ПОДХОДЫ И ИНСТРУМЕНТЫ ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТА ДЛЯ СО НКО

Москвина Анастасия Юрьевна
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
С 2007 г. – работаю преподавателем в СЗАГС
2009-2012 гг.- Авторский спецкурс «Управление некоммерческими проектами» для студентов специальности «Государственное и муниципальное управление» 4-5 курсов: интерактивные методы, работа в малых группах, разработка актуальных тем самостоятельно, защита перед жюри, лекции для гос. и мун. служащих «Проектный подход в сфере публичного управления»
1998-2005гг. – работала в международных организациях (офис программы Тасис, Представительство Европейской Комиссии) – администрирование и оценка проектов и грантов ЕС
Образование: 1998 - СЗАГС, 2002 – канд. соц. наук, СПбГУ

Программа лекции-семинара
сентябрь 2012 г.
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
13.30-13.40 Введение, представление
13.40 -14.30 Что такое проект, Жизненный цикл проекта, Логико-структурная матрица, Бюджет Управление проектом
14.30-15.00 Критерии оценки , Требования к проектам по программе
15.00-15.10 -Перерыв
15.10-15.40 Деление на группы по темам
15.40-16.00 Практикум «Проблемное поле»
16.00 -16.30 Практикум «Анализ вовлеченных сторон»
16.30 -16.40 Ответы на вопросы. Обратная связь

ЛЕКЦИЯ 1. ВВЕДЕНИЕ В УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
- Цель лекции: актуализация основных положений, раскрывающих вопрос: что есть проект?
Задачи:
1) Ознакомление с инструментами разработки проекта и основными аспектами УП
2) Подготовка к практической разработке проектов в малых группах ГМС совместно с СО НКО на защиту

Определение проекта
Проект – уникальная деятельность, имеющая начало и конец во времени (обычно меньше 3 лет), направленная на достижение определенного результата, создание определенного уникального продукта или услуги.
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Социальное
проектирование
Социальное проектирование (от лат. «projectus» - брошенный вперед) – это процесс создания прототипа, прообраза социальных объектов, социальных качеств, социальных процессов и отношений. Некоторые исследователи называют социальное проектирование социальным конструированием. *
*Из презентации Зверева Алексея Владимировича, директор по развитию компании «Пи Ар Крафт», эксперта ОПРФ, 8 августа 2012 г.

Ключевые характеристики проекта
1. Направленность на достижение целей
2. Ограниченность по времени, результатам, целям, ресурсам – финансовым и человеческим.
3. Координированное выполнение взаимосвязанных действий, комплексная постановка задачи
4. Уникальность (в разной степени, зависит от характера проекта) и инновационность.
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Актуальность проектного подхода в деятельности организаций
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
Для коммерческих организаций
Для общественных организаций
Для органов государственного и муниципального управления

Юридические лица - 3 сектора экономики
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
Взаимодействие секторов может осуществляться в форме проектов

Актуальность проектного подхода для органов государственной власти
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Участие органов государственной власти в проектах
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Примеры проектов
«Создание интернет-приемной в администрации города»
«Поддержка развития эко-туризма в Псковской области»
Информационная сеть музеев «Каникулы в Карелии»
Улучшение качества питьевой воды из водных экосистем городов-побратимов Пскова и Куопио
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Актуальность проектного подхода для общественных организаций (НКО)
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Ограничения проектного подхода для ГиМУ
иерархичность,
жесткая регламентация всех процессов,
преимущественно линейный тип оргструктуры,
необходимость инициативности для создания и внедрения проектов,
ограничения для создания временной команды
и др.
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Потенциал проектного подхода для ГиМУ
Инструмент взаимодействия власти и гражданского общества: вовлеченные стороны, переговоры, доверие
Технология вовлечения организаций из трех секторов в решение общих проблем
В решении повседневных задач – использование инструментов планирования
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Откуда возникает
проектная идея?
Изнутри организации:
«Родилась» у сотрудника/группы людей
Появилась на стратегическом планировании
Продолжение прошлого проекта
Извне:
Обмен опытом, семинары, конференции
Эксперты подсказали
Анализ проблем целевой группы
Объявление о грантовом конкурсе
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Откуда возникает
проектная идея?
Почему проект?
Почему не решение задачи?
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Понятие управления проектами
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
Управление проектами - (англ. project management) — область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются определённые цели, а также оптимизируется использование ресурсов (таких как время, деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.) в рамках некоторого проекта (определяющего конечный результат и ограничение по времени и/или другим ресурсам).

