Проект внедрения EDI в Х5 Retail Group

Что такое EDI?
Почему с EDI лучше?
Необходимые требования для работы с EDI
Схема обмена EDI-документами
Типы EDI-сообщений и преимущества от их внедрения
Варианты подключения к EDI
Преимущества внедрения EDI
Что необходимо Поставщику для подключения и использования технологии электронного обмена данными с Х5 RG?
План-график внедрения EDI в Х5 Retail Group
Обратная связь, контакты
Содержание

Электронный обмен данными (EDI - англ. Electronic Data Interchange) - это инструмент для обмена бизнес-данными между деловыми партнерами. Основная задача EDI — заменить обмен информацией и документами, осуществляемый на бумажных носителях, стандартизированным электронным документооборотом между компьютерными сетями.
Что такое EDI?
Поставщик

Причины внедрения:
Минимизировать расходы, связанные с документооборотом
Сделать обмен информацией между розничной сетью и поставщиками более удобным и регламентированным, надежным и безопасным
Ускорить работу и повысить эффективность цепочки поставок за счет более быстрой и надежной передачи документов между партнерами
Автоматизировать многие процессы взаимодействия между поставщиками и розничной сетью, сократить количество ручного труда и человеко/часов
Недостатки «бумажного» документооборота :
всегда требует повторного ручного ввода всех передаваемых документов;
приводит к ошибкам ручного ввода;
медленный и дорогой (рабочее время высокооплачиваемого персонала);
приводит к дополнительным затратам;
приводит к разногласиям между поставщиком и заказчиком (опоздания, срывы поставок, расхождения между заказом и поставкой и т.д.)
По данным ECR-RUS при внедрении EDI, показатели экономичности составляют:
- на 70% сокращается потребность в задействованном персонале
- на 80% сокращаются затраты на расходные материалы
Иными словами, по данным ECR-RUS, внедрение EDI позволяет минимизировать расходы, связанные с документооборотом, до 7-10% от общей стоимости сделки.
Почему с EDI лучше?

Для внедрения EDI необходимо чтобы все предприятия-участники торговли имели международный идентификационный номер – GLN, а каждый товар должен иметь глобальный номер GTIN в международной системе EAN (GS1).
GLN (Global Location Number)- обеспечивает технологическое решение для глобальной цепи поставки по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц, а также их структурных единиц – офисов/ магазинов/складов отгрузки/
распределительных центров и т.д.
GTIN (Global Trade Identity Number, раньше EAN) – международный код (штрих-код) маркировки и учёта товара, например, товар, упаковка, оригинальная паллета.
Для получения GLN-номера и GTIN-кодов предприятие должно стать ассоциированным участником национальной ассоциации «GS1 Russia» www.gs1www.gs1ruwww.gs1ru.org
Процедура оформления членства занимает не более 2х дней.
GLN 4679000000002
Фирма Mars & Co.
• ул. Тестовая 1
• 00111 ТЕСТ
Дополнит. информация:
• Телефон комм. департ.
+00 000 111 11 11
GTIN 4679000000478
Snickers
• шт.
• Шоколадный батончик
Дополнит. информация:
• Доставка в упаковках
по 24 шт.
GLN 4679000000002
GTIN 4679000000478
Необходимые требования для работы с EDI

Схема обмена EDI-документами
Отчеты о продажах (SLSRPT) и остатках (INVRPT)
по желанию поставщиков могут предоставляться по отдельному Договору

Типы EDI-сообщений и преимущества от их внедрения
PRICAT, Каталог продукции/Прайс-лист (входящее сообщение для розничной сети от поставщика) – используется как текущий каталог товаров/Прайс-лист или как предварительное предупреждение об изменениях в спецификации товара. Документ предусматривает передачу до 40 параметров товара. Данная информация после согласования менеджментом розничной сети будет загружена в учетную систему розничной сети автоматически. После загрузки розничная сеть в своей учетной системе в обязательном порядке формирует «Ответ на прайс-лист» (PRICAT для поставщика), с указанием позиций, которые прогружены в систему, и – позиций, которые - не прогружены. Такими действиями обе стороны приходят к согласованию товарного справочника с ценами, а поставщик в свою очередь оперативно получает информацию о прогруженных ценах в розничной сети по своему ассортименту с согласованными сроками действия цен.
Выгоды:
ускорение процесса передачи исходных и измененных данных Прайс-листа между поставщиком и сетью, а также процесса согласования Прайс-листа внутри розничной сети
снижение затрат, связанных с бумажным документооборотом
уменьшение ошибок, связанных с человеческим фактором при синхронизации данных, а также на всех последующих процессах базирующихся на мастер-данных (заказы, отчеты о продажах и т.д.)
Поставщики и
производители
1. Новый товар «Молоко не жирное 1,5% » (GTIN 467900000482), 1 литр, цена 1,05 руб.,
минимальный заказ от 30 коробок и тд.
2. Товар «Молоко не жирное 2,5%» (GTIN
4679000000478), 1 литр, новая цена 1,25 руб.,
3. Товар «Молоко не жирное 0,5%» (GTIN 4679000000456), 1,5 литра, больше не будет
поставляться
PRICAT Каталог продукции/Прайс-лист

