Оформление документов и бланков строгой отчетности (дипломов и приложений к ним)секретарем ГАК кафедры на студентов выпускников

Документы
Инструкция о порядке выдачи документов государствен-ного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении хранении соответствующих бланков (приказ Министерства образования РФ № 65 от 10.03.2005)
Положение об итоговой государственной аттестации выпускников высших учебных заведений РФ (приказ Министерства образования РФ № 1155 от 25.03.2003)

1 Оформление и представление списков студентов групп защищающихся на степень бакалавра, магистра и квалификацию специалиста в текущем году.
1.1 Секретарь ГАК кафедры получает у старшего инспектора УО книгу протоколов заседаний ГЭК, оформляет протоколы заседаний ГЭК и после завершения сдачи государственных экзаменов студентами всей группы сдает книгу протоколов заседаний ГЭК старшему инспектору УО (каб. 0202).
1.2 До 15.03. текущего года учебный отдел передает в электронном виде в деканаты списки учебных групп студентов, представляемых для защиты в 201_ г.
С П И С О К
студентов группы _______, представляемых для защиты в 201___ году
и.т.д.
Заведующий кафедрой ______: _______________ Секретарь ГАК ___________________

1.3 До 10.04. текущего года выверенные списки учебных групп студентов, представляемых для защиты в 201_ г. секретари ГАК кафедр (спец. по УМР ФЗО) направляют на электронную почту
[email protected]
зам. начальника учебного отдела. Пример:
С П И С О К
студентов группы ГО-071, представляемых для защиты в 2012 году
и.т.д.
Заведующий кафедрой ______: ____________ Секретарь ГАК ____________________
1.4 До 20.04. текущего года секретарям ГАК кафедр получить реестры личных дел студентов согласно списку у вед. документоведа учебного отдела (каб. 0107).

2 Работа секретаря ГАК кафедры по оформлению документов и бланков строгой отчетности на защиту. Формирование личного дела студента выпускника.
2.1 Секретарь ГАК кафедры получает у старшего инспектора УО книгу протоколов заседаний ГАК, оформляет протоколы заседаний ГАК и сдает книгу протоколов заседаний ГАК старшему инспектору до 15-го сентября текущего года (каб. 0202).
2.2 Секретарь ГАК кафедры получает у спец. по УМР (вед. документоведа) факультета личные учебные карточки и зачетные книжки на студентов представленных для защиты выпускных работ (дипломных проектов).
2.3 Секретарь ГАК кафедры (документовед ЗФ) представляет заведующему кафедры (декану ЗФ) проект приказа на студентов, окончивших университет, а также на студентов, перешедших со 2-го на 3-й уровень образования (кроме ФЗО), обязательно указать в проекте приказа фамилию, имя и отчество полностью, а напротив фамилии студента получающего диплом с отличием, проставляется отметка «с отличием».

2.4 Секретарь ГАК кафедры, получает у старшего инспектора УО заполненные дипломы и представляет их на подпись председателю ГАК.
Диплом подписывается черными чернилами, черной пастой или тушью председателем государственной аттестационной комиссии, действующей в год выдачи диплома.
2.5 Подписанные председателем ГАК дипломы секретарь ГАК кафедры сдает обратно старшему инспектору УО (каб. 0202).
2.6 Секретарь ГАК кафедры (спец. по УМР ФЗО) получает у вед. документоведа УО заполненные бланки приложений к дипломам, затем расписывается сам и представляет на подпись декану факультета и ректору.
Подписи ректора, декана и секретаря в приложении к диплому проставляются черными чернилами, черной пастой или тушью.
2.7 Начальник общего отдела делопроизводства ставит гербовую печать на каждое приложение (на лицевую сторону листа приложения к диплому) и отдает их секретарю ГАК кафедры.

2.8 Секретарь ГАК кафедры (спец. по УМР ФЗО) сдает оформленные приложения к диплому старшему инспектору УО (каб. 0202).
2.9 Секретарь ГАК кафедры получает у старшего инспектора УО заполненные бланки выписок из приказа ректора об окончании студентами университета. Ставит внизу на чистом поле бланка штамп «ВЕРНО», указывает должность, ставит подпись и дату. Затем зам. начальника УО ставит печать учебного отдела на каждую выписку. Тоже самое проделывается с копиями дипломов и приложениями к ним (каб. 0202, 0204).
2.10 При выдаче дипломов студентам в торжественной обстановке секретарь ГАК кафедры получает в день вручения дипломов у старшего инспектора УО (каб. 0202), дипломы по количеству справок сданных студентами. Не врученные дипломы сдаются обратно старшему инспектору учебного отдела.