Жизненный цикл проекта
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
Цикл жизни проекта – полная совокупность ступеней развития проекта – от возникновения идеи до полного своего завершения
инициация
планирование
Реализация
завершение

Жизненный цикл проекта
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Место проекта в организации (слайд из презентации Анны Шматко, Анны Орловой и др., ЦРНО, С-Петербург)

Источники финансирования
Бюджет организации
Целевое финансирование (из бюджетов муниципального, регионального, федерального уровней)
Гранты (органов власти, международных организаций, и т.д.) – конкурс, заявка
Спонсоры
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

ЛЕКЦИЯ 2. ЛОГИКО-СТРУКТУРНАЯ СХЕМА ПРОЕКТА
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Логика проекта:
Проблема
Цель
Задачи
Методы
Результаты
Ресурсы
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Структура проекта (слайд А. Шматко, А. Орловой и др., ЦРНО, Санкт-Петербург)

Стадия 1. Инициация (Концепция / идея / общее планирование).
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
Этапы:
Выявление проблемы
Анализ заинтересованных сторон (вовлеченных сторон в проблемную ситуацию)
Анализ проблемы (причины, следствия, новизна, решаемость и т.д.)
Анализ целей

SWOT анализ - сводная характеристика сильных и слабых сторон экономики и социальной сферы, возможностей и угроз для устойчивого социально-экономического развития
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Стадия 1. Инициация
Этап 1.1. Выявление проблемы
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
Выявление проблемы для решения или формулировка идеи, которую планируется реализовать.
Проверка актуальности проблемы или идеи (ее, действительно, важно решить? Кто еще в этом убежден?)
Определение целевой группы благополучателей (кто именно заинтересован в решении проблемы)

Основа соц. проектирования
материалы социологических исследований;
статистические данные, результаты опросов, интервью;
мониторинг и анализ СМИ;
обзор высказываний представителей власти;
мониторинг деятельности иных организаций и учреждений;
другое*
* Из презентации Зверева Алексея Владимировича, директор апо развитию компании «Пи Ар Крафт», эксперта ОПРФ, 8 августа 2012 г.
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Определение целевой группы
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
Целевая группа благополучателей – те, на кого направлен проект, получатели результатов проекта, благополучатели, бенефициары
Прямая (учащиеся)
Косвенная (родители)

Анализ заинтересованных сторон
Заинтересованное лицо (stakeholder) - любой, кто имеет безусловный интерес в исходе Вашего проекта: акционеры, клиенты, менеджеры, инвесторы. Они будут оценивать успех или провал проекта. Чтобы определить всех заинтересованных в проекте лиц, подумайте:
какие функции или люди могут быть затронуты по ходу проекта или его результатами;
кто выделяет ресурсы для проекта – людей, место, время, инструменты и деньги.
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Целевые группы, анализ стейкхолдеров (слайд из презентации А. Шматко, А. Орловой и др., ЦРНО, С-Петербург)
Заинтересованная сторона (стейкхолдер) это любое лицо, группа лиц или организация, которые могут – прямо или косвенно, положительно или отрицательно – повлиять на проект или, напротив, проект может повлиять на них.
Обычно заинтересованными сторонами проекта являются:
целевые группы – лица или организации, на которые проект будет непосредственно положительно влиять в ходе реализации проектных целей;
партнеры проекта – организации, которые участвуют в реализации проекта вместе с НКО (они могут быть также и целевой группой проекта)
другие НКО и государственные/муниципальные учреждения, работающие над данной проблемой на той же территории
органы государственной власти/ местная администрация
доноры проекта
СМИ и др.