Типы EDI-сообщений и преимущества от их внедрения
ORDERS, Заказ на поставку продукции (исходящее сообщение от розничной сети поставщику), в котором содержится: номер заказа, дата и время поставки, ссылка на номер договора поставки, идентификаторы участников (получателя, отправителя, места доставки, заказчика, перевозчика, грузополучателя) и информацию о содержимом заказа (содержат ссылки на ранее созданный каталог продукции PRICAT). Однозначным идентификатором товара в ORDERS является комбинация из: внутреннего товарного кода Покупателя (PLU Х5 RG), внутреннего товарного кода Поставщика, штрих-код на упаковке товара.
Выгоды:
контроль статуса заказа (отправлен, прочитан, не прочитан). Факт отправления заказа сетью и получение поставщиком может быть официально подтвержден EDI-провайдером и использоваться как доказательная база при урегулировании споров
повышение надежности цепей поставок вследствие быстрой и гарантированной передачи заказа
снижение затрат (уменьшение персонала вовлеченного в процесс, экономия на оргтехнике, связи, расходных материалах)
уменьшение ошибок и ускорение всех последующих процессов цепи поставки
повышение бизнес-дисциплины
DESADV,
Уведомление об отгрузке
17.01.2010 был произведён заказ на 100 единиц товара (GTIN 467900000482) по цене 1,05 руб. на 19.01.2010. Номер заказа 01- 003611/1
19.01.2010 было отправлено 100 штук товара «Молоко не жирное 1,5% » (GTIN 467900000482), 1 литр, цена 1,05 руб./шт, в двух упаковках по 50 штук.
ORDERS, Заказ на поставку продукции
Заказ отправлен в розничную сеть
Поставщики и
производители

Типы EDI-сообщений и преимущества от их внедрения
ORDRSP, Ответ на заказ (входящее сообщение для розничной сети от поставщика) -
поставщик на основании полученного заказа формирует документ «Ответ на заказ» (ORDRSP), в котором подтверждает или не подтверждает поставку той или иной позиции продукции. Поставщик может изменить количество поставляемого товара (например, в зависимости от кратности упаковки, остатков на складе и т.д.).
Выгоды:
актуальность информации о поставке
мобильность и гибкость в принятии решения о дозаказе товаров-аналогов у других поставщиков, в случае отсутствия заказанного товара на складе основного поставщика
увеличения точности поддержания товарного запаса
повышение уровня и контроля поставки
снижение ошибок и исключение дублирования ввода данных
DESADV, Уведомление об отгрузке (входящее сообщение для розничной сети от поставщика) – аналог товарно-транспортной накладной, содержит актуальную информацию о фактической отгрузке товара со склада поставщика: информацию о товаре (штрих-коды, цену, количество, название, ГТД и т.д.), физические характеристики отгрузки (объем, вес и т.д.), информацию о транспортировке (номер и дата товарно-транспортной накладной, время и дата доставки и т.д.).
В результате - розничная сеть еще до прихода машины на рампу имеет точную информацию о поставке и данная информация уже загружена в учетную систему сети.
При этом - розничная сеть, по запросу поставщика, может отправлять ответ поставщику на данное сообщение с указанием причин отказа в планируемой приемке (превышение количества, несоответствующий ассортимент Заказу), а также – информации о разногласиях с закупочной ценой, указанной в Прайс-листе, прогруженном в учетной системе сети и только эта цена будет указана во внутреннем документе сети - Акте приемки, а закупочная цена поставщика, указанная в DESADV, может не совпадать с ценой Прайс-листа из учетной системы сети.
Выгоды:
планирование процесса приемки и оптимизация процесса приемки
сокращение времени на обработку документов операторами приемки
розничной сети не требуется вручную вводить данные с накладной и счета-фактуры (например, ГТД)
уменьшение количества ошибок при приемке, повышение уровня контроля поставки
уменьшение количества рекламаций