2.11 Секретарь ГАК кафедры формируя личное дело студента вкладывает следующие оформленные документы: - личную учетную карточку;
- копию диплома;
- копию приложения к диплому;
- выписку из приказа ректора об отчислении студента выпускника из
Вуза;
- зачетную книжку (если нет восстановить копию);
- студенческий билет (если нет, должно быть заявление на имя
ректора и объявление в газету об утере).
2.12 Все выше указанные документы вносятся секретарем ГАК кафедры в реестр (опись) личного дела студента.
2.13 Пример заполнения реестра документов, находящихся в личном деле студента № 071110 КузГТУ:

РЕЕСТР
документов, находящихся в личном деле студента № 071110 КузГТУ:

ВЫПИСКА ИЗ ИНСТРУКЦИИ
О ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗЦА
О ВЫСШЕМ ПРОФЕССИОНАЛЬНОМ ОБРАЗОВАНИИ, ЗАПОЛНЕНИИ
И ХРАНЕНИИ СООТВЕТСТВУЮЩИХ
БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
(утверждена приказом Минобрнауки РФ
от 10 марта 2005 г. N 65)

Выдача документов государственного образца
о высшем профессиональном образовании
1.1 Диплом о высшем профессиональном образовании (далее - диплом) выдается выпускнику вуза, прошедшему в установленном порядке итоговую государственную аттестацию. Основанием выдачи диплома является решение государственной аттестационной комиссии.
Диплом вместе с приложением к нему выдается не позднее 10 дней после даты приказа об отчислении выпускника.
1.1.1 Диплом с отличием выдается выпускнику вуза на основании оценок, вносимых в приложение к диплому, включающих оценки по дисциплинам, курсовым работам, практикам и итоговой государственной аттестации. По результатам итоговой государственной аттестации выпускник вуза должен иметь только оценки "отлично". При этом оценок "отлично", включая оценки по итоговой государственной аттестации, должно быть не менее 75%, остальные оценки - "хорошо". Зачеты в процентный подсчет не входят.
Для магистра дополнительным условием выдачи диплома с отличием является обязательное наличие у него документа о предыдущем высшем профессиональном образовании (диплома бакалавра или диплома специалиста с высшим профессиональным образованием) "с отличием".
3. Документы государственного образца о высшем профессиональном образовании выдаются лично владельцу или другому лицу по заверенной в установленном порядке доверенности, которая хранится в личном деле выпускника вуза.

Заполнение бланков документов
государственного образца
о высшем профессиональном образовании
4.1. Подписи ректора, декана и секретаря в дипломе о высшем профессиональном образовании, приложении к ним проставляются черными чернилами, черной пастой или тушью.
4.2. После заполнения бланка документа (дипломов, приложений к ним) он должен быть тщательно проверен на точность и безошибочность внесенных в него записей. Документ, составленный с ошибками, считается испорченным и подлежит замене.
5.3. Фамилия, имя и отчество выпускника вуза пишутся полностью в соответствии с записью в паспорте или документе, его заменяющем (в дательном падеже).
Фамилия, имя и отчество иностранного гражданина записываются по данным национального паспорта в русскоязычной транскрипции. Транскрипция должна быть согласована с выпускником вуза в письменной форме и включена в личное дело выпускника вуза.
5.6. Диплом подписывается черными чернилами, черной пастой или тушью председателем государственной аттестационной комиссии, действующей в год выдачи диплома, и ректором (руководителем) вуза. На отведенном для печати месте ставится оттиск печати вуза с изображением Государственного герба Российской Федерации.

В случае временного отсутствия ректора подпись на документах проставляет исполняющий обязанности ректора на основании соответствующего приказа. При этом перед словом "Ректор" слово "И.о." или вертикальная черта не пишется.
9.2. Дубликаты дипломов бакалавра, магистра, специалиста с высшим профессиональным образованием подписываются председателем государственной аттестационной комиссии, действующей в год выдачи дубликата, и ректором (руководителем) вуза. На отведенном для печати месте ставится оттиск печати вуза, выдающего дубликат, с изображением Государственного герба Российской Федерации. Дата решения государственной аттестационной комиссии, наименование степени, квалификации, направления (специальности) указываются в соответствии с данными, хранящимися в личном деле выпускника вуза, утратившего диплом.
Учет и хранение бланков документов
13. Копии выданных документов о высшем профессиональном образовании в одном экземпляре подлежат хранению в установленном порядке в архиве вуза в личном деле выпускника вуза.