Анализ заинтересованных сторон
Идентификация заинтересованных лиц
Выяснение у з.л., что точно значит для них успех проекта. Будут отличаться. (Иногда, полезно документально оформить, что они ожидают от проекта, и какой вклад намериваются в него внести)
Важно! Приведение ожиданий заинтересованных лиц в последовательный и управляемый набор проектных целей.
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Этап 1.2. Анализ заинтересованных сторон
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
Заинтересованные стороны
Внешние потребители
Внутренние потребители
Административный
Персонал
Академический персонал
Персонал обеспечивающих служб
Службы подготовки кадров высшей квалификации
Другие
Потребители услуг
Потребители специалистов, образованных, гармонично развитых членов общества, результатов НИР, продукции, услуг
Абитуриенты
Студенты
Родственники обучающихся
Потребители системы ПК
Образовательные учреждения
Другие
Предприятия
Общественные организации
Региональные органы управления образованием
Другие

Стадия 1. Инициация
Этап 1.1. Выявление проблемы
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
Поиск причин возникновения проблемы и средств для ее решения.
Дерево проблем – представление негативной ситуации в виде диаграммы, показывающей причинно-следственные связи.
Дерево целей – представление будущей ситуации, когда проблемы будут решены, в виде диаграммы, показывающей связи вида «средство-цель».

Этап 1.3. Анализ проблемы
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
проблема

Зеркало прогрессивных преобразований. Пример
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
проблема

Этап 1.2 Дерево целей
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
Данный метод ориентирован на получение полной и относительно устойчивой структуры целей.
Процесс разработки дерева целей напоминает строительство пирамиды, которое начинается сверху вниз. То есть общая цель разделяется по уровням на более мелкие подцели, которые могут иметь различные связи.

Этап 1.2 Дерево целей
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
Цель I
Цель I.1
Цель I.2

Формулировка цели
SMART:
конкретной (Specific),
измеримой (Measurable),
ориентированной на действие (Action-oriented),
реалистичной (Realistic),
ограниченной по времени (Time-limited).
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Стадия 1. Инициация
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
Необходимо четко представить планируемый результат, желательно так, чтобы этот результат был:
Конкретным;
Измеримым;
Достижимым;
Понятным пользователям, исполнителям и тем, кто будет давать ресурсы.

Стадия 1. Концепция / идея / общее планирование
Методы достижения целей (выбор альтернативы решения проблемы)
Модель (образ желаемого будущего)
26.03.2012
(с) Москвина А.Ю.

Стадия 2. Разработка проекта (планирование работ)
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
Этапы:
Определение составных частей проекта (мероприятий, работ, функций, команды)
Указание допущений и факторов риска
Определение показателей (способов измерения результатов), средств измерения
Составление графика мероприятий
Составление плана расходов (бюджета, сметы)

Логико-структурная матрица
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Логика осуществления проекта
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Критерии оценки
раздела «Цели и задачи»
Сформулированы предполагаемые итоги проекта, они поддаются оценке (цель – итог, задачи – конкретные результаты работы)
Ясно, какие произойдут изменения в ситуации
Цели и задачи логически вытекают из поставленной проблемы
По каждой проблеме имеется как минимум одна четкая задача
Цели достижимы, задачи решаемы, а резульаты поддаются измерению
Понятно, кто благополучатель
Есть срок достижения целей
Язык и стиль ясны и четки
Постановку задачи не путают с методами решения
*Из презентации Зверева Алексея Владимировича, директор по развитию компании «Пи Ар Крафт», эксперта ОПРФ, 8 августа 2012 г.

Ошибки при формулировке
задач (Н. Хананшвили)
Задача как событие (мероприятие)
Задача как работа, деятельность (выполнение функции)
Ненаправленность на достижение цели
Дублированность содержания задач, излишняя детализация поставленной задачи
Несоответствие масштабу других задач
*Из презентации Зверева Алексея Владимировича, директор по развитию компании «Пи Ар Крафт», эксперта ОПРФ, 8 августа 2012 г.

