на группы и беджи выдавались лично в руки представителю
РЕШЕНИЕ

ЗАДАЧА 2
Оперативное формирование Рабочей группы в Санкт-Петербурге

Рабочая группа – 6 человек. Функции: Аккредитация, Размещение,
Технические решения, Работа с персоналом, PR сопровождение,
Культурная программа и Развлечения
Временный персонал – 34 человека
РЕШЕНИЕ

ЗАДАЧА 3
Привлечь максимальное количество докладчиков в Пресс-центр для проведения пресс-конференций и общения с прессой

РЕШЕНИЕ
- В течение 2-х месяцев до Форума приглашения о проведении мероприятий в Пресс-центре были разосланы по всем пресс-службам государственных органов, планирующих свое участие в Форуме
Приглашения высылались компаниям, регистрировавшимся к участию в Форуме
За несколько дней до Форума по Пресс-центру были организованы экскурсии с демонстрацией возможностей площадки

ЗАДАЧА 4
Максимальное количество залов в одном месте и возможность одновременного проведения конференций

РЕШЕНИЕ
Постоянная техническая готовность всех залов
Распределение функций персонала:
а) руководители/супервайзеры, сопровождающие докладчиков
б) менеджеры залов
в) информационные стойки
г) офис пресс-центра, логистический центр

ЗАДАЧА 5
Точечное анонсирование Форума в СМИ и объяснение отличий предстоящего Форума

РЕШЕНИЕ
Медиа-партнеры
Пресс-конференции после каждого события – в среднем 1 мероприятие в неделю за 2 месяца до Форума
Серия неформальных мероприятий для главных редакторов и журналистов целевых изданий

ЗАДАЧА 6
Создать привычный журналисту, соответствующий международным стандартам Пресс-центр
Продемонстрировать инновационный характер и совершенство технических решений

РЕШЕНИЕ
Принятое во всем мире зонирование площадки Пресс-центра
а) Рабочая зона
б) Зона отдыха
в) Зона питания
г) Залы для пресс-конференций (5)

РЕШЕНИЕ
Технические решения:
а) Wi FI на всей территории Пресс-центра
б) рабочая зона с ноутбукам до 300 подключений
в) система анонсирования из 5 элементов
г) синхронный перевод в залах
д) услуги фото-лаборатории
е) «внутреннее телевидение»: прямые включения, заставки, реклама и возможность слушать трансляции на 2-х языках (сигнал покрывал все открытые площади)

ЗАДАЧА 7
Создать максимально комфортные условия для работы
Развлекать и удивлять журналистов

РЕШЕНИЕ
Специальная культурная программа для журналистов – несколько экскурсий в день
SMS-рассылка новостей Пресс-центра – анонсов мероприятий, график событий