Организация и проведение совещаний

Слайд №
Что такое совещание?
Совещание (от слов «ВЕЩать» и «СОвместно») – заседание или собрание группы людей, посвященное обсуждению каких-либо вопросов. Совещание - метод управления.

Слайд №
Что такое совещание?
Зачем проводить совещания?
Типы и виды совещаний.
Всегда ли нужно их проводить или есть альтернативы?
Каковы типичные ошибки при проведении совещаний? Как их избежать?
Правила проведения совещаний
Основные темы в рамках занятия «Организация и проведение совещаний»

Слайд №
Вовлекается в работу большая команда участников
Возникает групповая динамика
Распространяются знания и информация
Достигается общее единой видение проблемы
Улучшается координация действий
Распределяется ответственность
Возникает внутренняя мотивация сотрудников к исполнению задач
Получение обратной связи
Зачем проводят совещания?

Слайд №
Типы совещаний: задачи

Слайд №
Типы совещаний: форма
Доклад (есть основной докладчик, информация дается не более 7 минут)
Обмен мнениями (каждый дает свое мнение по кругу, создается общая картина)
Мозговой штурм (все говорят, что хотят в любой последовательности, разрыв шаблонов, максимально используется кадровый ресурс, может быть довольно долго)
Подведение итогов (выступают только ответственные за разные части проекта люди, руководитель подводит итоги. Строго держится регламент выступлений)

Слайд №
Руководитель не успевает обсудить все вопросы по плану.
Многие сотрудники сидят молча и «спят».
Некоторые особо разговорчивые «забивают» своей харизмой молодых и неопытных.
Теряется очень много времени на пустые разговоры, время совещания затягивается.
Типичные ошибки про проведении совещаний

Слайд №
Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания:
Спустить «вниз» решение высшего руководителя;
возможность решения вопроса по телефону или в социальной сети (группы);
селекторное совещание;
возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями.
Нужно ли проводить совещание?

Правила проведения совещаний
Стоит помнить, что процесс управления – это серии навыков, которые нарабатываются со временем и им можно обучиться, и систематические повторяющиеся процессы.
ПОСТАВЬТЕ ЦЕЛИ . У любого совещания есть SMART цели.
SMART это:
Specific (Конкретная, четко сформулированная цель). Measurable (Измеряемая – цифры и факты).
Achievable (Цель должна быть реально достижимой). Relevant (Актуальная).
Time-bound (Ограниченная во времени).

Слайд №
Модератор? Кто он?
Руководитель с человеческим лицом!Целеустремленный, но добрый, умный, адекватно реагирующий на идеи и предложения. Прекрасный коммуникатор!

Слайд №
Объяснить всем намеченные цели и время заседания
Вовлечь в беседу всех необходимых сотрудников
Сформировать атмосферу равенства мнений
Уметь конструктивно обсуждать вопросы
Следить за эффективностью используемого времени
Регулировать направленность выступлений
Следить за корректностью ведущихся дискуссий
Управлять вниманием коллектива
В процессе подведения итогов обобщать вышесказанное
Создать атмосферу группового креативного мышления
Формулировать выводы, распределять задачи и ответственность
Завершить совещание в намеченное время
Модератор совещания должен

Слайд №
Три фазы совещания

Повышение эффективности совещаний
Необходимо взаимосвязанное и систематическое решение следующих задач:
а) анализ совещаний и устранение очевидных ошибок и потерь;
б) регламентация совещаний;
в) автоматизация совещаний;
г) тренинг (обучение) участников совещаний,
д) встраивание совещаний в контур планирования и управления компанией;
е) постоянный мониторинг и совершенствование совещаний.
Нужен раздаточный материал и регламент!