Как путают?
Создание консультационного центра для выпускников
детских домов
Метод решения, цель, задача?
*Из презентации Зверева Алексея Владимировича, директор по развитию компании «Пи Ар Крафт», эксперта ОПРФ, 8 августа 2012 г.

Цепочка
цель – задача - метод
Цель – Содействие повышению уровня занятости выпускников детских домов на рынке труда Красноярского края.
Задача – 1. Повышение информированности выпускников детских домов 2011 года о рынке труда и занятости Красноярского края; 2. Трудоустройство 75% участников проекта на срок не менее полугода и заработной платой не менее 7 000 рублей в месяц на предприятия Красноярского края;
Методы (мероприятия) – 1. Создание консультационного центра для выпускников детских домов на базе АНО «Умные дети»; 2. Проведение консультаций по профессиональному ориентированию и психологическому тестированию на базе созданного центра для 200 выпускников детских-домов; 3. Психологическая помощь и сопровождение трудоустроенных участников в ходе реализации проекта.
*Из презентации Зверева Алексея Владимировича, директор по развитию компании «Пи Ар Крафт», эксперта ОПРФ, 8 августа 2012 г.

Описание позитивных изменений,
которые произойдут
в результате реализации проекта
Проектные ожидания от решения описанной проблемы. Важно в количественно описать результаты своей работы. Вытекает из предыдущего описания проекта: проблема, цели, задачи, методы.
Ключевые слова при написании: ПОВЫШЕНИЕ, ПОНИЖЕНИЕ, УВЕЛИЧЕНИЕ, УМЕНЬШЕНИЕ, РАСШИРЕНИЕ, СУЖЕНИЕ, СОКРАЩЕНИЕ, НОРМАЛИЗАЦИЯ и т.п. Любые конструкции, помогающие подчеркнуть вектор вашей работы.
*Из презентации Зверева Алексея Владимировича, директор по развитию компании «Пи Ар Крафт», эксперта ОПРФ, 8 августа 2012 г.

Стадия 2. Разработка(планирование)
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
Список планируемых результатов проекта. Результаты - осязаемые и измеряемые результаты, последствия или элементы, которые необходимо произвести для завершения проекта или части проекта.
Обычно группа, работающая по проекту, и заинтересованные стороны согласовывают результаты проекта перед началом проекта.

ОПИСАНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ

ОПИСАНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ

График Ганта
Разработка календарного плана включает в себя следующие основные моменты:
Представление всего списка мероприятий по проекту.
Определение начала и общей продолжительности проекта и отдельных его этапов.
Установление начала и времени выполнения каждого мероприятия.
Определение логической последовательности и взаимозависимости мероприятий.
Определение ключевых точек для контроля и оценки хода проекта.
Распределение ответственности участников проекта за конкретные мероприятия.
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

График Ганта
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Бюджет проекта
Прямые затраты, которые необходимы для получения результатов по проекту,
труд (в человеко-часах и в денежном выражении — зарплата),
расходы на материалы,
командировочные,
расходы на оборудование, если оно покупалось исключительно для проекта.
В накладные расходы обычно включают
расходы на аренду помещений
амортизацию оборудования
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Запрашиваемый грант
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Бюджет проекта
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Риски проекта и меры по их преодолению

Стадия 3. Управление проектом. Команда проекта
-Совокупность отдельных лиц, групп и/или организаций, привлеченных к выполнению проектных работ и ответственных перед руководителем проекта за их выполнение.
Включает также всех внешних исполнителей и консультантов
Создается на период осуществления проекта с целью эффективного достижения его целей
Состав и функции зависят от масштабов, сложности и др. характеристик проекта
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Менеджер проекта (руководитель проекта)
- лицо, отвечающее за выполнение результатов в установленные сроки в установленные рамки финансирования
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Работа с командой
Формирование команды проекта
Навыки и умения, необходимые для проекта
Распределение людей по задачам
Ключевые роли в проекте. Распределение функций
Переговоры с каждым – уточнение способностей
Матрица ответственности
Развитие и эффективная работа проектной команды
Выбор стиля руководства. Коммуникации в команде
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Коммуникации
Определить, какая информация будет нужна каждому заинтересованному лицу и как он будет ее получать
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Как управлять проектом
Следить за графиком и бюджетом проекта
Делегирование задач
Система мониторинга проекта (промежуточные отчеты)
Контролировать качество (установить стандарты качества и контролировать их выполнение)
Информировать заинтересованные стороны о ходе выполнения проекта
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.