Типы EDI-сообщений и преимущества от их внедрения
RECADV, Уведомление о получении (исходящее сообщение от розничной сети) –
на основании приемки товара может быть автоматически сформирован документ «Уведомление о приеме» (RECADV), в которым будет содержаться информация о фактически принятой продукции (возможно - указание причины неприемки: брак/некондиция/просрочка/пересортица и т.д.). Это позволит поставщику еще до возвращения машины узнать информацию о фактической приемке и сформировать корректную счет-фактуру.
Выгоды:
контроль доставки товара
актуальная информация о фактически принятом товаре розничной сетью и причинах неприемки.
своевременная корректировка первичных бухгалтерских документов
уменьшение ошибок в бухгалтерских документах
RECADV, Уведомление о получении
Фактически принятый товар
Выезд автомобиля с откорректированными документами
Поставщики и
производители

Типы EDI-сообщений и преимущества от их внедрения
INVOIC, Счет на оплату (входящее сообщение для розничной сети) –
отправляется в розничную сеть поставщиком для окончательного согласования цен. При использовании электронной цифровой подписи (ЭПЦ), что планируется внедрить в ближайшее время, данный документ сможет полностью заменить бумажный документ.
Выгоды:
сокращения количества ошибок
контроль процесса платежей
ускорение обработки счетов-фактур
уменьшения количества бумажных документов
RECADV, Уведомление о получении
INVOIC, Счет на оплату (откорректирован)
Выезд автомобиля с откорректированными документами
Поставщики и
производители

Типы EDI-сообщений и преимущества от их внедрения
COMDIS, Коммерческий диспут (исходящее сообщение от розничной сети) –
в случае, если в присланном поставщиком документе «Счет-фактура» (INVOIC) допущены ошибки (не верно указанна ставка НДС, цена товара изменена и т.д.), то розничная сеть отправляет поставщику документ «Коммерческая дискуссия» (COMDIS), в котором указываются позиции с ошибками. Документ «Коммерческая дискуссия» (COMDIS) можно отправлять и в случае корректной обработки документа «Счет-фактура»(INVOIC) в виде подтверждения того, что счет принят к оплате.
Выгоды:
ускорение процесса согласования корректности документов
корректировка счетов сразу в учетной системе, уменьшение ошибок связанных с человеческим фактором
уменьшение количества бумажных документов
своевременная корректировка первичных бухгалтерских документов
уменьшение ошибок в бухгалтерских документах
контроль актуальности графика платежей поставщиком
INVRPT, Отчет об инвентаризации (исходящее сообщение от розничной сети) –
содержит информацию об остатках товара в данном магазине (на данном складе розничной сети) по ассортименту данного поставщика. При наличии нескольких магазинов (складов), можно отслеживать информацию о движении товара внутри сети.
Выгоды:
прозрачность движения товара внутри сети
основа для разработки оптимальных маршрутов доставки товара
сокращение транспортных издержек, гибкое планирование логистики поставщиком
основа для составления графиков пополнения товара
повышение эффективности работы склада
основа для автозаказов
- планирование производства товара

Типы EDI-сообщений и преимущества от их внедрения
SLSRPT, Отчет о продажах (исходящее сообщение от розничной сети) –
содержит информацию о продажах товара в данном магазине (на данном складе розничной сети). Служит для оценки товарной линейки в сети: вся линейка товаров представлена, поддерживается ли необходимый объем промо товаров и топовых товаров.
Выгоды:
прозрачность ситуации по реализации товаров, контроль товарного запаса
возможность передачи прав планирования поставок поставщику
оптимизация ассортимента в связи с актуальностью, сокращение транспортных издержек
COACSU, Акт сверки взаиморасчетов (исходящее от розничной сети) –
Акт сверки взаиморасчетов между бухгалтерией розничной сети и поставщиками
Выгоды:
сокращение количества ошибок в бухгалтерских документах, уменьшения количества бумажных документов
экономия на транспортных расходах, ускорение обработки документов
Поставщики и
производители

