Организация и проведение переговоров

Правила процедуры проведения международных переговоров
порядок утверждения повестки дня;
выборы руководящих органов (председатель, его заместители и сопредседатели);
порядок формирования и обязанности секретариата;
порядок принятия решения;
полномочия председателя;
порядок внесения поправок и предложений;
порядок изменения правил процедуры;
языки работы

Протокольные аспекты проведения переговоров
на переговорах принято придерживаться принципа паритета количественного состава и уровня представительства делегаций;
переговоры лучше проводить в специально оборудованном для этих целей помещении или в кабинете руководителя делегации принимающей стороны за общим столом при отключенном телефоне;
наличие пепельниц на столах является знаком разрешения курить, однако лучше предусмотреть специальное место для курения;
вся необходимая по обсуждаемому вопросу документация должна находиться в помещении для переговоров;
не допускается стенографирование, использование диктофонов и средств видеозаписи хода переговоров в одностороннем порядке.

Протокольные аспекты переговоров
возможны варианты рассадки;
рассадка производится с учетом рангов и служебных положений участников;
порядок рассадки определяется в алфавитном порядке официального языка, определенного процедурой.

Рассадка на двусторонних переговорах
ГД – главы делегаций; ЧД – члены делегаций; П - переводчик
ГД ЧД
П
П
ГД ЧД

СХЕМА РАССАДКИ
на двусторонних переговорах
ГД – глава делегации; ЧД – члены делегации; П – переводчик; С - секретарь
ЧД ГД П ЧД
С С
ЧД ГД П ЧД

Схемы рассадки участников переговоров

Вариант рассадки
Председатель
Делегации Делегации
приглашенных приглашенных
государств государств
Делегации
приглашающих
государств

Вариант рассадки
Применяется в том случае, если группа делегаций ожидает представителей других стран
Председатель и секретариат
Приглашающие Приглашающие
делегации делегации
Приглашенные
делегации и лица

Этикет ведения переговоров
встречать партнеров необходимо у подъезда или в вестибюле здания;
место справа считается почетным, поэтому встречающий должен идти слева от гостя;
если участники переговоров не были ранее представлены друг другу, началу работы предшествует взаимное представление;
после прибытия гостей члены делегации хозяев должны рассматриваться остальными сотрудниками как отсутствующие в офисе;
первыми обсуждаются легкие вопросы, по которым у сторон нет принципиальных разногласий;
переговоры ведут руководители делегаций

Оформление результатов переговоров
договоренности должны быть зафиксированы письменно и оформлены юридически;
двусторонние документы составляются на языках договаривающихся сторон, многосторонние – на одном, двух и более языках;
в двусторонних документах соблюдается принцип альтерната;
в многосторонних договорах наименования договаривающихся сторон перечисляются в алфавитном порядке, в таком же порядке их подписывают уполномоченные лица;
парафирование – предварительное подписание каждой страницы документа инициалами уполномоченных, подтверждающее согласование текста.

Подведение итогов переговоров
В записи фиксируется:
точное название организации-партнера;
место, дата, время переговоров;
фамилии и должности участников с обеих сторон;
основные обсуждавшиеся вопросы и высказанные по ним мнения;
достигнутые договоренности или позиции сторон по разногласиям;
названия врученных партнерам документов и копии документов
По итогам состоявшихся переговоров и бесед принято оформлять их подробную запись
Письменное оформление итогов переговоров рекомендуется производить сразу же или на следующий день