Мониторинг проекта -1
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
У Вас должна быть система мониторинга проекта и управления им насколько это только возможно.
Не существует системы подходящей под все проекты. (Система, которая хороша для большого проекта, завалит бумажной работой маленький проект, в то время как системе, работающей на маленьком проекте, не хватит мощности для большого).
Вариант инструментов – система показателей и средств их проверки (логико-структурная матрица)

Мониторинг проекта -2
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
Отчеты о ходе реализации проекта.
Поддержка связи с заинтересованными лицами в ходе выполнения проекта – самая важная часть работы менеджера проекта (договориться в начале проекта о том, насколько часто необходимо вносить поправки, в ходе выполнения проекта, консультироваться с заинтересованными лицами о том требуется ли больше или меньше отчетов о ходе работы).

Стадия 4. Завершение проекта. Отчетность и оценка проекта
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
Самый лучший способ оценки проекта - это работа независимого эксперта, который объективно оценить информацию.
Даже когда независимый аудитор недоступен, оценка должна быть сделана в духе обучения, а не с позиции критики или упреков.
Если люди думают, что они будут наказаны за наличие проблем, то они будут стараться их скрыть.

Критерии оценки проекта (конкурсный отбор)
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
1. Соответствие актуальным социальным целям
2. Наличие явной группы благополучателей (целевой группы проекта, чьи интересы/проблемы решаются)
3. Реалистичность - выполним ли проект, учтены ли возможные риски и способы их преодоления
4. Достигаемость - детальная разработанность проекта для практического осуществления
5. Экономичность - насколько предлагаемые затраты на проект соответствуют заявленным целям и ожидаемым результатам от проекта
6. Измеряемость - можно ли измерить результаты проекта (количественные показатели, по которым можно судить о полученных результатах и достижении цели)
7. Интерес участников к выполнению проекта - готовы ли участники осуществлять свой проект

Критерии оценки завершенного проекта
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
Полнота достижения цели проекта
Влияние на вторичные факторы
Возможность продолжения проекта (жизни проекта после окончания финансирования)

Условия успешности проекта
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
Понимание авторами сути проблемы
Наличие хороших идей
Хороший менеджмент (организация)
Воля лидера
Команда проекта
Поддержка системы
Наличие ресурсов

Список литературы
03.09.2012
(с) Москвина А.Ю.
Управление проектами : учебное пособие, рек. М-вом образования и науки Рос. Федерации / И. И. Мазур [и др.] ; под общ. ред. И. И. Мазура и В. Д. Шапиро. - 5-е изд., перераб. - М. : Омега-Л, 2009. - 959 c.
Никитенко О.В., Бортник Е.М. Проектное управление в некоммерческих организациях: учебное пособие. – Ростов н/Дону: Феникс, 2007. – 192 с.
Целенаправленная разработка и менеджмент проектов: пособие ТЕМПУС. Изд-во Европейского фонда профессионального образования, 2001. - 77 с. Режим доступа - http://eacea.ec.europa.eu/tempus/doc/objective_ru.pdf .
Никитина Н. Ш. Методика проектирования системы менеджмента качества образования в вузе на основе логико-структурного подхода / Н. Ш. Никитина // Университетское управление: практика и анализ. - 2003. - N 2(25). С. 70-78. Режим доступа: http://www.ecsocman.edu.ru/univman/msg/152389.html
A Guide to the Project Management Body of Knowledge: Project Management Institute, 1996.
"Составление заявки на грант" (методическое пособие для некоммерческих организаций), Автономная некоммерческая организация "Северо-кавказский ресурсный центр", Ставрополь, 2000.
М.Блинников, Д.Даушев, Е.Симонов "Как просить деньги?" 2004 http://www.daushev.ru/library/2011-06-30-16-58-00/22-kpd.html