Варианты подключения к EDI
1. Web-EDI
WEB-доступ осуществляется через портал EDI-провайдера и является самым простым и быстрым способом для начала работы с EDI. Для подключения к порталу и получения возможности обмениваться электронными документами достаточно иметь только лишь доступ в Интернет и знать свой логин и пароль для доступа. Интуитивно понятный интерфейс позволяет максимально быстро освоить основы технологии EDI.
Возможности:
создавать, отправлять, получать документы
контроль документов на всей цепочке «заказ-поставка»
контроль статуса документов (отправлен, прочитан и т.д.)
журнал отправки/приема документов
автоматическое обнаружение ошибок (с указанием ошибки)
доступ с любого портативного устройства, с которого возможен выход в интернет по протоколу https
хранение и архивация всех документов
WEB-портал – единственный вариант подключения к EDI для компаний, не использующих никакой информационной системы.
Если на предприятии используется система учета закупок/продаж, то используя WEB-портал, объединять данные придется вручную или полуавтоматически. Для автоматизации данного процесса существует альтернативный способ подключения – интеграция.

Поставщик n
Поставщик 3
Поставщик 1
Поставщик 2
Контроль документов на всей цепочке «заказ-поставка»
Схема работы с поставщиками использующих WEB доступ
Розничная сеть
EDI-провайдер

Варианты подключения к EDI
2. Интеграция – подключение учетной системы к EDI
Максимальная эффективность от внедрения EDI может быть достигнута при интеграции существующей учетной системы к технологии электронного обмена данными. Отправка/получение документов будет происходить непосредственно из/в учетную систему (УС).
Преимущества интеграции:
- работа с EDI не требует дополнительного обучения сотрудников
- контроль документооборота на всей цепочке «заказ-поставка» в существующей УС
- практически полное исключение ручного ввода данных на всей цепочке процесса «заказ-поставка» позволяет исключить/уменьшить количество ошибок в документообороте
- сокращение времени на обработку документов на 80% на всей цепочке процесса
- экономическая выгода - легче всего рассмотреть на примере (см. следующий слайд)

Схема взаимодействия с интегрированными поставщиками
Поставщик n
Поставщик 3
Поставщик 1
Поставщик 2
Конвертирование документов в любой удобный формат для поставщиков
Розничная сеть
EDI-провайдер

Управление процессом «заказ-поставка» из учетной системы - интеграция с существующей системой ERP позволяет:
исключить необходимость в использовании для передачи документов - e-mail, факс, телефонную связь;
на 80% сократить время на обработку каждого документа на всей цепочке «заказ-поставка»;
исключить/уменьшить количество ошибок во всем документообороте вследствие практически полного исключения ручного ввода данных на всей цепочке процесса «заказ-поставка»;
полностью контролировать документооборот на всей цепочке «заказ-поставка».
Контроль статусов документов (отправлен, прочитан, не прочитан) позволяет контролировать выполнение заказа.
Исключение возможности потери документов - гарантирует, что все документы (Заказы и т.д.) будут доставлены поставщику, а фиксирование даты и времени отправки/получения документов являются основанием для начисления штрафных санкций за непоставку товара.
Снижение затрат, связанных с бумажным документооборотом: чел./часы, расходные материалы, оргтехника и т.д.
Повышение эффективности работы всей цепочки поставок, в том числе за счет внедрения стандартов «GS1 International». Внедрение стандартов делает каждый товар исключительным, понятным и однозначно идентифицируемым для всех информационных систем, что позволяет работать с единым каталогом продукции с разными поставщиками.
Преимущества внедрения EDI

Сокращение времени на 50% на приемку товара, а также на оприходывание товара, вследствие того, что заранее известны точные данные о поставке (дате поставки, содержании поставки и т.д.) и нет необходимости ручного ввода данных.
Сокращение временных затрат на исправление ошибок в счетах, заказах и других первичных документах.
Возможность организовывать электронный обмен документами со всеми магазинами, филиалами, партнерами, департаментами, представительствами и т.д.
Аналитика и обмен данными с поставщиками о продажах/остатках дает возможность оптимизации ассортимента, планирование поставок, планирование производства, а также возможность передачи поставщику права на самостоятельный контроль пополнения товаров.
Внедрение электронного документооборота (EDI) упростит и увеличит эффективность внедрения терминалов сбора данных (ТСД) в процессе приемки товара и в других процессах SCM.
Упрощение взаимодействия с контрагентами (поставщиками/клиентами/дилерами /дистрибьюторами).
Архивация и хранение всех документов и статусов до 3-х лет.
Безопасный, надежный способ передачи данных, обеспечивающий конфиденциальность передаваемых данных.
Преимущества внедрения EDI

Что необходимо Поставщику для подключения и использования технологии электронного обмена данными с Х5 RG?
1 Шаг. Заключить с Х5 RG Дополнительное соглашение по EDI к договору поставки с обязательным заполнением Приложения к Допсоглашению – Заявки на организацию обмена электронными документами между Поставщиком и Покупателем (шаблон Допсоглашения и Заявки – получить в коммерческой дирекции (отделе) Х5 RG).
2 Шаг. Заключить Договор на оказание услуг электронного обмена данными с EDI-провайдером (перечень контактов EDI-провайдеров Х5 – на следующем слайде), а тем компаниям, которые уже имеют Договор с EDI-провайдером (таких поставщиков - более 50% от общего количества поставщиков Х5 RG) – написать письмо своему EDI-провайдеру о необходимости организации электронного обмена с Х5 RG. Получить от EDI-провайдера параметры доступа на его WEB-EDI-страничку или провести совместную интеграцию своей учетной системы и системы EDI-провайдера.
3 Шаг. Проверить через EDI-провайдера наличие у Поставщика – GLN-кода – уникального кода по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц Поставщика, а также его структурных единиц – офисов/ магазинов/складов отгрузки/распределительных центров и т.д. Если у поставщика GLN-код отсутствует – необходимо обратиться к EDI-провайдеру за информацией – как его получить.
4 Шаг. Провести сверку товарного ассортимента, поставляемого в Х5, т.е. – обратиться к своему EDI-провайдеру для того, чтобы он организовал для поставщика получение списка товаров Х5, соответствующего прайс-листу поставляемого товара в Х5, также EDI-провайдер предоставит информацию поставщику – как провести сверку товарной номенкладтуры. Этот список будет представлять из себя таблицу данных - наименование товара, код Х5 (PLU), набор штрих-кодов, хранящихся в учетной системе Х5. Поставщику рекомендуется загрузить в свою учетную систему код Х5 (PLU), потому как в Заказе от Х5 для идентификации товара будут использоваться – код Х5 (PLU), штрих-код товара и внутренний код поставщика.
5 Шаг. Обратиться к EDI-провайдеру с письмом о проведении тестов и провести тестовые обмены с Х5 EDI-документами, выбранными поставщиком и указанные в Заявке (Приложение к Допсоглашению по EDI к договору поставки).
6 Шаг. Прекратить работу с системой P-Line и начать работу через EDI-провайдера.

Список EDI-провайдеров, являющимися официальными поставщиками EDI-услуг для Х5 Retail Group на территории РФ
ООО "СИСТЕМ ГРУПП РУС", ТМ EXITE, платформа EXITE-EVOLUTION,
Телефон/факс: [phone]
E-mail:
[email protected]
Сайт: www.exite-edi.com
ООО «Эдисофт», торговая марка EDISOFT.
Телефон: [phone]
E-mail:
[email protected]
Сайт: www.ediweb.ru
ООО «КОРУС Консалтинг» группа телемаркетинга (система EDI ECOD):
Тел./факс: [phone] или [phone]
Бесплатный номер по России: 8 800 100 88 12
E-mail:
[email protected]
Сайт: wwwwww.www.edisferawww.edisfera.www.edisfera.ru
Эти компании, EDI-провайдеры, уполномочены Х5 Retail Group
организовать электронный обмен данными между поставщиками и Х5

План-график внедрения EDI в Х5 RG
Начало проекта - 01.08.2010г.
Тестирование технологии EDI – 15.09.2010 – 31.01.2011г.
Начало подключения поставщиков к EDI-провайдерам и к Х5 Retail Group – 01.02.2011г.
Окончание подключения поставщиков к EDI-провайдерам и к Х5 Retail Group – 01.06.2011г.
Прекращение использования Pi-Line (системы отправки заказов поставщикам, работающей в настоящее время в Х5 Retail Group) – 11.11.2011г.
Уважаемые поставщики!
Процессом перехода на технологию EDI – необходимо заниматься уже сейчас. У Х5 – большое количество поставщиков и все они должны до 11.11.2011г. иметь подключение к EDI-провайдеру, провести сверку товарных номенклатур, завершить тестовые обмены EDI-документами и начать получать заказы через EDI-провайдеров, потому что система передачи заказов P-Line будет отключена с 11.11.2011г.